【製造業・メーカーの納品書、請求書電子化事例】
月に2万通の医療用品の納品書を
電子化することに成功
株式会社ファーストレイト様
【製造業・メーカーの納品書、請求書電子化事例】
株式会社ファーストレイト様
全国トップクラスの販売シェアを誇る医療用マスクや手袋を中心に、医療用品・介護用品の企画・販売を幅広く行っている株式会社ファーストレイト様。2020年以降のコロナ禍の影響で感染予防用品の受注が増加し、従来の納品書・請求書の発行業務が急増。納品書だけで毎月約2万通発行しなければならず、スタッフの日常業務を圧迫していたといいます。当時の課題やナビエクスプレス導入後の効果について、代表取締役の長谷川氏にお聞きしました。
― はじめに、貴社の事業内容について教えてください。
長谷川氏：当社は、マスクや手袋などの感染予防用の消耗品、サポーターや杖などの医療・介護用品の販売を行っています。自社でマーケティングを行い、商品を企画し、委託生産したものを全国の医療機関や福祉施設、飲食・小売チェーン、BtoCの通販会社などに供給しています。従来、手袋が当社の代表商品でしたが、2020年以降のコロナ禍で感染予防用品全般の受注が急増し、現在の取引先数は約750社にのぼります。群馬県太田市に本社を構えており、県内に4拠点の物流センターがあります。
― 貴社の請求書と納品書発行業務にはどのような課題があったのでしょうか？
長谷川氏：商品の受注は本社で行っており、営業アシスタントが納品書や請求書などの発行・発送作業を兼務していました。納品書だけで月間約2万通も発行しており、毎日５～7名のスタッフで印刷から仕分け、宛先のチェック、封入、郵便局に持ち込む作業まで分担していました。発送作業では、誤発送を防ぐために伝票の仕分け後に再確認するスタッフを追加で投入するなど、大変な労力と時間を要していました。しかし、それでも人的ミスを完全に防ぐことはできず、年に数回、誤発送が生じてしまう状況でした。
また最近では、郵便の遅延もたびたび生じており、お客様にとって多大なストレスとなっていました。お客様としては、月末までに発注した商品は「同月内処理をしたい」といったご意見が多かったのですが、郵便遅延伝票が届かないため、不可能な状況でありました。
― 帳票電子化の導入を検討した経緯について教えてください。
長谷川氏：ちょうど当社の販売管理システムに諸問題があって、リプレースを検討していました。せっかくリプレースをするので、それに合わせて請求書・納品書の電子化も進めていこうと考えました。インボイス制度や電子データ保存義務化への対応も含め、書類の電子化に踏み切ることの必要性を強く感じていましたので、複数の帳票電子化サービスを比較検討することにしました。
― ナビエクスプレス導入の決め手は何だったのですか？
長谷川氏：比較した4社の中で、まず、圧倒的なコストパフォーマンスの良さが魅力的でした。ナビエクスプレスは導入時のシステム構築が必要ですが、毎月発行しなければいけない膨大な帳票数から1件あたりのコストに換算すると非常に安く、初期投資分もすぐに回収できることが分かりました。
また、この業界では納品書送付をクラウドで行っている企業がまだ少なく、メール添付で送っている企業もあります。しかしコンピュータウィルスの感染リスクを考えると、メールの添付ファイルを開けるのに躊躇しますよね。ナビエクスプレスは、お客様自身が帳票システムにログインして納品書を取得できるので、安全性に対する安心が大きかったです。
さらに、営業窓口のレスポンスの早さと技術チームによるサポート体制がしっかりしている点も大きな安心感となり、検討開始から2か月以内で導入を決めました。
今回、ナビエクスプレスを導入し、当社の販売管理システムから出力されるCSVデータを元に配信帳票を作成する仕組みを構築しました。販売管理システムとナビエクスプレスの技術チームが密に連絡を取り合ったおかげで、この連携インターフェースもスムーズに決まり、負荷少なく構築することができました。
― 現在のご活用状況を教えてください。
長谷川氏：2022年8月から運用開始し、現在はナビエクスプレスを通して取引先に納品書と請求書を電子配信しています。納品書は、PDFと明細データが記載されたCSVを同時配信しており、商品の出荷状況の通知にも役立っています。
― 請求書・納品書の電子化について、お取引先の反応はいかがでしたか？
長谷川氏：お客様には、ナビエクスプレス導入開始の2か月前から電子化移行とシステムへのご登録の案内をメールで行いました。開始2週間前のご登録率は30％程度でしたが、結果的に1件以外すべての取引先にご登録いただきました。このコロナ禍の状況下、お客様としては商品確保が急務となり、そのために登録に前向きであったためものと考えます。初めてお取引するお客様には、メールアドレスの誤入力でご登録の案内が届かないこともありましたが、すぐに修正対応ができたので、お客様もスムーズに受領することができました。
― ナビエクスプレス導入後、どのような効果がありましたか？
長谷川氏：紙の帳票発行と郵送にかかっていた人件費や通信費、印刷代など諸々の経費を合わせて、月間約170～180万円の経費削減となりました。ナビエクスプレス導入前は、担当スタッフが毎日この業務を行っていたため、特に人件費の削減が大きかったです。当社のように伝票の発行枚数が多い会社にとっては効果絶大でした。
それから、導入前は商品の受注をFAX等で行っており、出荷の連絡をFAXで返信していましたが、いまはナビエクスプレスで納品書の発行とあわせて出荷状況も通知できるため、FAX送信作業が必要なくなりました。納品書を発行すると即日で届くため、最初のうちはお客様から「納品書が先に来ていて、商品がまだ届かない」などの声もいただきましたが、いまでは商品がきちんと発送された証として受け止めていただいています。
― 現場スタッフの反応はいかがでしたか？
長谷川氏：導入直後は、クリック一つで納品書がお客様に届くことに疑心暗鬼でしたが、使いだしたら、それまで3時間以上かかっていた作業がなくなってストレスが解消されたようです。また帳票業務が大幅に削減できた分、ほかの業務に充てる時間ができ、明日以降の業務に必要なものを先読みしながら、余裕を持って準備できるようになりました。
― ナビエクスプレスへのご要望はありますか？
長谷川氏：夢物語のようですが、この業界であらゆる帳票のCSVが標準化されていくと面白くなると思っています。現状、企業ごとに異なる販売管理システムに合わせたCSVのフォーマットが必要となりますが、この互換ができれば業界全体で受注・発注業務がスムーズになり、事業規模の大小に関わらず、この業界の人手不足解消につながると思います。ナビエクスプレスがスタンダードになっていけば、医療用品業界がさらに発展するのではないかと期待しています。
2002年創業。群馬県を拠点に、手袋やマスク、サポーター、杖などの医療用品・介護用品の輸入・販売を行う。全国の医療機関や福祉施設を中心に、包装資材、食品加工用の用途でも使用されており、サプライチェーンとの取引も多数。
