年間3万通以上の納品書を100％電子化

納品書の発送対応と受注業務対応が夕方に集中。
業務が煩雑になっている状況を改善したい！

― はじめに、部署の業務内容について教えてください。

弊社は医療機器を取り扱うメーカーです。ナビエクスプレスを活用している部署では、受注、手配、納品までの一連の対応のほか、在庫管理や製品欠品時の確認など、ロジスティクス的な視点での製品管理も担っています。

― ナビエクスプレスの導入前はどのような課題を抱えていたのでしょうか。

一番は、納品書の発送業務が煩雑になってしまっていることでした。件数が多いことに加え、発送作業をする時間と別業務が慌ただしくなるタイミングがどうしても重なってしまい、担当者の業務負荷が大きくなっていることに課題を感じていました。

弊社では納品書を発行するケースとしては大きく分けて2パターンあります。一つ目は製品をお客様へお届けするとき。納品書を同梱して送っています。二つ目は預託の売上をたてる時です。預託とは、病院や代理店に製品を預けておきご使用いただいた分だけ売り上げを立てさせていただくシステムで、代理店から弊社へ上がってきた製品の利用報告を確認し、納品書を発行するという流れです。

一つ目のパターンにおいては、納品書を同梱する際に間違った宛先に同梱してしまうミスが発生しており、改善の方策を模索していました。

一方、預託の売上の場合は出力した納品書を封入し、切手を貼って代理店へ郵送していました。この作業をする時間と、受注対応の時間が夕方に集中してしまっており、業務が煩雑になってしまうことに拍車をかけていました。この状況が続いており、何とか改善したいと思っていましたが、どうしたらよいものかと悩んでいたのです。

関係代理店の約95％がNTTコム オンラインと取引済み！
圧倒的な実績の多さが決め手になった

― そのような状況を打破するため、2022年にナビエクスプレスを導入されています。経緯を教えてください。

大きな契機となったのは、新型コロナの感染拡大です。弊社でもリモートワークが主流となってきており、社内で仕事の進め方を根本的に見直そうという流れが生じていました。これはチャンスだと感じ、納品書の発送業務の改善に乗り出したのです。

システムを検討する中で、コロナ禍になる約半年前にNTTコム オンラインの担当の方から「納品書や請求書を電子化し、自動送信できるシステムがある」とプレゼンしていただいたことを思い出しました。現在、当部署が困っていることなどをお伝えしご相談したところ、煩雑な業務の解消やコストの削減など、自動送付のメリットについて教えていただきました。複数社で比較検討しましたが、結果的にナビエクスプレスの導入を決意しました。

― ナビエクスプレスをお選びいただいた決め手はどこにあったのでしょうか。

NTTコム オンラインがお取引をしている医療系の代理店が非常に多かったことは大きな決め手になったと思います。いただいた代理店のリストで突合せ作業を行ったところ、弊社がお取引している代理店のうち、約95％がすでにNTTコム オンラインとお取引をしている状況でした。

そのため、NTTコム オンラインがすでに代理店のメールアドレスなどの情報を多く保有しており、新たにアカウントを登録していただいたり、メールアドレスを確認する必要がなかったのです。その分、スピード感をもって導入から運用に至るまで対応できると感じました。また、これだけの実績をお持ちであることは、弊社が取引している代理店にとっても安心材料のひとつになるのではと思いましたね。

業務負担が軽減され、発送ミスは0に！
工数を削減し生まれた時間で新たな業務課題の解決につなげたい

― ナビエクスプレスの活用状況をお聞かせください。

現在は、発行している納品書は全て電子化し、自動配信しています。導入当初、2週間ほどは代理店から「今までの納品書と見た目が異なるのでは」などのご質問を数件いただきましたが、現在は特にお問い合わせはありません。大きな問題も生じていませんし、納品書の電子化に関してお断りを受けたところもなく、100％実施できています。

― 導入後、部署内で感じている効果を教えてください。

まずは、納品書の発送対応を行っていた担当者の業務負担軽減を実現できたことです。受注業務と重なっていた夕方の忙しい時間帯に、出力、封入、郵送といった発送業務が全てなくなったことは非常に大きいですね。郵送費、人件費の削減にも通じていますし、手が空いた分、受注作業に集中して取り組めたり、その他の仕事に手を回せるなどのメリットも感じています。

また、納品書の送付ミスもなくなりました。納品書を同梱する際に間違った宛先に同梱してしまうミスが発生しており、なんとかこうしたミスを撲滅しなければならないと考えていました。とはいえ、製品や納品書の発送数も多く 、マンパワーではこうしたミスをなくすことにも限界があるのかもしれないと感じていました。

ナビエクスプレスなら、システムに登録されているデータが正しければ誤送信の心配もなく、自動で納品書を送付してくれます。実際、導入してからこれまで、送付ミスは一度も発生していません。こうしたミスを心配することもなくなり、心理的な面でも大きなメリットがあったと感じています。

― 最後に、ナビエクスプレスを活用しての今後の展望をお聞かせください。

重い腰を上げて業務改善に取り組みましたが、実際に導入をしてみるとメリットを感じることばかりでした。コスト面でも、ランニングコストを考えればコストアップになったわけではなく、マンパワーに頼っている企業さんにとっても検討の価値があるサービスなのではと感じています。

今後は、よりスムーズに納品書対応ができるように社内環境を整えていきたいと思います。現在、代理店からの「CSV形式で納品書データを送ってほしい」といったご要望の対応に、やや時間がかかっている状況です。今はまだ数件ですが、2023年の10月からはインボイス制度も始まりますし、今後、納品書の形態に関するお問い合わせが増えることも想定して、システムの追加なども検討していく必要があると感じています。また、発送業務の工数を削減できた時間を使って、新たな課題の発見や改善を推進し、業務の効率化や質の向上も実現していきたいです。