Web請求書

郵送で送っていた請求書6,000通を、1営業日で作成・送付を実現
  安心のセキュリティレベルで、個別のカスタマイズも可能

Web請求書とは

毎月取引先や顧客に送付している請求書を、Web上で作成・送付・閲覧出来るようにすることが、Web請求書です。

郵送コストの見直しだけでなく、到着までのリードタイム短縮や到着確認の容易さの要望が高まっており、Web請求書を導入する企業も増加しています。

電子帳票ソリューション「ナビエクスプレス」なら既存の請求書フォーマットのデザインを変えずに、請求データと宛先情報をCSVデータでインポートするだけで、PDF化された請求書をセキュリティを介して大量の宛先に届けることが出来ます。

Web請求書に関するお役立ち情報まとめ

  • 三菱ケミカルシステム
  • 東北電力
  • 資生堂
  • 東レ
  • 京王百貨店
  • 東急百貨店
  • 東武百貨店
  • 丸井
  • エポスカード
  • Moving
  • カネカメディックス

Web請求書の導入理由、目的

労力的コスト

発行、封入、投函、再発行、到達確認、ヒューマンエラー

時間的コスト

作成、発送、到着

経済的コスト

紙、印刷、封筒、切手

「ナビエクスプレス」を利用したWeb請求書のメリット

高セキュリティ

  • SSL通信
  • 暗号化してクラウドに保存
  • 自動パスワード付与

高パフォーマンス

  • 自動予約配信
  • トラッキング機能

高カスタマイズ

  • 帳票の独自デザイン可
  • 画面カスタマイズ
  • VPN接続

導入事例

東北電力 様

業種
電力業
課題
毎月5,800通の請求書(検針表)を各地域の営業担当が取引先企業に訪問配布。
導入効果
コスト削減効果90%以上
  • 営業担当の訪問配布コスト
  • 手間が大幅に削減
  • 1暦日目に送信でタイムリー性向上

HOYA 様

業種
精密機器
課題
各支店の発行される発送物を本社に送付し、本社で集約して発送対応。
導入効果
削減効果70%以上
  • 業務担当の発行・発送コスト、手間が大幅に削減
  • お届けまでのリードタイム向上

カネカメデックス 様

業種
医療用機器
課題
業務担当者の発行・発送コストとリードタイムが課題。また、明細のCSVデータが要望あり。
導入効果
削減効果70%以上
  • 業務担当の発行・発送コスト、手間が大幅に削減
  • 顧客要望に対応し満足度アップ

Moving 様

業種
運送・物流
課題
グループ内の他社で対応している発送物の電子化未対応。特殊なデータの電子化にあたり帳票デザイン未検討。
導入効果
削減効果70%以上
  • 業務担当の発行・発送コスト、手間が大幅に削減
  • グループ会社の共通基盤としても利用
  • 特殊なレイアウトの帳票デザインにも対応

言語交流研究所 様

業種
教育・言語
課題
会員向けで発送数が多く、人的リソースが逼迫している。紙発送では開封確認がとれない。
導入効果
削減効果70%以上
  • 業務担当の発行・発送コスト、手間が大幅に削減
  • 個人会員にも確実に到達し請求漏れもなし

その他の業種事例も多数ございます。まずは、お気軽にお問い合わせください。

Web請求書導入の流れ

  1. 1.テンプレート作成

    紙の請求書の定形箇所を抜き出してWeb請求書テンプレートを作成します。

    Point

    • 請求書発行者、取引先がスムーズに処理出来るよう電子化を機に項目を刷新
      ※インボイス制度に対応する適格請求書の配慮も必要
  2. 2.取引先または顧客へ請求書電子化の案内

    案内とWeb請求書の送付先メールアドレスを取得します。

    Point

    • 電子化のメリットを伝えスムーズにWeb請求書へ移行
      (取引先例)ペーパーレス、到着スピード (顧客例)エコ推進、ポイント付与
  3. 3.毎月のWeb請求書配信

    顧客、請求データをCSV形式でアップロード後、Web請求書が配信されます。

    Point

    • 配信前のデータチェック、配信後の開封確認

請求書の電子化に関連するコラム

Web請求書に関する
お役立ち情報まとめ

Web請求書の特徴やメリット、システムの選び方や導入時の注意点について解説します。

Web請求書とは

Web領収書とは、紙で発行していた請求書を、PDFやWEB上で発行する領収書のことです。決済の日付や金額、用途、発行元や宛先など必要な項目をデジタルデータでアップロードするだけで、顧客や取引先に送付されます。また、Web請求書は法的にも有効ですが、視認性などの条件があります。

テレワークによる
Web請求書の増加

今まで請求書は紙に出力して発行し、取引先に郵送する形式が一般的でした。しかし、現代は在宅勤務やテレワークが推奨されはじめ、出社しないと請求書発行業務が行えないという問題が発生しています。このような問題を解消するため、出社せずともインターネットを通じて請求書を発行できる、Web請求書システムを導入する企業が増加しています。

Web請求書を導入する
メリット

Web請求書を導入することによって、具体的にどのようなメリットがあるのか、詳しく紹介していきます。

コストを削減できる

Web請求書システムを導入することによって、コストカットにつなげられます。従来の紙による請求書の場合、印刷後に封筒に入れて取引先に送付する形が一般的でしょう。この発送方法では印刷の紙代やインク代、封筒代や郵送費などのコストが発生します。取引先企業が多い企業ほど、負担が大きくなるといえるでしょう。請求書発行業務は身近で件数が多くなりがちな業務だからこそ、効率やコストについて考えることが大切です。システム利用料などを踏まえても、取引先企業が多い場合は長期的に判断してもコストカットにつながります。

業務効率化につながる

従来の請求書はExcelやWordなどで作成し、紙に印刷して郵送したりPDFにしたものをメールに添付して送ったりする形式が主流でした。しかし、このような作業は工数が多く手間がかかるという難点があります。また、場合によっては「PDFで送付してほしい」「人事部の担当者に送付してほしい」など、取引先の要望に沿って送付の宛先や手段を変えなければならないケースもあるでしょう。このような運用だと、業務負担が大きくなってしまいます。Web請求書システムを活用することによって、請求書の作成が簡単になります。印刷や封筒に入れる手間を省くことができ、業務を効率化できることがメリットです。

人為的ミスを防止できる

請求書は月末などに忙しくなりがちな業務です。平常時の従業員だけでその業務を行おうとすると、焦りからどうしてもミスが発生しやすくなります。また、取引先企業の締め日などの関係上、期日を守ろうとしてミスが発生することも少なくありません。万が一、請求書の宛先を間違えてしまうと、信用に影響を与えるおそれがあるため注意が必要です。請求書は重要な情報が記載されたものだからこそ、ミスの発生や取り扱いには細心の注意を払う必要があるでしょう。Web請求書システムであれば、設定しておいた送信先をもとに請求書を配信できるため、ミス防止に役立ちます。

データを一元管理できる

請求書発行業で考えなければならないのが、再発行時の対策です。たとえば、請求書をPDFにしてメールに添付する場合、そのデータを自社で保管しておく必要があるでしょう。しかし、請求書の発行件数が多いとそれだけ大量のデータを保管しなければならず、自社の保存容量が圧迫されてしまいます。また、再発行の際も該当するデータを探し出すまでに時間がかかってしまいがちです。Web請求書システムを利用すれば、再発行を即座に行えます。

場所を選ばず業務を行える

紙の請求書の場合、押印や承認などの関係で発行作業をするためには出社しなければならないケースも少なくありません。Web請求書の導入によって、こうした作業をインターネット上で完結させることができます。インターネット環境が整っている場所であれば、どこでも請求書に関する作業を進められます。時間や場所を選ばず仕事を進められるため、在宅勤務やリモートワークの導入もスムーズになるでしょう。

Web請求書システム・
サービスを選ぶ際のポイント

Web請求書システム・サービスはさまざまなものが提供されています。それぞれ機能や特徴が異なるため、きちんと比較して自社に合うものを選ぶことが大切です。ここでは、Web請求書システム・サービスを選ぶときにチェックしたいポイントをいくつか紹介します。

POINT1
自動化の範囲
請求書発行システムで自動化できる範囲についてチェックすることが大切です。連携出来る部分、連携によるシステム改修が発生する部分、作業が発生する部分を切り分けて、現在のフローから自動化の範囲を検討していきます。
POINT2
フォーマットの対応
自社のオリジナルの請求書フォームを持っている場合、Web請求書システムに切り替えるときにそのフォーマットを使えるかどうか、確認することが重要です。Web請求書システムの多くはテンプレートが用意されています。顧客・取引先の視点で自由なフォーマットの対応は、請求書の電子化に否定的な取引先への説得にも有効に働く可能性があります。
POINT3
セキュリティ体制
請求書は企業や取引の内容など重要な要素が記載されている書類です。だからこそ、万全なセキュリティ体制が整っているシステムを選ぶ必要があります。在宅やテレワークなどでWeb請求書システムを活用する場合も、データの安全性は非常に重要なポイントとなります。インターネットを利用して請求書発行を行う以上、リスク回避のためにもセキュリティ面はしっかりと確認しておくことがおすすめです。

Web請求書を導入するときの注意点

Web請求書の導入は多くのメリットがある一方で、いくつか注意しておきたい点もあります。
具体的にどのようなことに気を付ければいいのか、導入における主な注意点を見ていきましょう。

取引先の同意を得る必要がある
Web請求書を導入する際の理想は、すべてを電子化することです。しかし、顧客・取引先の事情により電子化の同意をしてもらえないケースもございます。特別な事情がなくても手続きが面倒だったり、従来の業務フローが変わることに抵抗があったりするなど、さまざまな理由で同意を得られない可能性があります。こうした事態を想定し、取引先の同意を得られるよう、しっかりとメリットを説明することが大切です。
導入や運用のコストが発生する
Web請求書システムを利用するには、どうしても導入や毎月の運用といったコストが発生します。そのため、現在の作業工数と発生しているコストを比較する必要があります。ほとんどの場合は紙の領収書よりも削減につながりますが、導入時に初期コストは発生するため、導入を現実化するためにも必ず把握したい部分です。

Web請求書を活用して
業務効率化を目指そう

Web請求書を導入することによって、コスト削減や人為的ミスの防止、業務効率化などにつなげることができます。特に、取引先や請求書の発行件数が多い場合は、大きなコスト効果が期待できます。顧客・取引先も関係しているためなかなか導入に踏み切れない場合もございますが、導入後は確実にコスト削減・業務効率化が積み上がっていきます。また、発行から到着までのリードタイムも削減されることから顧客満足度向上にも繋がりますので、当然のコスト・業務となってしまっている、負担が増えてきているなどございましたら、お気軽にナビエクスプレスにご相談ください。 親身にご対応いたします。

資料ダウンロード資料ダウンロード

閉じる閉じる