約700名分の給与明細書を電子化し、
作業時間とコストを削減。

昨今の時流から、会社を挙げて電子化を推進することに。
その第一歩となったのが、給与明細の電子化だった

― まずは、貴社の事業についてお聞かせください。

岡部氏：当社は、1970年に青森県初の本格的な警備会社として設立された警備会社です。青森市にある本社のほか、青森県と秋田県に10の支社・営業所があり、700名以上の社員が在籍しています。

対応する警備業務が幅広いのが特長で、お客様の施設に常駐して行う警備業務のほか、警備センサーに反応のあった現場に駆け付ける機械警備、現金や有価証券をはじめとする貴重品などの運搬に携わる輸送警備、空港の保安検査場で手荷物検査を担う空港保安警備業務などを行っています。ご要望をお伺いし、お客様のニーズに合わせてきめ細かい警備業務を提供しています。

― ナビエクスプレスの給与明細・賞与明細サービスを検討された経緯と理由を教えてください。

岡部氏：大きな流れとしては、会社の経営層から「これからは会社全体でIT化をしていこう」と発信されたのが発端です。社会全体が情報化の一途であることに加えて、SDGsでも「紙の削減」は叫ばれています。この時流に従い、当社でも帳票の電子化を推進することとし、まずは社員の給与明細と賞与明細の電子化が決まったのです。そこで、人事部と経理部で電子化に向けて動き始めました。

どのようなサービスが当社にふさわしいのかを検討した結果、PC、スマートフォンを含めてデバイスを問わずに利用できるサービスがマストだと考えました。まず前提として、当社の警備業という業務の性質上、会社にいない社員が多いため、給与明細などの紙の帳票を期日内に全員に渡すことが難しかったことがありました。また、社員が実際に働く現場はセキュリティの問題でPCなどの電子機器を持ち込めなかったり、PCがあってもネットワークにつなげないといった理由も挙げられます。

― 導入する具体的なサービスの決定にあたっては、どのようなことを検討されましたか。

岡部氏：当社は年齢層が高いため、全体的にデジタルに弱い社員が多いことは、検討当時から大きな懸念点でした。そもそも、社員が電子化を受け入れてくれるのだろうか。また、受け入れてくれたとしても、操作方法の説明の仕方や周知方法はどのように行えばよいだろうかという不安もありました。

これらを社内で協議したところ、普段スマートフォンを使いこなしていない社員にもわかりやすく、負荷なく使いこなせるうえ、その仕組みをスムーズに構築してもらえるサービスの導入を目指すことになりました。そこでいくつかの会社を検討し、ナビエクスプレスに決めたのです。

一番の決め手は、NTTグループならではの高い信頼性と対応力でした。情報管理を含めたシステムの信頼性は、絶対に欠かせません。導入を決めた担当者からも、「安心して相談でき、対応も迅速で細やかだった」と聞いています。

システムの構築は非常にスムーズに完了。
全社員への同意確認もNTTグループならではのサポート力に支えられた

― 導入を決めてから稼働に至るまでには、どのようなことを行ったのでしょうか。

岡部氏：システムの構築自体は、NTTコム オンラインさんに迅速にやっていただけたので非常にスムーズでした。その後、私が行ったのはテスト配信を行う旨を全社員に告知し、その使用感を踏まえて一人ひとりから同意を得ることです。全社員に対して社内通達文書（社内掲示板及び紙媒体文書）にて、各支社営業所の事務担当者を通して同意書を送付し、署名を集めました

導入前の山場は、その案内に対する問い合わせ対応でした。「通知が届いていない」「届いていたのだけれども、そのメッセージを捨ててしまった」「検証用のデータが開けない」など、さまざまな問い合わせが入ったのです。

自分自身でも調べながら個別対応をしましたが分からないこともたくさんあり、NTTコム オンラインさんには何度もお問い合わせさせていただきました。その度にサポートの方から丁寧な回答をくださったことに加えて、社員説明用のマニュアルもあり、とても手厚いフォローがあったことを覚えています。こうしたサポートに支えられ、無事に全社員から同意を得たのち、本格稼働に至ったわけです。

本社担当者の業務が4時間ほど短縮したほか、各支社・営業所の業務も確実に削減！
社員からの問い合わせにも丁寧なフォローがあり、対応力の高さも実感した

― 現在の活用状況を教えてください。

岡部氏：私の作業は、給与・賞与支給日の前日夕方に給与システムから全社員の給与データを含んだPDFデータを抽出。その後、このデータをそのままナビエクスプレスにアップロードすれば完了という、非常にシンプルなものになりました。

アップロード後は、ナビエクスプレスで自動的に約700人分の給与明細に振り分けられ、各自のマイページに情報がアップされる仕組みです。このときに、各社員に通知が届く仕様にもなっています。

― 導入後はどのような効果がありましたか。

岡部氏：人事部の給与担当としては、給与・賞与日前に行う「約700人分の給与明細を仕分ける作業」と「封入作業」などがなくなり、毎回4時間ほどかかっていた業務がゼロになりました。また、用紙や印刷も不要になり、作業時間とコストを削減することができました。

さらに、各支社・営業所にいる明細配布担当者の業務も確実に軽減しています。部署や勤務先ごとに仕分ける業務が一切不要になったうえ、外勤者に渡す手段に悩むこともなくなり、ほかの業務に集中することができるようになったと聞いています。

特に12月は給与と賞与に加えて年末調整も重なるので、業務量はかなりのものになります。こういった時期にはよりありがたさを感じますね。

― 導入後の手応えや感想などをお聞かせください。

岡部氏：当社のIT化の第一歩となり、若い人だけではなく、年齢層の高い会社でも実現できると分かったのは収穫でした。まだまだ問い合わせは多く入るものの、社内から「電子給与明細になったこと自体が、会社のIT革命」との声も聞きました。個人的にはほかの帳票も電子化をしたいという切実な希望もありますが、まずは社内からの問い合わせ対応に努めたいと思っています。その際には、いつもNTTコム オンラインさんに大変助けていただいているので非常に感謝しております。

― 本日は貴重なお話をお聞かせいただき、ありがとうございました。