毎月約4,000通の請求書発送業務を
電子化で手間も費用も圧縮

毎月・約4,000通の請求書類を各営業担当が発送
お客さま毎にカスタマイズした請求明細書作成と請求書発行業務を行っていた

― はじめに、貴社の事業内容について教えてください。

岸氏：弊社はNTTグループの情報通信技術力にロジスティクスのノウハウを融合して、お客さまの物流を進化させ続け、お客さまにとって最適で安心安全な総合物流サービス(3PL)を展開しています。物流サービスの提供先は、NTTグループはもちろんですが、売り上げの6割強が一般企業となっています。

― 医療機器物流、化粧品物流、通販の物流などさまざまな業界・業種に対応した業務を担っていらっしゃいますが、昨今の新型コロナウイルス蔓延による需要の変化はありましたか？

岸氏：荷量は減っている感はありますが、コロナ禍に拘わらず、また、コロナ禍によって業績を伸ばしているお客さまもあり様々です。

― ナビエクスプレスの導入はいつ頃から考えられていたのでしょうか？

岸氏：請求書発行のWeb化については、コロナ禍前である2019年３月頃から検討していました。

― 検討に至った理由、そこにあった課題について教えていただけますか？

岸氏：弊社は、全国に９つの支店があり、本社を含めた各組織で請求書を発行していますが、その数は毎月約4,000通に及びます。弊社が提供するサービスは、一部の定型サービスを除いてお客さまのご要望に沿うために仕様が複雑なものが多く、そのため請求書の作成においても多くの時間を要することとなって、営業担当者本来の業務を圧迫しているという問題が認識されていました。そこで、全社営業部門のバックヤード業務を支援する我々の組織においてこの請求業務の効率化に取り組むことになったのが始まりです。

― Web化に向けて、どのようなことから検討や整理をされたのでしょうか？

岸氏：実は、請求業務の効率化にあたっては請求明細を作成する工程の標準化から取り掛かったのですが、先ほども申し上げた通り、サービス内容が複雑なのに加え、お客さまの要望に応じて明細の様式や作成方法も区々であったので、標準化は困難を極めて、取り組みは頓挫する寸前だったのです。

その時、ちょっと視点を変えて、請求業務全体を俯瞰してみると、請求書の承認のあとの印刷、封入、郵送の工程については全ての請求書に共通した手順であり、それなりの時間も要していることにあらためて気が付きました。この部分を電子化し自動化すれば、請求業務の全てと言えないまでもかなりの効率化が進められると考え、電子請求書発行ソリューションに目をつけました。

NTTグループの強固なセキュリティと充実のサポート体制が決め手

― そこでナビエクスプレスに出会ったわけですね。決め手はどこにありましたか？

岸氏：最初からナビエクスプレスに決めていたわけではなく、7社ほどのサービスについて問い合わせをして比較検討しました。

ナビエクスプレスを運用するＮＴＴコムオンライン社は、他社と比較しても特に導入実績が豊富で、また、長年、電子帳票ソリューションの開発及び提供をされている老舗企業ということもあって、安心してお任せできると感じましたが、特にセキュリティの強固さが大きな決め手となりました。請求内容はお客さまとの間の個別情報ですし、お金に関わる話しですから、間違いがあってはなりません。その点、ナビエクスプレスは、ＮＴＴグループの信頼できる強固なセキュリティ環境と、充実のサポート体制を有しているので、安心して利用することができると判断しました。

テレワーク推進にも大きく貢献できた「ナビエクスプレス」
今後は請求事務の全工程において、さらなる効率化とコスト削減へ

― ナビエクスプレスの導入によって、削減できたコストを具体的に教えてください。

岸氏：封筒、印刷、郵送等の発送などの費用、またその一連の作業にかけていた稼働時間がすべて削減できたので、それらを算出すると年間で700万円くらいは圧縮できました。 削減できた時間は、営業担当者が本来の営業活動に向けることができたので、プラスαの効果もあると思います。

― その他に何か導入の効果はありましたか？

岸氏：導入した頃にちょうどコロナ禍に突入して、テレワークが推進されていたタイミングでした。これまで、上長がシステム上で承認を行う際にも、紙の伝票や明細書を出力して請求内容の確認をする必要があったのですが、ナビエクスプレスのサービス導入とともに社内システムも改修してこれら手続きを電子化し、在宅でも承認や発行の一連の作業ができるようになりました。

また、弊社は、認証を取得している環境ＩＳＯに基づいて社内外文書のペーパーレス化に取り組んでいますが、これにも大きく貢献し、環境対策をいっそう推進することができたと思っています。

― 最初に、請求書の発行が毎月約4,000通と伺いました。そのうち電子請求に移行いただけたお客さまは何％くらいでしょうか？

岸氏：2020年9月からナビエクスプレスのサービスを利用し始めましたが、そこから１年3ヶ月程で90％のお客さまに電子請求(Web配信)へ移行していただけました。

導入当初、ＮＴＴコムオンラインの担当さんからは「だいたい7割から8割くらいは移行してくれるだろうが、最後10％くらいは残るだろう」と言われていましたが、その最後の壁までは到達できました。あくまで100％を目指したいと考えていますが、最後に残っている10%は、移行できない強い理由や事情があるお客さま方なので、移行の説得は容易ではないなと想像しています。ただ、改正された「電子帳簿保存法」や、来年秋に開始される「インボイス制度」は、移行への追い風になるのではないかと期待しているところです。

― 今後のデジタル化についての展望を教えてください。

岸氏：一旦は保留となっている請求明細の作成工程も含めて、請求書業務全作業工程の電子化と自動化を目指します。そのためには業務そのものの標準化もセットで考えなければなりませんが、工程の全てを電子化して請求業務に掛かる稼働やコストを最小化するぞ！という意欲は満々です。それも、ナビエクスプレスの導入で下流工程の請求書発行における電子化スキームが基盤として確立できたからこそです。