Web請求書
郵送で送っていた請求書6,000通を、1営業日で作成・送付を実現
安心のセキュリティレベルで、個別のカスタマイズも可能
郵送で送っていた請求書6,000通を、1営業日で作成・送付を実現
安心のセキュリティレベルで、個別のカスタマイズも可能
毎月取引先や顧客に送付している請求書を、Web上で作成・送付・閲覧出来るようにすることが、Web請求書です。
郵送コストの見直しだけでなく、到着までのリードタイム短縮や到着確認の容易さの要望が高まっており、Web請求書を導入する企業も増加しています。
電子帳票ソリューション「ナビエクスプレス」なら既存の請求書フォーマットのデザインを変えずに、請求データと宛先情報をCSVデータでインポートするだけで、PDF化された請求書をセキュリティを介して大量の宛先に届けることが出来ます。
発行、封入、投函、再発行、到達確認、ヒューマンエラー
作成、発送、到着
紙、印刷、封筒、切手
その他の業種事例も多数ございます。まずは、お気軽にお問い合わせください。
１．テンプレート作成
紙の請求書の定形箇所を抜き出してWeb請求書テンプレートを作成します。
Point
２．取引先または顧客へ請求書電子化の案内
案内とWeb請求書の送付先メールアドレスを取得します。
Point
３．毎月のWeb請求書配信
顧客、請求データをCSV形式でアップロード後、Web請求書が配信されます。
Point
2024/04/22
2024/03/21
2024/02/01
2023/12/14
2023/08/29
2023/06/22
2023/03/27
2023/01/19
2023/01/13
2022/07/14
2021/10/29
2021/05/19
2021/04/14
2021/04/07
2021/04/05
Web請求書の特徴やメリット、システムの選び方や導入時の注意点について解説します。
Web領収書とは、紙で発行していた請求書を、PDFやWEB上で発行する領収書のことです。決済の日付や金額、用途、発行元や宛先など必要な項目をデジタルデータでアップロードするだけで、顧客や取引先に送付されます。また、Web請求書は法的にも有効ですが、視認性などの条件があります。
今まで請求書は紙に出力して発行し、取引先に郵送する形式が一般的でした。しかし、現代は在宅勤務やテレワークが推奨されはじめ、出社しないと請求書発行業務が行えないという問題が発生しています。このような問題を解消するため、出社せずともインターネットを通じて請求書を発行できる、Web請求書システムを導入する企業が増加しています。
Web請求書を導入することによって、具体的にどのようなメリットがあるのか、詳しく紹介していきます。
Web請求書システムを導入することによって、コストカットにつなげられます。従来の紙による請求書の場合、印刷後に封筒に入れて取引先に送付する形が一般的でしょう。この発送方法では印刷の紙代やインク代、封筒代や郵送費などのコストが発生します。取引先企業が多い企業ほど、負担が大きくなるといえるでしょう。請求書発行業務は身近で件数が多くなりがちな業務だからこそ、効率やコストについて考えることが大切です。システム利用料などを踏まえても、取引先企業が多い場合は長期的に判断してもコストカットにつながります。
従来の請求書はExcelやWordなどで作成し、紙に印刷して郵送したりPDFにしたものをメールに添付して送ったりする形式が主流でした。しかし、このような作業は工数が多く手間がかかるという難点があります。また、場合によっては「PDFで送付してほしい」「人事部の担当者に送付してほしい」など、取引先の要望に沿って送付の宛先や手段を変えなければならないケースもあるでしょう。このような運用だと、業務負担が大きくなってしまいます。Web請求書システムを活用することによって、請求書の作成が簡単になります。印刷や封筒に入れる手間を省くことができ、業務を効率化できることがメリットです。
請求書は月末などに忙しくなりがちな業務です。平常時の従業員だけでその業務を行おうとすると、焦りからどうしてもミスが発生しやすくなります。また、取引先企業の締め日などの関係上、期日を守ろうとしてミスが発生することも少なくありません。万が一、請求書の宛先を間違えてしまうと、信用に影響を与えるおそれがあるため注意が必要です。請求書は重要な情報が記載されたものだからこそ、ミスの発生や取り扱いには細心の注意を払う必要があるでしょう。Web請求書システムであれば、設定しておいた送信先をもとに請求書を配信できるため、ミス防止に役立ちます。
請求書発行業で考えなければならないのが、再発行時の対策です。たとえば、請求書をPDFにしてメールに添付する場合、そのデータを自社で保管しておく必要があるでしょう。しかし、請求書の発行件数が多いとそれだけ大量のデータを保管しなければならず、自社の保存容量が圧迫されてしまいます。また、再発行の際も該当するデータを探し出すまでに時間がかかってしまいがちです。Web請求書システムを利用すれば、再発行を即座に行えます。
紙の請求書の場合、押印や承認などの関係で発行作業をするためには出社しなければならないケースも少なくありません。Web請求書の導入によって、こうした作業をインターネット上で完結させることができます。インターネット環境が整っている場所であれば、どこでも請求書に関する作業を進められます。時間や場所を選ばず仕事を進められるため、在宅勤務やリモートワークの導入もスムーズになるでしょう。
Web請求書システム・サービスはさまざまなものが提供されています。それぞれ機能や特徴が異なるため、きちんと比較して自社に合うものを選ぶことが大切です。ここでは、Web請求書システム・サービスを選ぶときにチェックしたいポイントをいくつか紹介します。
Web請求書の導入は多くのメリットがある一方で、いくつか注意しておきたい点もあります。
具体的にどのようなことに気を付ければいいのか、導入における主な注意点を見ていきましょう。
Web請求書を導入することによって、コスト削減や人為的ミスの防止、業務効率化などにつなげることができます。特に、取引先や請求書の発行件数が多い場合は、大きなコスト効果が期待できます。顧客・取引先も関係しているためなかなか導入に踏み切れない場合もございますが、導入後は確実にコスト削減・業務効率化が積み上がっていきます。また、発行から到着までのリードタイムも削減されることから顧客満足度向上にも繋がりますので、当然のコスト・業務となってしまっている、負担が増えてきているなどございましたら、お気軽にナビエクスプレスにご相談ください。 親身にご対応いたします。
