月2万通の明細書を電子化し、
発送業務の負担を7割削減

毎月発送する明細書は約２万通！
手作業での発送業務により、作業は１日がかりに……

― まずは、貴社の事業と、担当者様の担当業務についてお聞かせください。

ご担当者様：当生協は、主に教職員を対象とした生活協同組合です。当生協に加入した組合員が出し合った出資金により、幅広い事業を展開しています。具体的には、食品や日用品の宅配事業、自動車や住宅の購入に関連する事業、各種共済・保険の取り扱いなど、組合員の生活全般にまつわる事業になります。

私は管理部に所属しています。総務・経理・システム業務に関わる部署で、私はシステム業務を担当しています。

― 電子帳票システムを導入する前に抱えていた課題を教えてください。

ご担当者様：当組合では、毎月末頃になると、はがきに印字した引去の明細書を組合員に発送していました。発送していた明細書は、主に、給与引去または口座引き落としされる額を示したものです。明細書の印刷は、外部の会社に委託しています。

印刷が完了したはがきが届いたら、発送業務は当生協で行うのですが、それが一番の課題になっていました。この業務は手作業で行わないといけないうえに、毎月末頃に発送するはがきの枚数は約２万通にのぼります。そのため、発送業務がある日は管理部総出で取り組まねばならず、毎回１日がかりで作業していました。

午前中ははがきの仕分けと封入作業。これまでは、組合員が所属する700ほどの学校・団体ごとに、はがきをまとめて封入する必要がありました。加えて、退職して組織に属していない組合員には、はがきを自宅に直接送付しなければならず、発送方法が複雑になっていました。そのため、発送方法ごとにはがきを仕分けたり、大量のはがきを封入したりする作業に、毎回17～18名ほどで対応しなければなりませんでした。

そして、午後は発送作業です。多くの明細書が封入された学校・団体ごとの封筒については、郵送物の重さを一つずつ測って料金ごとに分けておかなければなりませんでした。この作業は5～6人が行っており、夕方の集荷時間ギリギリまで準備をしないと発送できない状態でした。

このようにはがきの発送業務がある日は、１日中作業に追われているので、その日の通常業務が滞ってしまう状況に…。さらに、職員が手作業で行うため、誤発送が発生することもありました。はがきで発送していた明細書を電子配信にすることで、業務負担軽減と、誤発送を減らす必要がありました。

― 費用面での課題はいかがでしょうか？

ご担当者様：もちろん費用面についても課題でした。はがき印刷の委託代、封筒代、郵送費などを含め、毎月100万円ほどの費用が掛かっていたという認識です。こうしたコストも、電子化することで抑えたいという狙いがありました。

全組合員のデータがまとまったPDFを分割・配信できる利便性と
圧倒的な安さが導入の決め手だった

― 電子帳票システムを選ぶにあたり、どのようなことを重視していましたか？

ご担当者様：2022年11月頃からシステムの導入に向けて比較検討を行っていました。特に重視していたのは「PDFを組合員ごとに自動分割し、自動配信できる」機能です。

もともと、当組合から外部の会社にはがきの印刷を委託する際には、データをお渡しして、印刷をしてもらっていました。その会社からは、印刷されたはがきと同時に、組合員の明細が地区ごとにまとまったPDFも納品されていたので、このPDFを組合員に配信できるようにしたいと考えていました。そのため、PDFをアップロードすると、組合員ごとに自動分割して、自動配信できるという機能が搭載されているシステムを選ぶことが必須条件でした。

― ナビエクスプレス導入の決め手は何だったのでしょうか？

ご担当者様：最終的にナビエクスプレスを選ぶ決め手になったのは、何といっても１通あたりの配信費の安さです。必要要件を満たしつつ、他社と比較して費用が圧倒的に安かったこともあり、ナビエクスプレスの導入に至りました。

全組合員の約半数が電子配信に移行！
発送業務の時間が短縮され、業務負担の軽減につながった

― 現在のナビエクスプレスのご活用状況はいかがでしょうか？

ご担当者様：2023年4月からテスト運用を開始しました。アップロード等の処理では、ナビエクスプレスの使用感などで困ったことはなく、スムーズに運用開始に至ったという認識でした。

組合員に対してのアプローチとして、まずは電子配信に移行する旨の案内チラシなどを配布して周知を図りました。そのうえで組合員宛にIDとパスワードを発行し、各自でナビエクスプレスに登録いただく形で進めていました。そして、2023年9月には現役教職員の組合員、2024年1月にはそのほかの組合員と、タイミングを２段階に分けて配信開始することにしました。

配信開始までの準備を経て、電子配信に移行したのは、約２万人いる全組合員のうち、約50％といったところですが、毎月確実にダウンロードをしている組合員はそのうち２割程度かと思います。利用推進が今後の課題です。

電子端末を使い慣れていない（所持していない）組合員に対しては、はがきの発送を並行して行っています。

― 発送業務に掛かっていた労力や費用面など、どのような効果がありましたか？

ご担当者様：大きな効果があったのは業務効率の面です。全組合員のうち、約50％を電子配信に移行したのをきっかけに、学校・団体ごとにはがきをまとめて送る作業を廃止しました。電子配信に伴い、作業が簡略化されたことで、毎回17～18名で取り組んでいたはがきの発送業務が5～6名の職員で対応可能に。ナビエクスプレス導入前と比べて、約70%軽減できた形になります。

加えて、これまで１日がかりでギリギリまで行っていた発送業務も、余裕をもってできるようになりましたし、発送業務がある日でも、通常業務も行えるようになりました。

一方、費用面についての効果がでるのは、これからといったところです。コストカットにつながっている実感はありますし、電子配信への移行を促進する工夫をしながら、しばらく様子を見たいですね。

― 今後、ナビエクスプレスを活用して取り組みたいことはありますか？

ご担当者様：まずは電子配信への移行促進です。郵便代が値上がりしたこともあり、今一度電子配信への移行をお願いしていこうと思っています。そして、明細以外のデータ配信です。現状ではチラシやキャンペーンの配信といった、販促ツールとしても使っていけたらと考えています。今後も使い勝手などを確認しながら、活用の幅を広げていきたいですね。