基幹システムとの連携導入。
請求書のWeb配信で発送業務が減少

請求書の発送業務が集中する締日は、人海戦術でどうにか対応……
時間と手間、コストがかかる状況をなんとかしたい！

― まずは、貴社の事業についてお聞かせください。

杉原氏：衣料品や雑貨などの検品を行い、キズや汚れなどがあれば補修をして良品に仕上げるといった事業を行っています。検品から補修までをワンストップでできることも当社の強みです。また、国内で流通しているアパレル製品の約98％は海外で製造されています。そのため、中国や東南アジアにある縫製工場の近くには当社の検品工場を設置し、さまざまなお取引先様のご要望にお応えできるよう海外拠点の展開も積極的に行っています。

― 電子帳票システムを導入する前に抱えていた経理業務における課題を教えてください。

杉原氏：国内に10カ所、海外に20カ所の工場拠点があり、各拠点の経理業務はすべて本社にある総務部が担当しています。そのため締日になると請求書の発行が集中してしまい、まさに人海戦術で発送業務を行うという状況が続いていました。

後藤氏：請求書の発行件数でいうと月平均1,500～2,000件です。この請求書の印刷から捺印、折って封入をする発送業務をすべて手作業で行っていたので、とにかく時間と労力がかかっていました。とくに拠点数が多いホーチミンの請求書を担当すると、半日は発送業務に追われてしまいます。請求書のほかに支払い明細書も同封するのですが、間違って他社の支払い明細書を入れてしまうといったミスも月に2～3件は起こっていました。

杉原氏：このような状況を解決したいと考えていたなか、社内の基幹システムの刷新が行われることになり、このタイミングで電子帳票システムの導入も検討し始めました。

業務の効率化が図れることはもちろん、費用対効果の良さや
セキュリティ面の安心感も大きな決め手に！

― ナビエクスプレスを選んだ理由をお聞かせください。

杉原氏：電子帳票を導入するにあたっては、基幹システムで発行した請求書を外部サービスである電子帳票システムと連携させWeb配信をしたいと考えていました。そこで、基幹システムの刷新を担当してくださった三菱電機ITソリューションズの川原様に相談したところ、ご提案をいただいたのがナビエクスプレスでした。

三菱電機ITソリューションズ 川原氏：杉原様からは、請求書の発送業務が大変というお話は以前から伺っていました。ですので、まずは業務改善にフォーカスを当て電子帳票システムを探し、他社のサービスも含め比較検討させていただいたのです。その結果、現行の業務の効率化はもちろん、ランニングコストやイニシャルコストも他に比べ安価だったことからナビエクスプレスが一番良いのではないかと思い、ご提案させていただきました。また、弊社の基幹システムとの連携という部分でも、以前にNTTコミュニケーションズが提供している別のサービス（クラウド型インターネットFAX「BizFaxスマートキャスト」）を使った事例もありましたので、同じグループ会社であるNTTコム オンラインさんが提供するサービスなら安心という気持ちもありました。

杉原氏：業務の効率化や費用対効果という面も大きな決め手ではありましたが、セキュリティ面も重要でした。実際に導入決定後、お取引先様にWeb配信への切り替えをお願いするなかで、セキュリティ面を心配する問い合わせが来たこともありました。そこでNTTコム オンラインさんが作成した資料を確認してもらったところ、「仕様上問題ない」と判断していただきWeb配信に移行してくださったお客様もありました。やはりお取引先様にも安心して使ってもらえるということも大切なポイントだと思います。

― 川原様にお聞きしますが、ナビエクスプレスのシステムと基幹システムを連携する際に何か困ったことはありましたか？

三菱電機ITソリューションズ 川原氏：NTTコム オンラインさんの営業担当の方と、システムの仕様の確認など綿密にやりとりすることができたので、基幹システムとの連携はスムーズに行うことができました。

Web配信に移行したお取引先様からもうれしい声が！
普及率を上げて、さらなる社員の業務軽減につなげていきたい

― ナビエクスプレスの運用が始まったのが2022年12月とのことですが、現在の活用状況や利用してみての感想をお聞かせください。

杉原氏：現在は、月1,500～2,000件の請求書のうち300～400件ほどが電子化しています。実際にWeb配信に移行したお取引先様からは、「在宅勤務でも請求書を受け取ることができ、すぐに処理ができるので助かる」といったお声もいただいています。なかには、会社の仕組みとしては紙ベースであるものの、郵送だと届くまでに時間がかかるという理由から、担当者がWeb配信で請求書を受け取り、プリントアウトして社内の処理に回しているといったお取引先様もいらっしゃいます。

後藤氏：基幹システムで請求書を発行したら、あとは明細配信のボタンをクリックするだけで自動的に配信されるので、操作は本当に簡単です。電子化しているお取引先様はまだ全体の2割ほどなので、完全に印刷や発送業務がなくなったわけではありませんが、すべての請求書を紙で発行していたときに比べると、業務負担は軽減できていると感じています。当社ではお取引先様の締め日に合わせて請求書を発行しているのですが、偶然にも請求書を発行したすべてのお客様がWeb配信に移行している日があったのです。そのときは、印刷して封入する手作業を行うことなく、すぐに請求書の発行業務が完了して驚いたことがありました。発送業務がないだけで、こんなにラクなんだと実感しました。

杉原氏：現在は、営業担当からお取引先様へご案内したり、請求書の送付の際にWeb配信サービスに関する案内状を同封したりして、請求書の電子化への普及率向上を図っているところです。Web配信へ移行するお取引先様がどんどん増えていけば、印刷費や郵送費といったコスト面も大幅に削減できると期待しています。そして何より、社員が発送業務に追われることなく、本来の業務に集中できる環境を整えることは、会社にとっても、働く社員にとっても大きなプラスになるのではないかと感じています。