帳票作業の電子化。
郵送コストが半分、業務負荷も軽減

毎月、計1万4000通もの納品計算書と請求書を発行・発送。
封入封緘機を導入したが業務効率化の決定打にならず……

― はじめに貴社の概要と財務経理部の業務について教えてください。

渡邉氏：段ボールの製造販売を行っています。段ボールといっても、いわゆるミカン箱のような分厚いものではなく、ギフト用の美粧パッケージや通販用のパッケージ、食品容器、輸送箱と陳列箱を兼ね備えた機能的なパッケージなどを企画から手掛けています。デザイン・用途は多岐に渡り、さまざまな業種業態のお客様と取引させていただいています。当社は愛知県小牧市に本社及び事業所を構え、さらに全国に7つの事業所と20の営業所があります。私が所属している本社の財務経理部は、すべての事業所・営業所・工場の納品計算書と請求書を管理し、取引先に発行・発送しています。

― ナビエクスプレス導入前に抱えていた課題や、導入の経緯についてお聞かせください。

渡邉氏：当社は6000以上の会社と取引があり、毎月、納品計算書は9000～1万通、請求書は3000～4000通も発行しています。7年前まではすべてドットプリンターで出力して手作業で封入していましたが、その後、印刷したものを自動で封入封緘できる機械を導入しました。確かに負担は減ったのですが、請求書の発行が重なる月末などは、2、3時間も機械を動かしっぱなしで、封緘されたものをまとめたり、郵便局員に渡したりする作業は人の手で行わなければなりません。時々機械が止まってしまうこともあり、常に誰かが機械に張り付いている状況でした。納品計算書については、ほぼ毎日のように発行・発送していました。封入封緘機による業務効率化には限界があるなと思いましたし、まわりの会社を見て帳票の電子化が進んでいることも感じていましたから、「うちも電子化したいね」と検討していました。

― 電子化にあたり、当社を選ばれた理由を教えてください。

渡邉氏：インターネットでいろいろな会社のサービスを調べた結果、10社が候補に挙がりました。そこで、すべての会社のお話を聞いて比較検討させていただきました。NTTコム オンラインのナビエクスプレスに決めた理由は、納品計算書と請求書のフォーマットを変えず、そのままPDF化できるところに大きな魅力を感じたからです。「電子化してもいいけど、フォーマットは変えてほしくない」というお客様が一定数いらっしゃいましたし、複雑なデータ変換をすると事故が心配です。それまで使用していた帳票をそのままPDFに起こせるのは、選定の大きなポイントでした。

9割弱のお客様の帳票の電子化を実現。
郵送コストが半分以下に抑えられ、業務負荷も軽減できた

― ナビエクスプレス導入後、どんな効果がありましたか？

渡邉氏：試用期間を経て本格的に導入したのは2021年10月でした。同じタイミングで郵便法が改正され、配達日数が繰り下げられたことも追い風になり、多くのお客様に電子化を了承いただけました。遅配の心配がなく、納品計算書と請求書を素早くお客様に届けられるようになったのは大きなメリットです。一部のお客様からは「紙のままがいい」というお声もいただいたのですが、結果的に9割弱のお客様の納品計算書と請求書を電子化できて、業務負荷が大きく軽減されました。なにしろ毎月膨大な数を発行・発送していたので、導入した効果は大きいですね。また、お客様からも『在宅ワークのため電子化されて良かった』といったお声や、『郵便を待つことなくすぐに請求金額を確認出来るようになって良かった』といったお声もいただきました。

― コスト面でのメリットはいかがですか？

渡邉氏：郵送代が7割程度削減できてメリットを十分に感じています。また、ナビエクスプレスは、他社の電子化サービスと比較すると良心的な料金設定なのも魅力です。納品計算書と請求書の発行は毎月のことなので、ランニングコストのメリットは非常に大きいですね。ナビエクスプレスを導入して正解でした。

― 今後はどのように活用していきたいですか？

渡邉氏：お客様の中には、納品計算書と請求書の形式を、「PDFではなくCSVで欲しい」という方がいらっしゃるので、CSVデータの帳票作成ができるようにしたいです。現在、紙で送っているお客様に対しては、改めてお願いさせていただき、出来る限り電子化していくことも考えています。

― ナビエクスプレスへのご要望はありますか？

渡邉氏：ナビエクスプレスの利用にあたり、当社は、お客様側でメールアドレスを登録いただいています。しかし、お客様が登録されたかどうかが当社からはわかりづらいので、登録状況を把握できるといいですね。また、お客様がパスワードを間違えるとロックがかかってしまうことがあり、その場合は御社のサポートの方にお願いして、ロック解除の作業をしていただいています。じつはこのひと手間が「早く見たいんだけど」とおっしゃるお客様にとっては、なかなかもどかしいところでもあるので、我々のほうで操作管理できるようになると非常にありがたいです。

― 本日は貴重なお話をお聞かせくださり、ありがとうございました。