1カ月3,000件あった請求書の
郵送業務が月120件に！

5つの事業部から成る、総合ヘルステック企業

― まずは貴社の概要や特徴についてお聞かせください

当社は、海外に本社を置くグローバル企業の日本法人です。全世界100カ国以上に展開しており、日本では、電気シェーバーや電動ハブラシ、美顔器などのコンシューマー製品でおなじみかと思います。ところが実は、日本法人の売上の9割以上はヘルスケアと呼ばれる医療機器の製品が占めているんですよね。近年は、医療機器を販売するだけでなく、ヘルスケアとデジタル技術を融合させて人々の健康的な活動をサポートする「ヘルステック企業」に成長することを目指し事業を展開しています。

― 具体的にどのようなサービスを提供しているのでしょうか？

例えば、病院向けに、電子カルテ、在庫情報、支払い情報などを一元管理するプラットフォームを提供したり、データを利用したシステム改善を提案したり、コンシューマー製品で得た情報を活かして健康管理を行う仕組みを開発したりと、治療だけではなく、予防や業務改善などを含めた総合的なヘルスケアソリューションを提供しています。

― こうした幅広い事業を、5つの事業領域で行っているところも特徴だとお聞きしました。5つの事業領域とは、どのようなものなのでしょうか？

MRIやCTスキャンといった大型機械を扱う部署、血管造影装置などの大型機械と付随する消耗品を扱う部署、心電図を投影するモニターなどを扱う部署、人工呼吸器などを扱う部署、コンシューマー製品を扱う部署、この5つが、当社の事業領域です。

これらの事業領域や関連する事業部は、もともと当社にあったわけではではなく、いろいろな会社が集まって、だんだんと増えて行きました。5つの事業領域があるからこそヘルステック企業として幅広いサービスが提供できているわけなのですが、一方で、5つの事業領域の業務プロセスやシステムがバラバラであるという課題にも悩まされておりまして……。それで、まずは請求書に関する業務システムを統一し標準化しようということで、ナビエクスプレスを導入したのです。

月3000件の請求書郵送業務が120件に！
作業時間は月60時間、コストは94％削減できた

― ナビエクスプレスを選ばれた理由について教えてください。

もっとも大きな決め手になったのが実績です。医療業界で多く導入されており、当社の取引先も、多くがナビエクスプレスを利用しています。お客さまにとってもなじみがあるソリューションということで、とても導入しやすいなと感じました。

もうひとつのポイントが柔軟性ですね。すべてを電子化するのではなく、お客さまに合わせて、電子・紙を柔軟に使い分けることができ、また、請求書に表示させる項目やデザインについても比較的自由にカスタマイズすることができました。

― 実際に導入してみて、どのような変化がありましたか？

私が所属している部署では消耗品を扱っているということもありまして、ナビエクスプレスの導入前は、毎日、300件ほどの出荷や請求処理業務が発生していました。受発注システムにデータを取り込んで印刷すると、それだけで2～3時間かかってしまい、そこから間違いがないよう目視で確認しながら封入封函業務を行うと、さらに1～2時間かかってしまう。平均すると1日4時間程度、請求書の処理や郵送業務に時間を費やしていました。

これらの業務は外部に委託をしていたのですが、そのコストが月80万ぐらいかかっていたという状況です。委託費、郵送代などを含む全体のコストで言うと、月120万ぐらいかかっていました。

こうした負荷が、ナビエクスプレスを導入したことでダイナミックに軽減されました。月に約3000件あった請求書の出力・郵送業務が、月120件ほどに。発送にかかる時間も月60時間削減でき、郵送コストや人員コストに至っては、実に94％削減ができています。インパクトのある効果がガツンと出て、みんなで喜んでいるんですよ。単に業務負荷が減っただけでなく、テレワークが可能になった、誤配送などのミスがなくなったなど、さまざまなメリットがあり、とても大きな導入効果を実感しているところです。

メールアドレスの収集代行や、登録のフォローアップがあった点も嬉しい
導入を機に業務標準化ができことも大きな成果

― 他に、導入してみてよかったと感じる点はありますか？

導入前の話になるのですが、NTTコム オンラインさんが、当社取引先のメールアドレス情報を収集してくださったのは有難かったです。コールセンターを立てて、フォローアップのコールや、お客さまの登録サポートまでしてくださって……。また、現在は、紙の請求書を郵送する業務も、一部の部署で代行していただいています。システムの開発と並行してこれらの周辺業務も請け負ってくださり、そのおかげで、スムーズにかつスピーディに導入と運用が進んだと感じます。

もうひとつ、非常によかったと感じているのが、業務の標準化ができたところです。これまでは、「事業部が異なるから業務プロセスにバラつきがあるのは仕方がない」「バックグラウンドが違うのだから業務が異なるのは当然だよね」という空気があったのですが、ナビエクスプレスの導入をきっかけにして見直すことができました。無駄を洗い出し、プロセスを改善する、とてもよい機会になったと思います。

― 社員の方やお客さまからはどのような声が上がっていますか？

導入前はやり方を変えることや標準化することに懐疑的な社員もいたのですが、そういった社員からも「業務の標準化できたことで仕事がやりやすくなった」という声を多く聞いています。

お客さまからは「テレワーク中なので、紙の請求書を確認するために出社する必要がなくなり助かった」という声をいただいています。ほかに、「CSVでデータをもらえるのが嬉しい」という声も多いですね。請求書はPDFでお送りしているのですが、同時にCSVデータを送るということもしておりまして……。これがかなり好評のようで、「いちいちPDFから数字を抜き出さなくても照合作業ができるようになった」「Excel上で確認できるのでかなり助かる」というお声をたくさんいただいています。

― 最後に、今後の活用の展望についてお聞かせください。

一部の部署では既に90％以上の請求書が電子化できていますが、事業部によってはまだまだ紙の請求書のほうが多いというところもありますので、引き続き、浸透を図っていきたいと思っています。ゆくゆくは請求書だけでなく、ほかの書類も電子化したいですね。

電子化のメリットは、なんといってもすべての情報がデータ化されるというところです。CSVデータの配信がお客さまから好評だったように、お客さまにとってのメリットも大きいと感じています。今後は、請求書をはじめとするさまざまな帳票類のデータを活用して、お客さまのセグメンテーションやニーズの開拓をしていきたいですね。請求書だけに留まらない活用を模索していきたいと思っています。

― 本日は貴重なお話をお聞かせくださり、ありがとうございました。