10年越しで辿り着いた電子帳簿システム。
大幅な業務負担削減と発送ミス撲滅に成功

毎月合計7,000通もの納品書と請求書を手作業で発行。
業務効率化と誤発送をなくすべく、ナビエクスプレス導入に踏み切った

― はじめに、貴社の事業についてお聞かせください。

森井氏：住宅設備機器、配管資材などの卸売りをしています。具体的には、バス、キッチン、洗面台など、水回りの設備や、ビルの内部に使われているガスや流体が流れるパイプ、継手類、家庭用の排水マスなどを取り扱っています。

― ナビエクスプレス導入前に抱えていた課題や、導入の経緯について教えてください。

森井氏：当社は、納品書と請求書の発送量が多く、毎月合計約7,000通もありました。請求書は月に4回の締日ごとに発送していましたが、納品書は毎日発送する必要があります。量が多い分、送付先を誤って発送してしまうというミスも度々ありました。当社は全国に8拠点あるのですが、拠点ごとに手作業で書類の作成から封入、発送までの作業を行っていました。毎朝出社して一番にやる仕事が納品書の封入作業という営業スタッフもいて、本来ならすぐにでも営業に出たり、お客様のご要望にお応えすべく動いたりしたいところですが、まず事務作業からということで、かなり業務に負荷がかかっていると感じていました。

そこで、10年ほど前から、発送作業の負担を軽減できる方法はないかと探し始めました。当時はまだ封入機が主流でしたので、まずは封入機の導入を検討しました。デモにも行ってみたのですが、当社の場合、納品書が1枚だけのときもあれば、50枚にも及ぶこときもあるため、それに対応できる封入機となると、全長が５ｍ以上あるものになってしまいます。実際に動かしてみると、作業音がかなり大きく、エラーが出た場合に備えて一人は張り付いていないといけない状況で……。しかも当社は拠点ごとに発送作業をしていますから、８拠点に1台ずつこの巨大な封入機を置かなければなりません。結局、封入機の導入は見送ることにしましたが、何年か前からWEBで帳簿を発行するシステムが出てきましたので、それならと思い、再度検討を始めました。

帳票のデザインをそのまま使えて、送付先の設定も融通が利く。
抱えていたすべての課題を解決できたのがナビエクスプレスだった

― 検討の際に、重視したことは何でしょうか？

森井氏：当社の納品書は１つのフォームなのですが、１つの納品書に複数の伝票番号を記載するものと、お客様の都合で１つの納品書に１つの伝票番号で発行する２つのケースがあります。加えて、商品名の長いものもありますし、お客様の注文ナンバー、当社の計上ナンバー、出荷日、送り先、といった補足事項の記載もありますので、フォーマットが変わってしまうと記載しきれなくなる項目もありました。そのため、当社で使っている納品書、請求書のフォームをそのまま利用できるサービスにしたいと考えていました。

また、お客様によっては、納品書は各営業所に、請求書は本社にそれぞれ送ってほしいという要望もありました。他社のWEB帳簿システムですと１つの取引先に対して1か所の送付先しか登録できないところもありましたが、その点、ナビエクスプレスではこれらがすべて解決できるシステムだったので決めました。

― システム移行の際、お客様へのご案内はどのようにされたのでしょうか？

森井氏：案内の文面を作成し、案内方法については各拠点とお客様との関係がありますので任せることにしました。結果、２通りありまして、１つは「帳簿を電子化することになりましたので、登録してログインしてください」という内容の手紙を郵送した拠点。もう１つは営業スタッフがご案内の手紙をお客様に直接お渡ししてお願いに回った拠点です。結論から言いますと、いきなり手紙で送った場合のほうが移行率は高かったです。これは想定外でした。営業スタッフが直接伺った場合、「とりあえずうちはまだ導入しなくても……」と気軽に言えるところがあったのかもしれません。見送られる場合の理由は、「お客様の会社の本社が別のところにあって自分のところでは決められない」「書類は紙で残すと決めているからできない」というのが主なところです。

― ナビエクスプレスを導入してくださったお客様からはどのような声がありますか？

森井氏：郵便法の改正で、都内でも郵送物の到着に2日ほどかかる場所もありますし、遠方のお客様ですと3日くらいかかってしまうところもあります。そんな中、すでにナビエクスプレスを導入してくださっていたお客様からは「ナビエクスプレスだと即日見ることができるのでよかった」という声を多くいただいています。お客様にとっても十分メリットがあると分かりましたので、まだ導入されていないお客様には今後も根気よく導入を勧めていきたいと考えています。

帳票の発送件数はこれまでの半分以下に減り、
郵便コストは3割削減を達成！　導入後のサポートにも満足

― ナビエクスプレスを導入して半年ほど経ちますが、どのような効果がありましたか？

森井氏：現在、納品書と請求書の発送は、毎月導入済み拠点では50%ほどまでに減りました。発送業務を行っていた営業スタッフからは、本当に楽になったと喜ばれています。データが残っていますから、納品書や請求書をお客様にお送りしたかどうかの確認が簡単にできるのもいいですね。それから、当然ですが、誤配送がなくなりました。これは信用に関わることで、長年改善したい課題の一つでした。発送件数が減ったことで、郵送代も3割削減できました。また、意識的なところですが、PDFの修正作業は手間がかかるため、出し直しをしなくてもいいようにと営業スタッフの入力作業が慎重になり、間違いが少なくなったそうです。

それから、今でも、お客様からパスワードのお問い合わせなどがあるのですが、すべてNTTコム オンラインで対応してくれるのでとても助かっています。こちらからは、「ログイン画面にヘルプデスクの連絡先があるのでそちらに連絡してください」と伝えるだけでいいので。導入後のサポート体制にも大変満足しています。

― 最後に、今後、ナビエクスプレスをどのように活用していきたいですか？

森井氏：8拠点あるうち、まだ2拠点で導入できていないので、できるだけ早い段階ですべての拠点がナビエクスプレスに移行できるようにしたいと思っています。導入した拠点で「こんなに便利になった！」という声が上がれば上がるほど、残る２拠点もスムーズに移行できそうだと感じていますので、負担軽減、コスト削減などのメリットを社内でもどんどんアピールしていきたいと思います。

また、インボイス制度が始まるにあたり、当社では仕入明細書を発行しなければいけないケースがありますので、それにもナビエクスプレスを活用できるようになるとますます便利になると思っています。