明細書のデジタル化。
帳票発行が5分程度でできる簡易作業に

隠れた名店や街のお菓子屋さん。全国各地のお菓子を発掘し、多くの顧客に魅力を伝える

― はじめに、貴社の事業内容について教えてください。

森氏：弊社は1985年に創業したお菓子の専門商社です。まだ世に知られていない魅力的なお菓子を多くの方に伝えるべく、全国を飛び回って商品を探し、それらを生協やスーパーなど小売業者様を通じてお客様へご紹介しております。ただ商品を販売するのではなく、つくり手の“想い”もお客様にお届けできるよう、仕入先や取引先と丁寧にやりとりし、商品を展開しております。

― どのような仕入先や取引先がありますか？

森氏：仕入先は主にお菓子を作るメーカー様です。大手ではなく、パティシエが個人で経営している“隠れた名店”や、家族代々の味を受け継ぐ“街のお菓子屋さん”など、小規模のメーカー様がほとんどで、約1,200社の仕入先があります。

一方、取引先は百貨店やスーパー、生協をはじめとした食品宅配を展開する事業者様です。昨今はコロナ禍での在宅需要や食品宅配の利用者が増え、弊社の売り上げも右肩上がりに成長しております。

常時250社の仕入先に対する毎月の経理業務に膨大な作業時間を費やしていた。
属人化やFAX送信の“紙文化”も喫緊の課題

―ナビエクスプレスを導入いただく以前、貴社の経理業務で抱えていた課題とはどのようなものだったのでしょうか？

森氏：経理業務のなかで、仕入先に対する支払いと、得意先に対する請求が発生しますが、前者の「仕入先に対する支払い」に関する業務で強い課題を感じていました。

弊社は毎月、商品を納品いただいた250社ほどの仕入先に対して、納品物の内容や数量、金額を記載した支払明細書を送っています。以前はその一連の作業を“人の手”で行っていました。明細書を一つひとつエクセルで作成し、紙で印刷し、仕入先から届いた請求書と照合してFAXで送る…ただでさえ手間がかかりますが、売り上げ拡大に伴い、明細書の数も増え、業務負荷はさらに高まっていたのです。

―具体的にどれくらいの作業時間がかかっていたのでしょうか？

森氏：入社して15年というベテランの経理担当者が専任で担当しており、週5日のフルタイム勤務に加え、忙しいときは残業や休日出勤も発生していました。作業は仕入先へのお支払いの都合で毎月25日までに完了しなければならず、20日頃から25日までは担当者もかなりピリピリしていましたね。

―作業が属人化していたという面もあるのですね。

森氏：はい。大きな課題として捉えながらも、作業の工程が多いうえに、明細書のチェックをしなければならないポイントも複数あり、経験豊富な担当者に頼らざるを得ませんでした。

また、別の問題として、250社に対してFAXを送信する際は、複合機を占有してしまい、他の社員の業務にも支障が出ていました。業務効率化や環境問題への配慮という意味で、ペーパーレス化に取り組むことも全社的な課題でした。

―課題の改善に向けてソリューションの導入を検討する際、重視したことはありますか？

森氏：明細書処理業務の電子化を検討するタイミングで、社内の基幹システムを刷新するという別の動きもありました。それに伴い、基幹システムとスムーズに連携でき、作業負担を最小限に抑えられるソリューションであることを重視していました。

もう一点、仕入先のIT環境に依存せずに実現できるサービスであるかどうかもポイントでしたね。ITインフラが整っていない“街のお菓子屋さん”でもストレスなく明細書を確認できる仕組みを求めていました。

そんななか、ある取引先様が弊社に明細データを送る手段として使っていたナビエクスプレスに目を付けたのです。明細データを受け取る立場で使い勝手の良さは既に分かっていました。そこで、NTTコム オンラインの営業担当の方にお話を聞いたところ、基幹システムともスムーズに連携できる仕組みを提案いただき、ナビエクスプレスの導入を決めました。

専任担当が苦労していた明細書送付業務が「15分でできる簡易作業」に変わり、
劇的な業務効率化を実現

― ナビエクスプレス導入後の明細書送付業務の流れを教えていただけますか？

森氏：まず、弊社の基幹システムで仕入先への支払いが発生する対象月のデータを抽出します。ダウンロードしたファイルはすべての仕入先の情報がまとまった状態ですが、ナビエクスプレスにアップロードすると、設定した「キーコード」で仕入先ごとに明細データが分割され、各仕入先に自動送信されます。

― キーコードを設定できるようにした点はナビエクスプレスをカスタマイズしたポイントだと思いますが、導入にはどれくらいの期間がかかりましたか？

森氏：導入決定からリリースまで、構築期間は1ヶ月弱と非常にスピーディーでした。

― 導入による効果はいかがでしたか？

上野氏：ナビエクスプレスを導入してから前任担当者の作業を私が引き継ぎましたが、初めての私でも処理ができるようになりました。ナビエクスプレスに明細データをアップロードする際も、内容を改めて確認したり、手を加えたりする必要がありません。簡単に15分程度でできるようになり、劇的な効率化につながったと思います。

仕入先様としても、専用のシステムなどを使うことなくメールの環境さえあれば明細データを確認できるという点も魅力ですよね。ナビエクスプレスを使い始めて5ヶ月ほど経ちましたが、従来と変えずにFAX送付を希望されている仕入先は5社もありません。ペーパーレス化も飛躍的に進み、経費のコスト削減にもつながっています。

―ありがとうございました。最後に、今後のナビエクスプレスの活用や事業における展望などを教えてください。

森氏：ナビエクスプレスを導入することで、明細書送付業務のデジタル化・ペーパーレス化を実現できました。今回の成功体験を活かし、受発注業務においても仕入先様と相談しながらナビエクスプレスによる業務効率化を加速させていきたいです。