毎月2万件以上の請求書発行業務を電子化｜利用事例 - ナビエクスプレス電子帳票

毎月2万件以上の請求書発行業務を電子化。
作業工数の大幅な削減に成功！

クラレグループの専門商社として、繊維素材や繊維製品、樹脂、化学品など多岐にわたる高付加価値製品を国内外に展開するクラレトレーディング株式会社。「世のため人のため、他人（ひと）のやれないことをやる」というグループの企業理念のもと、人工皮革〈クラリーノ^®〉をはじめとする高品質な製品の数々を生み出し、企業や私たちの生活を支え続けています。同社は取引先に発行する請求書の電子化を目指し、2021年にナビエクスプレスを導入しました。当時の課題や導入後の効果について、同社システムグループにお話を伺いました。

毎月2〜3万枚、1日あたり700〜1000枚の請求書を手作業で発行。
コストと工数に慢性的な負荷がかかっていた

― はじめに、貴社の事業内容とシステムグループの役割について教えてください。

当社はクラレグループの幅広い高機能素材の販売に加え、加工による更なる高付加価値商品をお客様にお届けするメーカー系商社です。1964年にクラレが開発した世界初の人工皮革〈クラリーノ^®〉はランドセルや手袋、スポーツ用品などに使われているほか、食料品のパッケージや液晶画面に用いる高機能フィルム、車の燃料タンクに使われる樹脂など、さまざまな素材を扱っています。その中でシステムグループは、社内のシステム全般を管理するとともに、業務効率化を推進する役割を担っています。

― 当時、貴社の請求書発行業務にはどのような課題があったのでしょうか？

当社では月間2〜3万枚、1日あたり700〜1000枚程度の請求書発行業務が発生しています。通常のプリンターでは作業が追い付かないため、10年以上前から高速処理できる特殊なプリンターを導入し、業務効率化に取り組んでいました。体制としては印刷作業を2名で行い、仕分けした請求書を70の部署に配布し、お客様への発送作業は各部署の数名の担当者で行います。しかし、件数自体が膨大なので午前中は請求書発行業務にかかりきりになってしまう社員もいて、発送漏れや再発行などのイレギュラー対応も負担になっていました。

さらに、コロナ禍で出社率を下げる必要がある中、請求書はオフィスでしか発行できないので業務に遅延が生じてしまい、請求書発行業務のためだけに逆に出社率が上がってしまうというジレンマを抱えていたので、在宅勤務を維持しながらお客様に素早く請求書をお届けする手段として請求書の電子化を検討していました。

― ナビエクスプレス導入にあたって、他のサービスとの比較はされましたか？

はい、他社も含めて幅広く検討いたしました。選定時に重視したポイントは、スピード感とコスト感の二つ。決裁が下りてから数ヶ月後には導入したかったので、そのスピード感で対応していただけるかという点と、大量送信できることはもちろん、コストが大きくなると導入する意味がないので、大量送信を実現しながらコストも抑えられる点をクリアする必要がありました。

ナビエクスプレスは二つのポイントを押さえている上に、導入企業の業界の幅広さやネームバリューも含めて、安心して利用できると感じたため、今回選ばせていただきました。

7000社のうち9割以上のお客様が電子化に移行。
請求書発行業務に関わっていた社員の工数を大幅削減！

― ナビエクスプレスをどのように活用されているのでしょうか？

当社では、数百枚の請求書が1つのPDFにまとめて発行されるシステムを採用しているので、それをプログラムでお客様ごとに分割し、ネーミングしたファイルをナビエクスプレスにアップロードしています。そこから個別配信を自動化してもらっています。

― ナビエクスプレス導入後、どのような効果がありましたか？

基本的に電子化できた請求書に関しては手作業が不要になったので、印刷をしていた2名にかかっていた工数と、70の部署で各担当者が発送業務に費やしていた工数は大幅に削減できました。

― 社員の方々の反応はいかがでしたか？

作業自体がほぼなくなったので、「楽になった」「他の業務に時間を充てられる」と喜んでいます。実際、事務職員の残業時間を削減することができました。発送漏れなどの人的ミスがなくなったことも負荷削減につながっています。

また、お客様が請求書を紛失されるなど、何かしらの理由で請求書を再発行するケースがあるのですが、電子であれば再度ダウンロードしていただくだけで済むので、再発行業務のコストを減らすことができました。以前は再発行すると郵送の兼ね合いも含め1週間近く遅延が発生していたので、そのタイムロスが短縮されたことも大きなメリットの一つだと感じています。

― 請求書を電子化することについて、お客様からの反応はいかがでしたか？

実は以前からお客様に電子化の相談はしていたのですが、なかなかハードルが高いのが実情でした。しかし、コロナ禍をきっかけに電子化を前向きに捉えるお客様が増えたようで、今回の提案時は予想以上に受け入れてくださったと感じています。結果的に現在は、登録社数約7000社のうち9割以上のお客様に対して電子への切り替えが実現しています。

ちなみに、月100通程度は紙の請求書発行を継続しているのですが、その郵送代行業務もNTTコムオンラインさんに対応していただいています。

― 最後に、今後ナビエクスプレスをどのように活用していきたいか、展望を教えていただけますか？

私たちは請求書発行業務の完全自動化を目指しています。まだ特殊な請求書や一部の請求書は紙での対応が続いているのですが、理想としては専用プリンターを廃止できれば大幅なコスト削減にもつながると考えています。まずは、請求書に関する社内外からのお問い合わせを減らしたいので、そのための機能やユーザビリティの工夫をNTTコムオンラインさんに相談しながら進めていけると嬉しいです。最終的にはイレギュラー対応を除いて、私たちが手を動かす必要がない状態を実現すべく、今後も一緒に取り組んでいけることを期待しています。