毎月800通の請求書・納品書の
個別配送を一挙に電子化

サプライチェーン最適化に取り組む物流管理部の役割

―物流管理部の役割について教えてください。

物流管理は非常に重要でリソースが必要となるミッションです。需要と供給のバランスをみながら、在庫管理や配送など、サプライチェーンの最適化を目指しています。

毎月800通の請求書・納品書の個別配送で作業の締め日に追われる日々。
別企業での成功体験から迷うことなくナビエクスプレスを導入

― 以前は物流管理部の業務においてどのような課題があったのでしょうか？

弊社は製品を売り切りではなく、貸し出しで提供する預託ビジネスのため、毎月の請求が発生します。弊社から販売代理店にご請求し、販売代理店から病院に請求するという流れですね。そのなかで、販売代理店に対して請求書および納品書を「送る」という作業に大きな課題を抱えていました。
以前は郵便による配送を行っていました。基幹システムから対象の伝票をプリントアウトし、それを代理店ごとに分けて宛先を書いた封筒に入れ、郵便局に持って行き、切手を貼ってもらう…旧態依然とした方法で、作業量が多く、担当者は常に余裕のない状況でした。代理店も病院へ請求しなければいけないので、本来であればその時間も考えて配送しなければいけません。しかし、担当者が逼迫して処理がギリギリになってしまううえに、地方の代理店は交通などの都合で到着が遅れることも頻繁にあり、急いでFAX送信するなどの個別対応に迫られることが常態化していました。また、伝票的の誤配送は基本、決して許されないことですが、封入作業を手で行っている以上、リスクをゼロにはできません。チェックを徹底していましたが、それでも何度かミスがあり、代理店からお叱りを受けたこともありました。

― どれくらいの代理店に郵送を行っていましたか？また、郵送の作業にはどの程度の口数がかかっていましたか？

常時100から120拠点ほどの代理店に対して郵送していました。月に2回締め日があり、締め日ごとに1つの代理店に対して3〜4通ほどの伝票を送リますので、全体では月間で800通くらいの処理を行っていました。
作業工数としては、担当者が3名体制で、1人あたりの8割のリソースを費やしていましたね。締め日が近くなると、作業が膨大になり、残業も発生していました。

― 課題解決のためにナビエクスプレスをお選びいただいた“決め手”を教えていただけますか？

物流や会計関連の業務に携わっていましたが、そのときにナビエクスプレスを導入し、確かな“成功体験”をもっていました。使いやすく、導入しやすいうえに、投資対効果で高いこともすべてわかっていたので、あまり迷わずに導入を決定したというのが正直なとこです。

― 導入にあたっての苦労はなかったですか？

導入の際に、伝票の配信先となる代理店のメールアドレスを事前に集めないといけないという一手間が発生しますが、そこはNTTコム オンライン側で代行していただけたので助かりました。しかも、弊社とお付き合いのある代理店の9割以上が既にナビエクスプレスを使っていたので、代理店にも負担がなく、スムーズに導入できました。

ナビエクスプレス導入で8割のコスト削減を実現。
ペーパーレス化が飛躍的に進み監査対応も容易に

― 現在のナビエクスプレスの使い方について教えてください。

以前は基幹システムから伝票を紙でプリントアウトしていましたが、その工程がファイルを生成するという作業に置き換わりました。PDFを作成し、ZIPファイルにまとめてナビエクスプレスにアップロードするだけで、あとはナビエクスプレス側で代理店ごとに伝票を振り分けてアップロードしてくれます。代理店には登録しているメールアドレスに通知が届き、パソコンやスマートフォンで帳票を確認できます。

― ナビエクスプレスの導入効果はいかがでしたか？

紙にまつわる処理が一切なくなり、圧倒的に担当者の作業負担が減りましたね。郵送に関わる費用もカットできたため、全体で8割のコスト削減につながり期待値通りといった印象です。ナビエクスプレスのシステムに登録されているデータが正しければ、誤送信も起こり得ないので、心配もなくなり、チェックする必要もなくなりました。また、以前は3名体制で処理をしていましたが、2名に削減でき、その分カスタマーサービスの対応など、よりお客さまにとって付加価値の高い仕事にリソースを向けられるようになりました。
もう一点、紙の伝票がなくなったことで、バインダーに閉じる必要がなくなったことも特筆すべき導入効果です。以前はこのファイリングの作業に意外と多くの口数がかかっていました。ナビエクスプレスを導入してからは、デジタル化した伝票を共有ドライブに移動するだけの簡単な操作で済みます。これにより外部監査のときも指定されたファイルを検索して簡単に取り出すことができ、ペーパーレス化による大きなメリットを感じています。

―最後に、今後のナビエクスプレスの活用や事業における展望などを教えてください。

現在「フェーズ2」として、バッチ処理により、基幹システムから対象の伝票データを抽出・生成する作業の自動化を進めています。プログラムはほぼできており、近日運用を開始する予定ですので、ますますの省力化が実現できるでしょう。今や医療機器販売代理店のなかでナビエクスプレスは非常にスタンダードなソリューションです。今後は代理店側のシステムとのデータ連携といったニーズが高まることも予想されますよね。ナビエクスプレスのさらなるバージョンアップに期待しつつ、ナビエクスプレスをフル活用しながら、ペーパーレス化の推進やお客さまへのより良い価値提供を実現していきたいです。