インボイス制度に向けて、請求書や出荷案内書の85%を電子化｜利用事例 - ナビエクスプレス電子帳票

インボイス制度に向けて、毎月郵送していた請求書や
出荷案内書の85%を電子化。
コロナ禍をきっかけに電子化の導入を前倒し

小麦・大豆・菜種・トウモロコシなどの穀物から、小麦粉・食物油・配合飼料など幅広い食品素材を製造販売する昭和産業株式会社。多種多様の穀物を取り扱う独自のビジネスモデルで、事業シナジーを発揮し、家庭用商品から業務用商品の「穀物ソリューション・カンパニー」として事業展開を続けている。2021年11月、同社はナビエクスプレスを導入し、請求書や支払明細書、出荷報告書など17種類の帳票の電子化を進めました。導入後すぐにお取引先様の約8割が電子化に同意。帳票発送の手間やコストが大幅に軽減したといいます。当時の課題や導入後の変化について、営業企画部営業推進課の早﨑氏、情報システム部業務システム課の相澤氏にお話を伺いました。

穀物取扱量のトップを誇る国内の総合食品メーカー「SHOWA」

― はじめに、貴社の事業内容について教えてください。

早﨑氏：弊社は「人々の健康で豊かな食生活に貢献する」という理念の下、小麦粉や食物油をはじめとする食品素材の製造販売などを行っています。世界各国から運ばれてくる多種多量の穀物を貯蔵する大型穀物サイロを保有しており、穀物取扱量は国内の食品メーカーの中でトップを誇ります。（※当社調べ）

― お二人はどのような業務を担当されているのでしょうか。

早﨑氏：営業企画部営業推進課は営業部門の与信管理や決算に関連する業務全般を担っております。帳票発送業務は営業部門が大きく関わっているため、電子化に伴うシステムの検討や営業部の社員との調整なども行いました。

相澤氏：情報システム部業務システム課は社内の業務システムの管理や開発、利用促進を行う部署です。ナビエクスプレスの導入に際し、販売物流システムの改修や仕様設定、運用方針に関する業務などを担当しました。

― 電子帳票システムを導入しようと思ったきっかけについてお聞かせください。

早﨑氏：インボイス制度に向けてグループ内の取引内容の再確認や請求書のフォーマット見直しなどを進めており、その一環として帳票発送の自動化も計画しておりました。もともとは2022年の導入を予定していたのですが、新型コロナウイルス感染拡大を契機として急遽1年前倒しでの導入に踏み切りました。というのも、以前は毎月帳票をすべて郵送していたため、印刷・封入・発送といった一連の手作業のため出社対応が必要となっておりました。当然、この帳票の受手であるお取引先様側でも出社対応が必要となっていることは想像に難くなく、電子帳票システムの早期導入は社会的課題解決への貢献であると認識したことが、きっかけとなります。

― 「出社せざるを得ない」以外にも何か帳票発送業務に関する課題はありましたか？

相澤氏：弊社の営業拠点は本社のほか、全国に7つの支店があるのですが、同じ送り先に対して複数の拠点から送る帳票が発生していました。中には「まとめて送ってほしい」というお取引先様もいらっしゃるのですが、他支店で発行した帳票は確認することができませんでした。そのため社内便を活用して原本を送り合い、代表して発送業務を行う支店が帳票をとりまとめる手間が発生していました。