毎日1,000件の納品書の送付作業を
デジタル化で容易に

毎日500〜1,000件の納品書を販売代理店に送付。
社内リソースでは現実的に不可能な作業をナビエクスプレスとBPOで実現

― はじめに、貴社の事業内容について簡単に教えてください。

水田氏：手術に使う道具や機器など、医療現場で用いる器材を洗浄・消毒、滅菌するための各種製品を販売しております。もともとは前事業会社の1部門でしたが、2018年9月からFORTIVEコーポレーションの傘下となり2020年11月より、実オペレーションを開始しました。感染症から生命を守ることを使命として、革新的な感染予防技術を兼ね備えた製品を開発・提供しております。

― ナビエクスプレスを利用しているカスタマーサービス部の役割や業務内容も教えていただけますか？

水田氏：カスタマーサービス部では、主に取引先である販売代理店さまのサポート業務を行なっております。サポート業務のなかで、製品をご注文いただいた代理店に対して出荷後に「納品書」を送っているのですが、その作成・送信手段としてナビエクスプレスを活用しています。

― 納品書はどのようなタイミングでどれくらいの件数を送っているのでしょうか？

水田氏：納品書は出荷が完了した代理店に対して毎日送っています。全国で複数拠点を展開する代理店もあるため、納品書の送り先としては500から1,000件程になります。

― それはかなりボリュームですね。

水田氏：そうですね、この作業を郵送やメールで行うなら、専任で数人の担当者をつけなければいけません。現在の社内のリソースで対応することは現実的に考えて不可能といっていいでしょう。

私たちは前事業会社の1部門だった頃から納品書をナビエクスプレスで電子化し、同時に配信にまつわる作業は株式会社不二家システムセンターさんに委託してきました。

帳票発行業務のプロも認めるソリューション。ナビエクスプレスは“業界スタンダード”

― 納品書発行業務を代行している不二家システムセンターさまでは、どのようにナビエクスプレスを使っているのでしょか？運用の流れを教えてください。

藤崎氏：まず、ASP Japanさんのシステムから弊社に納品書の送信先情報のデータが届きます。そのデータを整えてCSVファイル作成し、ナビエクスプレスにアップロードすると、送信先ごとに納品書のPDFファイルが生成され、毎朝8時半のバッチ処理で各代理店に向けてデータが一斉配信されます。

― 不二家システムセンターさまは他社の帳票発行業務も受託されているのですよね？

藤崎氏：はい、複数の企業さまからご依頼いただいております。そのなかで、郵送やメールで帳票を送っている企業さまもありますが、ASP Japanさんと同業の医療機器メーカーは、ほぼどの企業さまもナビエクスプレスを採用されています。ナビエクスプレスを導入すると、従来型の帳票業務における「印刷」「封入」「郵送」の手間が一切なくなります。また、郵送してから到着するまでのリードタイムもなくなるため、追加配信や再配信も迅速に行うことができます。ナビエクスプレスはもはや「業界スタンダード」と言っても良いのではないでしょうか。

大澤氏：ASP Japanとしても、代理店の担当者さまから「帳票のやりとりはナビエクスプレスで一元化しているので、ナビエクスプレスでないと困る」という声を多数お聞きしております。そのため、他のソリューションという選択肢は考えにくいというのが本音ですね。

専門知識不要で誰でも使える手軽さと手厚いサポートもナビエクスプレスの魅力

― ナビエクスプレスの活用効果について、感じていることがあれば教えてください。

水田氏：最初にお話したように、500から1,000件の納品書を毎日紙で送るということは現実的に難しいので、「ナビエクスプレスによって実現している」と言っても過言ではありません。仮に選任担当者をつけて郵送する場合と比較しても、一通あたりの処理単価はナビエクスプレスの方が断然安くて便利です。

松本氏：私が以前在籍していた会社では、自社で開発したシステムを使い、各代理店社さんのシステムとEDIで連携して帳票データを送っていました。郵送作業の手間はありませんでしたが、メンテナンスにはITスキルのある専門的な人材が必要でした。その点、ナビエクスプレスは誰でも運用できる活用のしやすさも魅力だと思いますね。

― サポートについてはいかがですか？

大澤氏：システムの完成度が高いことに加え、営業の方やカスタマーサポートの親切な対応にも満足しています。「こんな質問してしまって大丈夫かな…」と思うようなことでも丁寧に答えていただけますね。例えば、代理店の方から「パスワードを忘れてしまった」という問い合わせがたまにあります。そんなときも「NTTコム オンラインさんに聞いていただけますか？」と、カスタマーサポートを案内して対応をお任せしています。
その他、代理店が帳票の配信先として登録しているアドレスの変更を希望することがよくあるのですが、月中と月末の毎月2回、サポートの方にお願いするとまとめてマスターを変更していただけます。特に人事異動が多い3月や4月は代理店のご要望も多くなるので、サポートしていただき、非常に助かっています。

後値引き伝票の配信や情報の一斉送信など、
顧客ニーズでさらに広がるナビエクスプレス活用法

― 現在は納品書発行以外でもナビエクスプレスを活用されているのですよね？

水田氏：はい。ひとつは「後値引き伝票」という帳票を配信する際に使っています。医療機器業界では、代理店が病院に製品を特価で販売した際、一度仕切り価格で販売してから翌月以降に値引き分をする「後値引き」という商取引上の慣習があります。代理店から報告をいただいたら、不二家システムセンターさんに帳票を作成していただき、ナビエクスプレスで配信しています。

もうひとつは、情報を一斉送信する手段としての活用です。例えば新製品の発売や、既存製品の仕様変更、災害による出荷の遅延情報など、代理店に伝えるべき情報は多岐にわたります。随時スポットで利用し、サービス向上に役立てています。

― 最後に、今後のナビエクスプレスの活用や事業における展望などを教えてください。

水田氏：ナビエクスプレスは非常に汎用性の高いソリューションですので、まだまだ我々が気付いていない有効な使い方があるのではないかと思っています。これからもお客様のニーズに耳を傾け、NTTコム オンラインの営業さんとディスカッションをしながら、使い方の幅を広げ、さらなるサービス向上や業務効率化、コスト削減を目指していきたいです。