毎月900通の納品書を完全電子化

紙ベースの帳票作成・チェックすべてを一人で担当……
コロナ禍の出社制限が後押しとなり、電子化移行を決意！

― まずは、貴社の事業についてお聞かせください。

森井氏：当社は、フランスに本社を置くグローバル企業です。70余年にわたり不整脈治療のための心臓ペースメーカや植え込み型除細動器（ICD）などの医療機器の開発・製造を行っています。2018年8月に日本法人が設立され、2019年9月から業務開始しました。

当社製品の特長は、日本人の小柄な患者さまにも適した非常に小さい製品サイズや、機器の植え替え頻度が少なくて済む長い電池寿命です。現在約50～60社の販売代理店とのお取引があり、全国の医療機関に製品を納入しています。製品の納入後も、ご利用の患者さまの健康状態のモニタリングを行っており、患者さまや医療・介護関係者のサポートを継続的に行っています。

― 森井様が担当されている主な業務について教えてください。

森井氏：私が所属するカスタマーサービス課は、営業担当やお取引先、製品をご利用のお客様などからの各種お問合せへの対応と、製品の受発注業務を主に行っています。他社と比べて会社の規模がまだ小さく、当課は社員2名という少ない人数でさまざまな部署の庶務を幅広く担当している状況です。

― 電子帳票システムを導入する前は、どのような課題があったのでしょうか。電子化への移行に至った経緯について教えてください。

森井氏：会社設立当初、約30～40社のお取引先に対して、毎月約500通の納品書を紙で発行していました。当時、すべての帳票類の作成を私一人で行っていたので、作成や仕分け、封入の作業だけで半日も要していました。ダブルチェックもできませんし、問い合わせ対応と並行しての作業なので、時間的にも心理的にも負担が大きかったです。

すべて手作業だったため発行業務は月末に集約して行っていました。するとお取引先から「月末が近いので、先にFAXで送ってほしい」という依頼が多く寄せられ、その対応にも多くの時間を費やす羽目に。FAXの送信エラーもたびたびあり、電子化の必要性を感じていました。

電子化の大きな後押しとなったのは、新型コロナウイルス感染拡大による各社の出社制限でした。当社もお取引先も帳票類の発送や受取のためだけに出社する必要がないよう早急な対策が求められたのです。

取引先での圧倒的な利用実績から、
迷わずナビエクスプレスを導入。
操作の簡単さ、迅速・丁寧なサポート体制も決め手に

― さまざまな電子帳票サービスがあるなかで、ナビエクスプレスを選んだ理由を教えてください。

森井氏：お取引先の多くがすでにナビエクスプレスを導入していたので、スムーズに電子化移行できるだろうと考え、他社のサービスと比較することなく、2020年秋頃から導入に向けての打合せを始めました。

電子化を導入するにあたって特に重視したのは、シンプルな操作方法と質問などにすぐ対応してくれるサポート体制です。私自身、こうしたシステムに詳しくないので、設定や使用方法が難しいのではないかと勝手に想像していましたが、打合せを通して分からない部分を何度も丁寧に教えていただけて、理解することができました。またフォーマットなどの修正依頼も迅速に対応していただけることが実感できたので、自信をもってナビエクスプレスの導入を決めました。

― 現在のナビエクスプレスのご活用状況を教えてください。

森井氏：2021年4月から運用開始し、現在はスタッフ2名で分担して納品書をナビエクスプレスで発行しています。導入前からすでにナビエクスプレスを利用しているお取引先が多かったため、各社のアカウントを作る必要はほぼありませんでした。また、電子化移行の案内時にも質問を寄せられることもなかったので、大変スムーズに移行できました。

納品書は、製品のシリアル番号などの項目を含め、元々紙で使用していたフォーマットをそのまま反映していただけて便利でした。ナビエクスプレスの導入とともに納品書の電子化100％を達成することができましたが、これがほかのサービスだったら導入にもう少し手間取っていたと思います。

納品書の電子化100％達成で、作業負担が大幅に削減
発行頻度も月1回から週1回になり、取引先の満足度向上に

― ナビエクスプレスの導入にあたり、現場スタッフの反応はいかがでしたか？

森井氏：事務スタッフはスムーズに利用開始できましたが、導入当初、営業担当への説明に少し苦労しました。それまで帳票類は全て印刷していたため、電子配信のイメージがよく掴めていなかったようです。そのため、導入後もしばらく「すぐにPDFで出力してほしい」といった要望が寄せられていました。しかし今は、他部門にもシステムに対する理解が浸透し、「ナビエクスプレスを見てください」と伝えるだけで状況把握してもらえるようになりました。

― 作業時間や郵送にかかる費用面の負担など、どのような効果がありましたか？

森井氏：ナビエクスプレス導入前は月約500通だった納品書発行数が、取引先が増えて、今では800～900通まで増えました。以前は半日ほど要していた作業が、今は作成からアップロードまで一回30分ほどで済むので、発行件数が倍近くになっているにも関わらず、作業時間が大幅に短縮したことは明らかです。今後さらに件数が増えても、作業工数や費用面のコストが変わらないのは安心ですよね。

また作業時間が短縮したことで、以前は月末のみ納品書を送付していたのが、現在は週1回の頻度で配信できるようになりました。お取引先が早く受け取れるようになった点でのメリットは大きく、FAX送信のご要望もなくなりました。

当社は設立してからまだ日が浅く、例えば、カスタマーサービスとして営業戦略をどうフォローするかなど、全社的に取り組むべき課題が多くあります。ナビエクスプレス導入によって、そうした業務改善の検討に十分時間を割けるようになりました。日々の問い合わせも取りこぼすことなく対応できるようになり、サービスの改善に大きくつながっています。

― 今後、ナビエクスプレスを活用して取り組みたいことはありますか？

森井氏：現在、請求書は当社の基幹システムからPDF出力したものをナビエクスプレスのメール機能で送信しています。基幹システムと連動して請求書も発行できるようになれば、さらに作業効率が上がるはずなので、連動の可能性を検討しています。また、お取引先へのサービス向上として、日単位で帳票類を送付できるようにすることも視野に入れています。今後もナビエクスプレスの機能をどんどん活用していきたいと思います。