コロナの影響でテレワーク対応。
約75％の請求書を電子化

ナビエクスプレスに決めた理由は、「PDFの分割機能があったこと」
「必要な機能が網羅されていたこと」「手頃な価格」の主に3つ

― 貴社の概要や強みについてお聞かせください。

井上氏：当社はドイツに本社を置くグローバル企業の日本法人です。主に制御盤や電気系統の機器を格納するためのキャビネット・ボックス、盤を冷却するためのクーラーなどを、製造・販売しています。強みは、「リタールの企業スローガンである“Rittal – The System. Faster – better – everywhere.”の元、さまざまな国際規格に準拠した標準化された製品を世界中の100を超える国と地域に安定供給できる体制を敷き、その広範なグローバルサービスネットワークにより、現地に一番近いリタールの拠点が、時差や言語の問題なくお客様のニーズに対応可能としたところです。世界規模のネットワークで、スピーディーに、きめ細やかなフォローを行っています。また、Value chainの提案をし実現をサポートしております。

― ナビエクスプレスを導入する前に抱えていた課題や、導入の経緯についてお聞かせください。

井上氏：当社では、商社や販売代理店などに向けて、毎月200件、400枚程度の請求書を発行しています。以前はすべての請求書を出力して郵送していたのですが、コロナの影響でテレワークが進み、「やり方を変えなければならないね」ということになりまして……。それで、ナビエクスプレスを導入しました。

ナビエクスプレスに決めた最大の理由は、「PDFの分割機能があったから」です。導入するまでは、グループ共通のERPから一気にPDFを出力して郵送していました。これを電子化しようとなったときに、「PDFを1枚ずつ分割しなければならない」ということに。しかし、ERPにはそもそもPDFの分割機能がなかったのです。それで、PDFを分割してデータ化できる機能が標準で搭載されているナビエクスプレスに惹かれました。

もうひとつの決め手が、コストの手頃感です。いろいろなソリューションを検討したのですが、他社のものは、そもそもPDFの分割機能が付いておらず、付いていても高価であることがほとんどだったんですよね。ナビエクスプレスの場合は、分割機能が標準で付いている上に、顧客本社と顧客支社を紐づける機能などもあり、これによって複数支社の請求書を一括して本社に送るなどの対応もできるようになっていました。必要な機能が網羅されており、かつ安価で、導入しやすいと感じたことを覚えています。比較検討したソリューションに比べて3～5割程度も低価格だったこともあって、ほとんど迷うことなく導入に至りました。

複雑な登録作業は一切不要。「ログインするだけでOK」という
手軽さが、お客さまにも受け入れられた

― 実際に導入されてみていかがでしたか？　率直なご感想や、実際に使ってみてよいと感じたところなどについてお教えください。

井上氏：シンプルで使いやすいところいいなと感じています。システムに明るくない私のような社員でも簡単に使えますし、なによりお客さまにも、ストレスなくスムーズに受け入れていただくことができました。当社のお客さまは、大手の企業だけでなく、比較的規模の小さな電気設備商社や街の電気屋さんなど、実にさまざまです。なかには、独自フォーマットの手書き帳票を使っているところや、FAXで書類のやり取りをしなければならないお客様などもいらっしゃり、当初は、請求書電子化への拒否反応があるのではないかと心配していました。ところが、お客さまにお電話をしてナビエクスプレスについて説明をしたところ、皆さん、驚くほどすんなりと「お、それは簡単だね」「便利でいいね」と切り替えてくださった。メールアドレスさえいただければこちらで登録作業ができ、また、お客さまはログインするだけでOKなので、その手軽さが特に好評だったようでした。

もうひとつ、非常にいいなと思ったのが、ナビエクスプレス上で送った請求書データがなんらかの事情で弾かれてしまったときに、「弾かれてしまったデータのみを一括で出力できる」ところです。どれが弾かれたかをひとつひとつ確認して出力するとなるとかなり手間かかるなあと思っていたのですが、そのような必要は一切なく、ただ一括で出力し郵送するだけでいいというふうになっていて、これはとても有難いなと思いました。

― NTTコム オンラインのサポートについては、どのようにお感じになりましたか？

井上氏：とても満足しています。実は、運用を開始した直後に、誤った件名で請求書を一括送信してしまったことがありまして……。慌ててNTTコム オンラインさんにご連絡したところ、今そのときにほしい回答をすぐにくださって、結果的に痛手にならずに済んだということもありました。対応の早さ、細やかさには、大変感謝しています。

約75％の請求書を電子化でき、請求書に関する業務時間が半減！
月次レポートの作成業務などに注力できるようになった

― 導入の効果についてお聞かせください。

井上氏：100％紙だった請求書を、約75％電子化することができました。これによって、請求書の出力や発送に関する業務時間が半分程度になっています。

特に効果が大きいと感じるのが、請求書の発行作業が集中する月末です。以前は請求書に関する事務作業に追われて、ドイツ本社に提出する売上などに関する月次レポートの作成がギリギリになってしまいがちだったのですが、ナビエクスプレスを導入したことで、余裕を持って、早めに着手できるようになりました。しっかりと確認する時間が取れるようになって、精度も上がったように思います。

なにより、自分の心に余裕ができたことが嬉しいですね。請求書に関する業務というのは、そもそもギリギリになりがちで、「時間がない！」と焦ってしまうことが多いもの。その“焦り”から解放されて、ストレスが減ったと感じています。

― 今後はどのように活用したいと考えていらっしゃいますか？

井上氏：残る25％の請求書も、できるだけ電子化したいと思っています。ただ、そうは言っても「紙がいい」というお客さまは一定数いらっしゃると思っていて。今後は、「紙がいい」というお客さまの請求書と、システムで弾かれてしまった請求書を、まとめて郵送代行してもらえるような仕組みを導入したいと考えています。NTTコム オンラインでもそのようなサービスを提供していると聞いているので、ぜひ前向きに検討したいですね。

― 本日は貴重なお話をお聞かせくださり、ありがとうございました。