請求書・納品書の電子化で
90％近いコストカットを実現

請求書と納品書の郵送代・業務委託費の削減のために、
ナビエクスプレスの導入を検討

― まずは、貴社の事業についてお聞かせください。

澤村氏：当社は、業務用の洗浄洗剤やワックス、清掃用具などの製造から販売までを手掛けるメーカーです。商品の製造販売だけでなく、清掃・衛生管理に関するサービスやコンサルティング業務も行っています。

取引をしているお客様は、飲食チェーン店をはじめ、給食センター、介護施設、飲料の生産工場など多岐にわたります。法人のお客様数は2500ほどですが、請求先の件数で言えば、合計4000件ほどになります。

― 笹川様と澤村様が担当されている業務について、それぞれ教えてください。

笹川氏：私は売掛管理グループに所属しています。部署で行っているのは、全国の取引先に対する請求と入金に関する業務全般です。請求と入金、それぞれ4名ずつ計8名のスタッフがおり、私は請求の方を担当しています。

澤村氏：私は生産物流調達本部管理部カスタマーサービス課に所属しています。当社にあるすべての事業部から受注を一手に引き受けている受注センターで、日々納品書の発行も行っています。部署には、業務委託も含めて24名ほどのスタッフがいます。

― ナビエクスプレスを導入する前は、どのような課題があったのでしょうか。

笹川氏：当社では毎月1700件ほどの請求書を発行しており、請求書の出力から封入封緘、郵送作業まですべて業務委託していました。そのためどちらかと言えば、課題を感じていたのは業務量的な負担よりもコスト面でした。とはいえ、FAXで請求書を送る必要のあるお客様も200社ほどあり……。私を含めた請求担当のスタッフ4名で、毎月初めに半日ほどかけてFAXで請求書を送付する作業も発生していました。

澤村氏：納品書は月間3万件ほど発行していましたが、請求書と同じく郵送作業は業務委託で対応していました。課題となっていたのは、納品書の到着までに時間がかかってしまうことです。最近は郵送物の到着に2日以上かかってしまうこともあって、月末になると多くのお客様から「納品書を先にFAXで送ってほしい」と言われることがありました。そのため月に100件ほどはFAXでの送付も行っていましたね。本来の業務以外のところに時間を取られている実感があり、こうした作業をなんとか削減できないかと考えていました。

膨大な量の納品書件数にも対応してもらえるところが
ナビエクスプレス導入の決め手の一つに

― ナビエクスプレスを導入されたきっかけや、決め手を教えてください。

笹川氏：きっかけの一つは、インボイス制度や電子帳簿保存法が導入されたことでした。これらを機に、お客様から「請求書を電子でもらえないか」というお声を多くいただくようになったのです。また昨今の物価高の影響で、郵送代や委託費用のコストも上がり、これらを削減することも急務となっていました。こうした課題を解決するために、請求書の電子化を本格的に検討し始めました。

澤村氏：「請求書が電子化するなら納品書も同じタイミングで」ということで、同時にシステムの導入を検討することになりました。いくつかのサービスを検討する中で、コスト面に加え、当社の膨大な量の納品書件数でも対応してもらえるところが、ナビエクスプレスを選んだ決め手になりました。

― ナビエクスプレスの導入はスムーズに進みましたか？

笹川氏：システムに関して無知に等しかったので、導入にあたって仕様を決めるときにはこちらの要望をうまく伝えられるか少し不安でした。当社は同じ取引先でも、請求書と納品書の送り先が異なるケースなどがあり、マスタ管理がとても複雑なためです。しかし担当者の方がうまく汲み取ってくださったおかげで、設定もスムーズに完了しました。導入した現在も問題なく使用することができています。

― 現在、どのようにナビエクスプレスを利用されているのでしょうか。

笹川氏：納品書・請求書ともに2023年9月からナビエクスプレスの導入を開始しました。請求書についてはお客様の締め日ごとに請求書のPDFをアップロードして配信しています。お客様が指定する請求書での対応が必要なところは手作業で郵送していますが、もともと委託していた郵送分の請求書は、約80～90％を電子化することができました。

澤村氏：現在は、1日約1,500件ほどの納品書を発行し、PDFでアップロードしています。電子化できているのは全体の80％くらいです。インターネット環境がないお客様や電子化の対応が難しいお客様に対しては、私が一人で納品書の郵送作業を行っています。作業量としては毎日およそ1時間程度です。

業務委託をやめたことで、大幅なコストカットを実現
顧客との請求書・納品書のやりとりもスピードアップ

― ナビエクスプレス導入後、どのような効果がありましたか？

笹川氏：最も効果を実感できたのはやはりコスト面です。これまで業務委託の費用だけでなく、郵送代にもかなりのコストがかかっていましたが、ナビエクスプレスを導入したことで90％近くカットすることができました。請求書に関しては、導入後にお客様から「郵送よりも早くかつ確実に受け取ることができてありがたい」というお言葉もいただいています。

澤村氏：これまで業務委託をしていた分、社内で郵送する業務が発生するようになったものの、今のところ私一人で対応できており、コスト面での大幅なカットになっています。お客様から「納品書を先にFAXで送ってほしい」と言われることもなくなりましたね。

またお客様の中には、期日までに納品書が届かないと検収をあげられない企業もあります。そのため、特にスピーディーで確実な対応が求められる年度末や大型連休の前などは、納品書がすぐ届かない可能性があると、発注そのものをストップされることもありました。しかし納品書を電子化してすぐに受け取ってもらえるようになったことで、発注が止まることもなくなりました。

― 最後に、今後の展望についてお聞かせください。

笹川氏：ナビエクスプレスを導入してまだ半年ほどしか経ってないこともあり、取引する頻度が少ないお客様などには、まだまだ周知が必要だと感じています。今後も営業とうまく連携しながら、電子化をさらに進めて作業効率アップにつなげていきたいです。