Web領収書
郵送で送っていた領収書2,500通の効率化、印紙税のコスト削減
安心のセキュリティレベルで、個別のカスタマイズも可能
郵送で送っていた領収書2,500通の効率化、印紙税のコスト削減
安心のセキュリティレベルで、個別のカスタマイズも可能
毎月、取引先や顧客に送付している領収書を、Web上で作成・送付・閲覧出来るようにすることが、Web領収書です。
5万円以上（税抜）の領収書を紙で発行する場合は、印紙税（200円～）が課税されるため、業務効率やコスト削減のためWeb領収書が導入する企業も増加しております。
電子帳票ソリューション「ナビエクスプレス」なら既存の領収書フォーマットのデザインを変えずに、領収データと宛先情報をCSVデータでインポートするだけで、PDF化された領収書をセキュリティを介して大量の宛先に届けることが出来ます。
発行、封入、投函、再発行、到達確認、ヒューマンエラー
作成、発送、到着
紙、印刷、封筒、切手
その他の業種事例も多数ございます。まずは、お気軽にお問い合わせください。
１．Web領収書のテンプレート作成
紙の領収書の定形箇所を抜き出してWeb領収書テンプレートを作成します。
Point
２．取引先または顧客へ領収書電子化の案内
案内とWeb領収書の送付先メールアドレスを取得します。
Point
３．毎月のWeb領収書配信
顧客、領収データをCSV形式でアップロード後、Web領収書が配信されます。
Point
2022/12/08
2021/05/18
2020/11/13
2020/10/09
Web領収書の基礎知識を踏まえ、導入の方法やメリット・注意点、導入の流れなどを
幅広く解説してきます。
Web領収書とは、従来発行されていたような紙による領収書ではなく、WEB上でやり取りが完結する領収書のことです。決済の日付や金額、用途、発行元や宛先など必要な項目をデジタルデータとして顧客に提供するもので、紙の領収書と同じ有効性が認められています。「電子領収書には押印できないため無効になるのでは？」と思われがちですが、実は領収証の押印は法律で定められた義務ではありませんので、安心して利用出来ます。
Web領収書を発行する方法は、予め設定した必要項目と送付先情報を、csvデータなどでナビエクスプレスにアップロードします。アップロードされたデータから自動的にPDFの領収書が生成され送付されます。URLを受け取った相手は固有のIDを入力して閲覧ページにアクセスし、画面上で領収書を確認したり必要に応じてダウンロードや印刷が可能です。紙面での領収書発行・郵送と比較し、発行する側、受け取る側ともに時間・コスト・環境配慮などのメリットが期待できるため、現在では多くの企業でWeb領収書が利用されております。
Web領収書には従来の紙の領収書にはないさまざまなメリットが期待できます。
領収書を印刷する必要がなくなるため、用紙やインクにかかる費用も削減できます。紙の領収書を顧客へ送付する場合は郵送費用がかかりますが、デジタルデータをインターネット上でやり取りするWeb領収書なら郵送費用も必要ありません。印紙代や印刷費用、用紙代、郵送費用などひとつひとつは小さなコストですが、毎月発生するため積み重なれば大きな支出となります。テレワークのタイミングで導入する企業も少なくありません。また、領収書を紙で発行する際、記載する代金が5万円以上になると収入印紙を貼らなければなりませんが、Web領収書なら収入印紙を貼る必要がなくなるのもメリットの一つです。
紙の領収書を顧客・取引先へ送付する場合、用紙の準備や金額の記入・確認、押印や封入、発送手続きなどさまざまな作業が発生します。企業が成長していくほど、領収書の発行数も増え、現場の担当業務が逼迫していきます。この点、Web領収書ならシステム上で簡単に領収書の作成が可能なため、顧客への送付もパソコン上で操作だけで完結します。物理的な作業が発生しないため業務効率化が可能となり、1人かつ短時間で全ての領収書の発行が出来るようになったり、片手間で領収書を発行していた担当者が本来の業務に専念出来るようになります。
紙の領収書を顧客・取引先へ送付する場合、到着までの日数が発生します。郵便法改定で土曜日の普通配達が休止となりましたので、更に到着までの日数がかかる状況です。一部の取引先から先にデータで欲しいなどの要望も少なくありません。Web領収書の場合は、作成から発送・到着までワンストップで完結します。物理的な移動が発生しないため、発行する側のコストだけでなく、受け取る側の満足度も向上します。
導入前に知っておくべき注意点も存在します。メリットと注意点を比較し導入のタイミングを検討していきます。
Web領収書を導入する場合、業務フローを書き出します。領収書にかかわる担当者が作成し、「いつ」「どこで」「誰が」「どの程度」「どのような作業を行うのか」など、事細かに業務フローを洗い出してみましょう。データは1行ずれてしまうと全て誤って配信されてしまうリスクもございます。適切なマニュアルやルールを作成し、部内の確認やテストを行います。また、トラブルの想定、機密情報を取り扱うためセキュリティ対策、細かい部分までフォローできるようにしておきましょう。
業務フローや運用について検討したら、「どの部分までコストを削減したい」「どこの業務効率化を最優先したい」「ここは外部システムと連携したい」など、Web領収書を導入する箇所を明確にします。そこから削減出来る工数・費用、導入システムによる効果を算出し社内稟議にかけていきます。様々な方法で要件を満たせる可能性がありますので、一度このタイミングでご相談頂ければ幸いです。
Web領収書への切り替えることで、紙の領収書で毎月かかっていたコストの削減や業務効率化などが可能になります。顧客・取引先も関係しているためなかなか導入に踏み切れない場合もございますが、導入後は確実にコスト削減・業務効率化が積み上がっていきます。また、発行から到着までのリードタイムも削減されることから顧客満足度向上にも繋がりますので、当然のコスト・業務となってしまっている、負担が増えてきているなどございましたら、お気軽にナビエクスプレスにご相談ください。 親身にご対応いたします。
