月1,000件以上の請求書を電子化し、業務時間と負荷を軽減

同社の基幹システムでしか発行できなかった請求書。
受発注業務も立て込む中、月約1,000件もの発送業務に追われる日々

― まずは、貴社の事業についてお聞かせください。

三上氏：当社は、「輸液・栄養」「透析」「外科治療」「血液・細胞」の4つの領域を柱に、医療技術の進歩に貢献する多様な医療機器を製造しているメーカーです。機械卸様、医薬品卸様だけでなく、大規模な総合病院から小さな診療所まで直接お取引しています。

― 三上様が所属する受注センターの主な業務を教えてください。

三上氏：受注センターでは、社外的な窓口として受発注業務と、国内営業部の庶務的な業務を行っています。2013年10月に部署を立ち上げた当時から、納品書を社内のシステムを通じてメールでお送りするなど、業界でもいち早く電子化に対応しておりました。

― 納品書は早い段階から電子化していたのですね。そのような状況下で、なぜナビエクスプレスの導入を検討したのでしょうか。

三上氏：納品書をメールでお送りするように変えた時点で、お客様から「請求書」も同様に対応してくれないかというご要望をいただいたことがきっかけです。

請求書は、納品書と仕組みが異なり、弊社の基幹システムからしか印刷ができない特殊な仕様になっており、なかなか電子化がかないませんでした。そのため、当時は基幹システムを管理するシステム部門で請求書を印刷して各営業所に送り、そこからお客様に発送するという流れで対応していたのです。

ですが、それではお客様へ送るまでに日にちがかかってしまうということで、全営業所の請求書を集約し、受注センターから郵送するという形式に変更しました。ただ、国内全ての請求書を送付するとなると結構な件数になりまして……。外部からの問い合わせを受けたり、受発注業務を行っているスタッフにとって、追加で請求書発送業務まで担当するというのは、大きな負荷となっていたのです。

― 当時、請求書類は毎月どのぐらいの件数を送付していたのでしょうか。

三上氏：月に1,000件以上はあったと思います。なかには、１社で300～400枚ほどにもなる会社様もあり、システム部門で印刷した請求書を受注センターに持ってくる際は台車いっぱいになっていたのを覚えています。さらに、請求書をお送りする月初めは受発注業務が立て込む時期でもありましたので、スタッフの残業時間も増えてしまうなど課題も多くありました。

医療業界での導入実績と
取引先のニーズにこたえるサービスに惹かれ導入。
請求書のフォーマット変更も柔軟にフォロー

― さまざまな電子帳票サービスがある中で、ナビエクスプレスを選んだ理由をお聞かせください。

三上氏：同じ医療業界のメーカー様が、ナビエクスプレスを利用して納品書と請求書を送付している様子を目にしたことが、ナビエクスプレスを知るきっかけだったと思います。医療業界で多く導入されていた実績もあり、他のサービスと比較検討することなく導入に至りました。また、請求明細のCSVデータを送付できるという点も魅力でした。その当時、請求明細のCSVデータが欲しいというお客様には営業所の事務員が個別で対応していたのですが、その負担も減らすことができるということで導入を決めました。

― 導入当時のNTTコム オンライン担当者のサポートについて、何か覚えていることはありますか？

三上氏：導入を機に請求書のフォーマット変更を検討することになったのですが、新フォーマット作成の際にはお世話になりました。当時使用していた請求書明細部分の欄が細く、お客様から「何が書いてあるのか見えにくい」という声をいただいていました。そこで、明細の一行一行の間を広く、見やすくしてほしいとオーダーしました。

また、当時弊社の請求書は白黒印刷のみで、社印も黒のまま印刷されてしまう仕様でした。なかには「社印は朱印でないとNG」というお客様もいらっしゃいましたので、朱印を捺印する作業が発生し、スタッフの手間となっていたのです。ですので、導入時には社印も朱印に変更いただきました。

NTTコム オンラインの営業担当の方には、こうした請求書フォーマット変更に関しても親身に相談に乗っていただき感謝しています。請求書が見えにくいという課題の改善やスタッフの負荷軽減につなげることもでき、とてもよかったと思います。

請求書発行業務のリードタイムを1/2に短縮！
送付ミスもなくなり、業務効率化につながった。

― 現在の活用状況を教えてください。

三上氏：現在は、請求書と請求明細の電子化、企業様によっては請求明細のCSVデータを合わせて配信しています。電子化の割合としては8割程度。弊社のお取引先のなかには小さな開業医様もいらっしゃいますので、今まで通り郵送やFAXでほしいというところも少なくありません。ナビエクスプレスはFAXでの送付も可能ですので、取引先のニーズに合わせてお送りできるのはうれしいポイントですね。

― ナビエクスプレス導入後の効果について教えてください。

三上氏：請求書作成から発行までの時間を削減することができ、大きなメリットを感じています。以前は、4人で分担して発送業務を行っていたのですが、作業に1時間ほど時間がかかっていました。それが導入後は、2人で半分以下の時間で終わるようになったのです。請求書発行業務のリードタイムを削減することができたおかげで、スタッフが受発注業務に十分時間を割けるようになりました。

また、送付ミスもなくなりました。受注センターで発送業務を集約するようになった際、誤った明細書を封入してしまうという間違いもありました。そこで、自動化することで人的ミスを防ぎ、誤発送することなくお届けできるのは安心材料にもなっています。

― ナビエクスプレスのサービスをどういった会社におすすめしたいですか？

三上氏：やはり、請求明細書の枚数が多くなる企業様には、ぜひおすすめしたいですね。ナビエクスプレスを活用することで、作業にかかる労力や郵送費、紙代などの削減につながると思います。

現在ナビエクスプレスを使い続けて約５年になりますが、いまや弊社にとっては無くてはならない存在となっています。まだ2割ほど、請求書の郵送をご希望するお客様がいらっしゃいますが、定期的に電子化の案内をお送りすることで電子発行の割合を上げ、さらなる業務効率化を実現したいと思います。