毎月700件ほど発送していた請求書の
約98％を電子化

発送業務にかかる時間を大幅短縮、約1日から数時間に
郵送遅延などの問題も解決し、問い合わせ件数も減少

― まずは、部署の業務内容についてお聞かせください。

当社は医療機器メーカーです。今回ナビエクスプレスを導入した部署では、請求書発行を含む売掛金管理を担当しています。

― 電子帳票システムを導入する前に抱えていた課題を教えてください。

当社では毎月、複数の法人の月次請求書約700件を紙面に印刷し、郵送していました。そんな中、当社が抱えていた課題は主に3つありました。

1つ目の課題は、コロナ禍でも出社での対応が必須だったことです。重ねて、お客様からも電子で請求書発行してほしいと多くのご要望をいただいておりました。

2つ目の課題は、請求書郵送後のフォローです。全国各地に請求書を発送するため、送付先によっては配送遅延や未着が起こり、問い合わせをいただくことが少なからずありました。

そういった場合には、再送したりメールで請求書データを送付するといった個別対応が必要でした。
また、「すぐに請求書が欲しい」というお客様にはFAXやPDFを送付していました。

3つ目の課題は、請求書発送業務の負担軽減です。請求書発行は5名体制で出社して行っていました。朝から請求書の印刷をはじめ、午後には請求内容のダブルチェックをしてから、封入・郵送していました。

以上のような課題を改善するために、請求書の電子化に向けて動くことになりました。既に納品書での導入実績があり、そちらと揃える形でナビエクスプレスを使用することにしました。

お客様へのご案内からデータアップロードまで
NTTコム オンラインと連携して解決へ

― ナビエクスプレスを運用するにあたり、どのような取り組みをされたのでしょうか？

当社では、各法人の基幹システムから出力したCSVなどのローデータを読み込ませ、法人間共通の請求書を自動発行し、お客様に配信するといった運用を考えていました。

まずはファイル形式がそれぞれ異なるデータの読み込みや請求内容の反映が、正常に行われているかといった検証を何度も行う必要がありました。その都度NTTコム オンラインさんにも確認と調整をいただいたので、導入後はスムーズな請求書発行が行えています。

次に、請求書のフォーマット調整です。グループ共通の請求書フォーマットについては、NTTコム オンラインさんに要望を伝えて、デザインしていただきました。各法人で使用している基幹システムごとに、請求書のデザインを改修するのは非常に手間がかかることでした。そのため、ナビエクスプレス上でのデザイン変更であれば、NTTコム オンラインさん側で調整いただけたので助かりました。
加えて、インボイス制度を踏まえたフォーマットのご提案をいただいたので、適格請求書の発行にも対応できています。

これ以外にも、お客様へのお知らせや情報収集をNTTコム オンラインさんにサポートいただきました。
我々だけでは700件のお客様への対応はリソース的に難しい状況でしたが、NTTコム オンラインさんにご相談したところ、案内及び情報回収代行のサービスをご提案いただき、こちらを使用することにしました。郵送でのご案内、電話でのフォロー、タイムリーに回収結果の共有を行ってくださり、結果として98%のお客様にナビエクスプレスをご使用いただくことに成功しました。

当社特有の事情もあり、調整が大変な部分もありました。しかし、その都度NTTコム オンラインさんと連携して対応したので、無事に運用を開始することができました。

98%のお客様に対して電子請求書に移行
スムーズかつ確実な請求書発行と配信後の適切なフォローも可能となった

― ナビエクスプレス導入後の、請求書の電子化の割合はいかがでしょうか？

当社は販売代理店様と病院様がお客様です。そのうち、代理店様とのお取引が、全体の約98％を占めています。代理店様宛の請求書については、先述の代行サービスを利用した結果、100％電子化することができました。

当社がナビエクスプレスを導入したのは2023年1月。社会情勢的に電子化が進んでいたこともあり、ほとんどの代理店様においてスムーズに電子化に移行することができました。

― 請求書の発送業務について、電子化したことでの変化はありましたか？

これまで5名体制で1日がかりで行っていた発送作業は、2,3名が2時間程度で行えるようになりました。

出社が難しい状況になっても、リモートで発行作業が行えるようになったのもよいところですね。

加えて、請求書をすぐにお届けできるようなりました。お客様の開封状況をナビエクスプレス上で確認できるので、郵送していた時よりもお客様へのフォローが簡単に行える点も助かっています。請求書配信だけでなく、案内文書などを一斉配信できるようになったのも便利だと感じています。

― 引き続きナビエクスプレスを活用していく上で、今後の展望はありますか？

将来的に消費税率の改定などがあった場合、フォーマットの仕様変更といった改修作業が発生する可能性も見込まれます。その場合には、その都度NTTコム オンラインさんにご相談の上、対応ができたらと考えています。

― 最後に、ナビエクスプレスをどのような企業様におすすめしたいかを教えてください。

全国各地に請求書を紙に印刷して郵送している企業様には特におすすめです。出社をしなくても発送対応ができるような体制を整えたい場合にもよいと思います。当社のように、グループ会社で共通フォーマットを使って請求書を配信しようと検討している企業様にも、ご活用いただけると思います。