静岡県浜松市を中心に、1都7県において医療・保健・福祉・介護サービスを総合的に提供する社会福祉法人 聖隷福祉事業団様。同法人の保健事業部では、請求書類や健康診断の結果帳票類の電子配信を実施するためにナビエクスプレスを導入しました。導入前の課題や運用方法、導入後のメリットなどを、同事業部の結果処理・請求事務課 課長 吉岡氏に伺いました。
年間5万件以上、紙で発行していた請求書の保存スペースが圧迫されていた
請求書や健診結果表を手作業で郵送していたため、作業効率の改善が必要だった
郵送費の高騰に伴い、郵送コストがかさんでいた
帳票が専用ストレージに格納され、保存スペースの圧迫解消につながりつつある
シンプルな操作で簡単に配信できるので、業務効率の向上に期待ができる
電子化が進んでいくことで、郵送コストを抑えられる
― 貴法人の概要と、吉岡氏の業務内容を教えてください。
吉岡氏：当法人は、静岡県浜松市を中心に、1都7県において医療・保健・福祉・介護領域で事業を展開する社会福祉法人です。私が所属する保健事業部は「疾病の予防は治療に優る」という考えのもと、健康診断・人間ドック事業による病気の早期発見・早期治療だけでなく、健康づくり支援や労働安全衛生事業にも力を注いでいます。
年間で言うと、人間ドックを約6万件、一般健康診断を約35万件、特殊健康診断を約5万件、健康診断後の特定保健指導を約6000件実施しており、全国的に見ても非常に大きな事業規模と言えます。
私は結果処理・請求事務課の課長として、健康診断の結果データや請求書類の集計、作成、発行を行う部署の統括をしています。
― ナビエクスプレスを導入する前に課題となっていたことは何ですか？
吉岡氏： 課題となっていたことは大きく2点あります。
1つ目は、主に請求書の保管に関する課題です。当事業部ではこれまで、請求書類を紙で発行していたため、発行した請求書の控えも紙で保存していました。請求書類の発行件数は年間5万件を優に超えるため、書類保管のためのダンボールは年間で約20箱必要になります。さらに、当事業部では請求書類を10年間保存しているため、200箱ほどのダンボールがスペースを圧迫することになり、書類の保管方法を改善する必要がありました。
2つ目は、書類やデータの発送作業に関する課題です。まず、お客様の健康診断の個人結果表や請求書類などの印刷や、CSVやXMLで作成した健康診断の結果データをCD-ROMに保存する作業を行います。そして、それらをお客様先に発送するまでの作業は、当課のスタッフが全て手作業で行っていました。お送りする書類の内容や送り先の確認などは、間違いがないように入念に確認しながら行っていましたが、目視での確認がメインとなるため、あまり効率的な作業とは言えませんでした。
加えて、年々郵送代が値上がりしており、コスト高も懸念の一つになっていました。2022年に電子帳簿保存法が改正されたこともあり、この機会に帳票の保管方法の改善、配送業務の効率化、コスト軽減などを行えるような電子帳票サービスの選定を開始しました。
― 数ある電子帳票サービスの中から、最終的にナビエクスプレスをお選びになった決め手を教えてください。
吉岡氏： 検討当初は、ナビエクスプレス以外の電子帳票サービスも候補に入れていたのですが、送信手順が複雑なものが多く、検討が難航していました。
そんな中で、当事業部が利用している基幹システムのベンダーに相談したところ、ナビエクスプレスを紹介されました。当事業部と同じ基幹システムを導入している他の医療機関でも、ナビエクスプレスと連携して請求書類の電子配信をしている実績があり、問題なく稼働できていることを聞いて、ナビエクスプレスに興味を持ったのです。
また、送信まで簡単に行えるシンプルな操作性や、PDFやCSV、XMLなど、さまざまな拡張子のファイルを送信できる点に魅力を感じました。個人情報を取り扱ううえでのセキュリティ要件も満たせていますし、すでにシステム連携の実績があるという安心感もあって、ナビエクスプレスの導入に至りました。
― ナビエクスプレスの運用にあたり、準備したことはありますか？
吉岡氏： 今回は企業・団体のお客様からナビエクスプレスでの帳票配信を開始することとしました。配信開始前に、準備したことは主に3つありました。
まずは送り先の確認です。お客様ごとに請求書の送付先などが複数存在していることがあるため、送付先の確認と整理が完了した企業様から電子化のご案内をすることとしました。
次に、電子化のご案内にあたって、ナビエクスプレスのサーバー上にアップロードされた帳票のダウンロードページにログインするためのアカウントを用意しました。NTTコム オンラインの担当者の方と相談しながら、お客様宛の案内文を用意し、アカウントのご案内をしました。
そして、スタッフ全員がナビエクスプレスを操作できるよう、操作方法をレクチャーする機会を設けました。スタッフの年齢層は30代～60代まで幅広く、最初は戸惑いながら操作をしていた場面も見受けられましたが、シンプルな操作感もあって、すぐに操作に慣れていったようです。
― 現在はどのようにナビエクスプレスを運用していますか？
吉岡氏：
本格的に運用を開始したのは2025年4月受診分（5月配信分）からです。基幹システムから請求書類・健康診断結果帳票はお客様コードをファイル名称に組み込んだPDFで出力し、内容を確認した後にナビエクスプレスにアップロード。ナビエクスプレス側でファイル名のお客様コードで送り先を識別してお客様アカウントへ自動配信し、お客様にはメールで通知する仕組みになっています。
また、基幹システムから出力する際にお客様コードをファイル名称に組み込めない健康診断の結果データ各種はEXCEL、CSV、XMLの形式で出力し、お客様アカウントへ個別送信しています。
2025年7月に配信したのは450件で全体の1割です。対応したスタッフからはスムーズに送信できたと聞いています。お客様から「どのファイルを開けたらよいのか？」といった細かなお問い合わせも数件程度ありましたが、スタッフからのフォローだけで対応できています。
― ナビエクスプレス導入の成果やメリットはありましたか？
吉岡氏：電子配信を開始したばかりということもあり、紙で帳票をお送りしているお客様も多くいらっしゃるのですが、電子化の割合が拡大していくことで期待できるメリットはいくつかあります。
まずは帳票発送業務の効率化です。スタッフからは「アップロードから送付完了まで数分で完了するので、操作に慣れてしまえば本当に簡単に配信できる」という声も上がりました。送り先を目視で確認する工程を省略できたので、ストレスフリーになっていると思います。今後さらに電子化が進めば、業務の正確性を保ちながら、発送作業の負担減につながっていくのではと期待しています。
次に、帳票の保存業務の効率化です。請求書の場合、ナビエクスプレスにアップロードしてお客様先に自動送信すると、電子帳簿保存法対応のストレージに格納されるようなオプションをご紹介いただきました。電子化が進めば、帳票の管理も簡単になりますし、保存スペースを圧迫するという状況も改善していくのではないかと思われます。
さらに、お客様にとってもメリットが出始めています。紙の帳票と比べて、結果や請求書をより早くお届けできるようになったことで迅速な確認や対応が可能になり、あわせて紛失に対するリスク低減も期待できることから、これまで以上に安心してご利用いただけていると感じています。
また、企業においては労働基準法に基づき、「雇入れ時」と「定期健康診断」の結果は5年間、特殊健康診断（有害業務従事者に対するものなど）は5年から40年間も保存する必要がありますので、電子配信への切り替えが保管スペースや検索性などの課題解決にも寄与できるのではないかと考えています。
― 今後、ナビエクスプレスの活用にあたって取り組みたいことはありますか？
吉岡氏： 企業様・団体様の電子化割合を拡大していくことがまずは一つの目標です。この目標が達成できたら、個人のお客様への電子配信に向けて、配信方法などを含めて検討をしていきたいと考えています。電子化が進めば、コスト削減にもつながっていくものと考えています。そうした期待を込めて、今後も事業部内部署と連携しながら電子化への取り組みを進めていく予定です。
― 最後に、ナビエクスプレスをおすすめしたいのはどのような事業所様か伺えますか？
吉岡氏： 当事業部のように、電子化を検討している医療業界の事業所にはおすすめできます。ナビエクスプレスの場合、一度仕組みを構築してしまえば安心して利用できますので、候補に入れて検討してみるとよいかもしれません。
現状、請求書の電子化までは進んでいるものの、健康診断の結果までデジタル化を進めている医療機関はそう多くない印象です。しかしながら、健康診断業界全体でさらなるDX化が進んでいけば、スムーズな情報共有はもちろん、紙資源節約による環境配慮や、郵送コストの大幅削減といった良い効果が生まれます。当事業部の事例から電子化の検討が進むきっかけになることを願っています。
＜お客様プロフィール＞
社会福祉法人 聖隷福祉事業団 様
1930年に静岡県浜松市に創立して以降、1都7県において208施設を構え、520に及ぶ医療・保健・福祉・介護事業を総合的に展開。キリスト教精神に基づく「隣人愛」を基本理念とし、先駆的・開拓的なサービスの提供に取り組む。
保健事業分野では、静岡県全域に7施設、関東地区２施設、関西地区１施設と広域に事業を展開している。
聖隷保健事業部HP（https://www.seirei.or.jp/hoken/ ）
※ 掲載内容は2025年9月時点の情報です。
