毎月約900通の請求書業務を電子化、
即お客様の手元にお届け

新型コロナウイルス蔓延により請求書業務の電子化を検討
手作業による人的・時間的・心理的負担も担当者の大きな負荷に

― はじめに、貴社の事業内容について教えてください。

水野氏：当社は、大きくふたつの事業を営んでいます。ひとつはギフトサービス事業、そしてもうひとつは法人ソリューション事業です。ギフトサービス事業では、近年地方自治体が発行するプレミアム付き商品券をデジタル化し決済・清算まで一元的に行う「おまかせeマネー」や、企業がキャンペーンなどで利用していただく電子マネーギフトを販売。法人ソリューション事業では、NTTグループを始めとする様々な企業に向けて、ICカードタイプの社員・職員証を発行し、入退室管理などのセキュリティシステム、そして社員食堂でのレジ自動精算システムなど、様々なソリューションを提供しています。

― 電子マネーギフト事業について詳しく教えてください。

水野氏：多くの電子マネーを取り扱っていますが、実はわが社が発行している電子マネーギフト「EJOICAセレクトギフト」は、特徴的なサービスです。ひとことで「電子マネー」と言っても、使っているサービスは人それぞれですよね。新型コロナウイルス蔓延を機に、電子マネーの利用が爆発的に増えました。そんな中で我々の電子マネーギフトは、受け取った人が自分の利用している電子マネーにチャージができるところが、大変喜ばれています。

― 提供されているサービス面でも、コロナの影響は大きかったのですね。ナビエクスプレスの導入も、コロナがきっかけになったと伺いました。

水野氏：コロナ蔓延前は、ほかの会社と同じく弊社も全員が出社というスタイルでしたが、出社率を落とさなければいけない状況に。しかし、請求書の発行業務は絶対に出社しなければできない業務でした。当時の請求書発行は、受発注システムや請求収納管理を行う基幹システムから請求書を専用プリンターで印刷、その後封入封緘して発送、というフローで行われていました。これらはすべて人の手で行っておりましたので出社は必須、大きな課題として立ちはだかりました。
特にギフトサービス事業部では月に500～600通の請求書を発行していましたが、月締めのものだけではなく、お客様が申し込まれる都度の発行も多かったのです。つまりほぼ毎日発行、付随する対応業務も日々発生していましたので、在宅勤務が実現に至るのは難しいだろうと考えられていました。
しかし、請求書を電子化すればこの課題がクリアできるかもしれない、そう考え導入を検討し始めました。

― ほかにも課題があれば教えてください。

佐久間氏：私が所属する法人ソリューション事業部では、請求書は月締めで約150通を発行しています。業務の担当者は４人、月末と月初めの合計５営業日に作業が集中していました。作業には時間的・人的コストもかかっていましたが、実は精神的負担も大きかったのです。送付先と、封入する請求書の宛先に相違がないよう、常に気を遣う必要がありましたから。

水野氏：負担は大きかったですよね。また、郵送にかかってしまう時間もネックになる場合がありました。ギフトサービス事業で取り扱う電子マネーは、金券と同じです。前納でお願いしているお客様には、お申込みをいただくと請求書を郵送で送り、お客様からの振込確認後に商品をお届けするという流れでした。しかしお客様によっては、「注文次第、すぐに欲しい」という人もいらっしゃいます。どうしても早急な対応を、という場合はPDFでの対応もしていましたが、ほとんどのお客様は郵送だったので、お待たせしてしまうことも課題でした。

厳密なセキュリティチェックシートを前に混迷
ナビエクスプレスなら担当者が即対応

― ナビエクスプレスを選んだ決め手はどこにありましたか？

水野氏：一番はセキュリティ面です。我々はNTT東日本のグループ会社なので、SaaSを導入するには、NTT東日本グループとして定められているセキュリティチェックを満たしていることが条件となります。ナビエクスプレスは厳密なこのチェックを完璧に満たしていたため、導入を決めました。

― 同じサービスを提供する他社も検討したそうですが、どこに違いがありましたか？

水野氏：ナビエクスプレスの前に、比較的低価格の別サービスを検討していました。しかしそちらの担当者に弊社のチェックシートについて相談すると、「公開されている技術情報をもとに、ご自分でシートを埋めてください」と言われてしまいました。ひとつひとつ調べて書き込みましたが、難しくてなかなか埋めることができず悩みました。
一方でNTTコムオンラインさんは、相談するとすぐに担当者が回答してくださいました。やはり私のような素人が聞きながら書き込むのではなく、チェックシートを見ながら調べ・回答していくのはとても助かり、チェックをクリアすることができ導入に至りました。NTTコムオンラインさんの担当者は常に、こまかな質問でも回答をすぐに返してくださるため、回答待ちで時間がとられ仕事が滞るといったこともありません。こまめで丁寧なサポートだと感じています。

― 導入されてから、具体的なご活用方法について教えてください。

水野氏：現在は請求書の発送で主に活用していますが、法人ソリューション事業部の一部では、明細書等付随する帳票においても利用しています。利用の流れとしては、弊社の基幹システムでPDFを作成し、ナビエクスプレスにアップロード、お客様にお届けしています。メールアドレスがわからないお客様でも、アカウントが作成でき請求書がアップロードできるシステムがあり、とても便利に活用しています。

扱いやすいUIでマニュアル作成も楽々
手間もコストも削減されて満足

― お取引先様はスムーズに導入を受け入れてくださいましたか？

水野氏：2022年4月から本格導入をしたのですが、５月の時点で約70％のお客様に受け入れていただいております。新規でお取引を始められたお客様に関しては、ほぼ100％がナビエクスプレスによる請求書発行を受け入れてくださっています。

― ナビエクスプレスの導入によって、削減できたコストについて具体的に教えてください。

水野氏：現在ひと月に約 700通はナビエクスプレスによる送付をしていますので、月に約33万円のコスト削減につながっています。人的な稼働時間としても、40～50時間の削減を実現。また、ナビエクスプレスを利用するようになってもアップロード時にダブルチェックはしておりますが、「送付先と請求書の宛先を間違える」ミスの可能性がなくなり、佐久間がお話した心理的負担が軽減されました。
ギフトサービス事業では、お申し込みされたお客様をお待たせすることなく、すぐに電子マネーギフトをお届けできるようになりました。お客様にはとても快適に利用していただけるようになったと感じています。郵送で請求書を送っていたときには、先方の部署内で請求書が迷子になり「請求書が届かない」というお問い合わせもいただくこともありましたが、今はそういったお問合せは一切なくなりましたし、お客様がDLした日時を把握できるのも便利です。手間もコストも削減されたと実感し、大変満足しています。

― ご自分たちでマニュアルを作ったと伺いましたが、マニュアル作りは大変でしたか？

水野氏：ギフトサービス事業部で、社内共有のためのマニュアルを作成しました。もともとがわかりやすいUIでしたので、特に苦労はありませんでした。作成したマニュアルは、ＮＴＴコムオンラインさんの担当者もご確認くださったので、安心して共有できました。

― 今後のナビエクスプレスの活用や会社の展望を教えてください。

佐久間氏：アップロードの画面において、１件ずつアップロードから送信をしていますが、何件か一気にアップロードして一斉送信ができるといいなと思っていました。しかし先ほど、基幹システムとＡＰＩ連携すればそういった処理ができると聞いたので、挑戦してみようと思います。