毎月8,000枚ある納品書の9割を電子化

業績の伸長に伴い、納品書発送業務のペーパーレス化が急務に

― はじめに、業務部の役割や業務内容について教えてください。

小宮山氏：当社は地域に根ざして製品やサービスの提供を行っており、全国48箇所に営業拠点を持っています。医療機器の商社・メーカーで、これほどきめ細かく拠点展開をしている企業は珍しいと思います。各拠点では販売事務に携わるスタッフが受注・出荷・納品・請求等の業務を行っています。

― 当時、業務部にはどのような課題があったのでしょうか？

平野氏：まず大きな課題として、“ペーパーレス化の遅れ”が挙げられます。当社が取り扱う製品の大部分は掛け売りになるため、月末等の締め後にまとめてお客様に合計請求書を発送しています。この業務は本社から一括で行っていましたが大きな業務負荷がかかっていたので、すでにアウトソース化を実施していました。一方、日々発生する納品書は各拠点から発送していたため、業務負荷は認識していたものの、業務が分散されていることもあって従来からの業務を継続して行っていました。

しかし、自社製品の成長に加えて2019年に導入した新製品が好評で、販売量・物流量ともに大幅な伸長がありました。その結果、各拠点の納品書等の発送業務にさらなる負担がかかっている状況があり、全面的なペーパーレス化に舵を切る必要があると考えました。

村上氏：紙の枚数で言えば約8,000枚を封入し、件数にすると約4,000通を毎月発送していたので、「印刷・仕分け・封入封緘」という郵送作業に時間を要していました。また、複数の営業所とお取引いただいているお客様には複数拠点から納品書が届いていたので、お客様にも管理のご負担をかけてしまっている状況でした。

― そのような課題がある中で、ナビエクスプレスをお選びいただいた理由を教えていただけますか？

平野氏：4社ほど候補に挙がりましたが、その中でもナビエクスプレスは医療機器業界で最も多く導入されているサービスでした。当社としては一気にペーパーレス化を推進していきたいと考えていたので、いかに効率良く導入し、早期に成果につなげられるかという観点でナビエクスプレスが最適な選択肢でした。

村上氏：事前に取引先のナビエクスプレス導入状況を調べていただいたところ、その時点で利用率が8割ほどでした。取引先にとっても、複数のサービスを併用するよりは一つにまとめられたほうが便利だと思いましたので、決定にはそれほど多くの時間を要しませんでした。

経費と業務負荷を大幅カット！
取引先情報を一元管理し、バックオフィスのDX化も実現

― 電子化への移行はスムーズに進みましたか？

村上氏：やはり多くの取引先が導入済みだったこともあり、スピード感を持って移行を進めることができました。一部、納品書と請求書の送付先がそれぞれ異なるお客様もいらっしゃいましたので、直接ご要望をお聞きして運用方法を調整しました。また、以前から営業所へのお問い合わせが多かった項目をあらかじめ配信するデータに記載することで、お客様にお問い合わせのための手間をおかけすることもなくなりました。

― 利用率はどのくらいになるのでしょうか？

小宮山氏：現時点で約９割の取引先への請求書・納品書の配信が電子化されています。

― ナビエクスプレス導入後、どのような効果がありましたか？

村上氏：まずコストに関しては、導入前の1/4まで経費を削減できました。毎月かかっていた印刷代や切手代、全国の拠点から発送する郵送代を大幅にカットできました。また、各営業所の発送業務を大きく削減できたことにより他の業務に割り当てられる時間が増え、業務の効率化にもつながっています。

平野氏：システム面では、基幹システムに取引先として登録している企業と、伝票の送付先が異なるケースもありますが、以前はそのような取引先と伝票の送付先の関係性がシステム上は不透明な部分もありました。ナビエクスプレスを導入したことで実務に対応しながら、取引先のマスタを一元管理できるようになり、より精度高く適切に情報を管理できるようになったと感じています。

― 導入されて1年以上が経ちますが、何か便利な使い方や工夫していることはありますか？

村上氏：納品書や合計請求書を自動で電子配信するだけでなく、手動で取引先にお知らせなどを配信できるので、請求書の運用に関するご案内などを紙ではなく電子で配信しています。

小宮山氏：医療機器は2年に1度、価格改定があります。その際、以前は案内文だけ本部で作成し、配布先や配布するタイミングは営業所に一任していました。ナビエクスプレスを導入したことで本部から一括配信できるようになったので、電子化している取引先に対しては同じタイミングで一度に情報をお伝えできるようになりました。

― 最後に、今後ナビエクスプレスをどのように活用していきたいか、展望を教えていただけますか？

平野氏：当社はAED（自動体外式除細動器）など、個人のお客様に販売する製品も取り扱っているのですが、その請求に関しては口座振替依頼書や振込のための請求書を郵送しているケースが多いので、BtoCのお客様に対しても電子化を進めていきたいと考えています。

村上氏：そうですね。また、販売代理店を介さずに直接お取引していただいている病院様の場合も、現状は紙でのやりとりが中心になっています。1件でも多く電子化を進めるためにも、今後は医療機関への配信についても取り組んでいきたいです。