月間約3,000通の納品書・請求書を
約9割電子化し、業務のシフトチェンジに成功

毎月約3,000通の納品書・請求書を手作業で発送していることが課題に。
グループ会社への導入実績から、ナビエクスプレス導入を決意

― はじめに、貴社の事業内容について教えてください。

岡田氏：当社はゴム及びプラスチック製品の製造・加工、販売を行うメーカーです。大きく分けて「ゴム・化成品事業」「フィルム・シート事業」「コンパウンド事業」の3事業を展開しています。当社で取り扱っている商品は、ホースやテントのシート、ゴム代替素材としてのセプトンコンパウンド「アーネストン®」などです。100年を超えるものづくりの実績とノウハウを活かし、多様化するニーズに合わせた商品をお届けしています。本社を含め、全国に5カ所の拠点があります。

― ナビエクスプレス導入前に、貴社が抱えていた課題を教えてください。

岡田氏：当社では、3事業合わせて約300社の代理店や商社とお取引しています。各拠点でそれぞれの事業を担当する顧客サービス係が、納品書や請求書をすべて紙で発行していました。納品書は毎月約2,500通。製品出荷時に発送していました。請求書は約500通を月4回に分けて発送。計3,000通程の納品書と請求書を発送するのに、印刷や封入作業を含めて毎月約160時間かかっていたのです。

私は経営企画のほかに、業務プロセス改善グループも兼務しています。現場の効率化を検討しているときに社員から「納品書と請求書の発送業務を改善したい」という声が上がってきて、改善に取りかかりました。

― ナビエクスプレスを導入したきっかけは何でしたか？

岡田氏：ちょうど電子帳票システムのサービス会社、数社に問い合わせをしていた時に、グループ会社であるクラレトレーディング株式会社がナビエクスプレスを導入したという情報を聞きました。話を聞いたところ、特殊なアップロード方法にも柔軟に対応していただいたり、丁寧に相談に乗っていただけたりと、サービス面が手厚いとうかがったのです。当社は長年、顧客サービスを強みとしており、新たなシステムを導入するにあたり取引先に迷惑がかからないことを第一に考えていました。ですので、質の高いサービスを提供いただけるというグループ会社からのお墨付きもあり、NTTコム オンラインさんにお願いしました。

ナビエクスプレス導入を機に、業務フローの見直しに着手。
気兼ねなく相談できるサポート体制も導入の手助けに

― ナビエクスプレスを導入するにあたり、取り組まれたことは？

岡田氏：普段、納品書や請求書の発行をしているのが顧客サービス係だったので、ナビエクスプレス導入にあたり、私自身も実際の細かな作業工程を確認することに。すると、二度手間になっている点や複雑化している点が見つかったため、作業の見直しとフローの整理をすることにしました。これまで製品出荷毎に納品書を発送していましたが、電子化を見越して発送のタイミングを社内全体で統一する、といった作業ルールを決めていきました。導入ギリギリまで時間をかけて調整したこと、導入後のあらゆる問い合わせ・トラブルを想定して専用ホットラインを設置したおかげで、導入後はスムーズに運用することができました。

私自身、電子帳簿システムについての知識を持ち合わせていなかったのですが、困ったときやわからないときはNTTコム オンラインさんに気兼ねなく相談することができ、とても頼りになりました。グループ会社全体で統一された規定に沿いながら、ナビエクスプレスでも利用できるデータにカスタマイズするなど、当社のシステムに合わせた解決策をご提案いただけたところも非常に助かりました。

― 現在、ナビエクスプレスをどのように活用されていますか？

岡田氏：2023年10月より納品書兼請求書の発行をスタートしました。翌年2月からは、経理業務の効率化を図るため、納品書兼請求書を月締めでまとめた合計計算書の電子化もスタート。現在では約９割電子化して運用しています。

― 現場スタッフの反応はいかがですか？

岡田氏：運用を開始した当初は、スタッフもシステムに慣れておらず、「誤って送信してしまわないか」と少し緊張しながらナビエクスプレスを操作していたようです。しかし、取引先から問い合わせがあった場合の専用ホットラインを別途設け、スタッフをフォローする体制を整えて運用を開始したので、特に問題なく配信を開始することができました。

社内でのフォローアップ体制もあり、今ではスタッフも慣れた様子で操作していますし、作業が簡単になったと喜ぶ声も聞いています。

毎月の作業時間が約160時間から約3時間に大幅削減！
生み出した時間で、やりがいのある仕事にシフトチェンジ

― ナビエクスプレス導入後の効果を教えてください。

岡田氏：導入後の効果は主に3つありました。

1つ目は、業務負担が軽減したことです。導入前に毎月約160時間かかっていた納品書と請求書の作業時間が、約3時間に減りました。

2つ目は、コストの削減です。納品書と請求書の紙代や発送料、封筒代などの経費がなくなり、約160時間にかかる人件費も軽減しました。ナビエクスプレスの導入費を換算しても大幅な削減になっています。

3つ目は、業務時間の効率化です。実は、納品書と請求書の発送業務に時間をかけていたことで、顧客サービス係たちは本来の仕事である営業サポートに時間をかけられていなかったことも課題でした。帳票を電子化したことで営業サポートの時間が増え、業務時間の効率化が図られました。会社の生産性を高める活動に打ち込む等建設的な業務時間を確保でき、社員もやりがいを感じているようです。

― 最後に、ナビエクスプレスを活用しての今後の展望をお聞かせください。

岡田氏：現在、各拠点には約10名の顧客サービス係がいて、それぞれ担当分の納品書と請求書をアップロードしています。今後は作業するスタッフを1名に集約し、さらなる効率化を図りたいと考えております。今回の電子化はその第一歩。これを機に、ほかの業務も効率化による時間短縮を図り、生み出した時間でやりがいのある仕事にチャレンジできる組織体制を目指していきたいです。