納品書と請求書の電子化により、作業時間と経費を約70%削減

納品書、請求書の発行件数は年間約3万件！ 発送業務はすべて手作業
時間に追われ、月末月初は大変な状況に……

― まずは、貴社の事業についてお聞かせください。

松藤氏：主にマリン事業と防災事業を軸に、船外機や可搬消防ポンプの製造、販売を行っています。両製品のパイオニアメーカーとして、機能性や使いやすさにこだわった製品開発のほか、すべての製品を長野県駒ケ根にある自社工場で国内製造していることも当社の特徴です。

― 松藤様と緒方様の主な業務を教えてください。

松藤氏：私たちが所属する営業事務センターは、営業部の債権管理を担当しています。営業担当が売り上げた商品の納品書と請求書を発行し、入金があればその入金の処理などを行うのが主な業務です。

― ナビエクスプレスを導入する前は、どのような課題があったのでしょうか？

松藤氏：営業部の売上の納品書や請求書の発行業務をすべて営業事務センターで行っているため、発行する納品書や請求書の件数が年間3万件ほどと膨大な量になっています。これらすべてを紙で発行していたため、印刷、捺印、封入などの発送作業に時間が取られていたため、そうした状況を改善し、作業の効率化を図りたいと帳票の電子化を検討し始めました。

― さまざまな電子帳票サービスがあるなかで、ナビエクスプレスを選んだ理由をお聞かせください。

緒方氏：実は当社では、2014年に駒ヶ根の工場でナビエクスプレスを導入し、検収明細書や支払い通知書などの帳票をWeb配信やFAX配信に切り替えていたんです。工場の方でスムーズに導入、運用がされているという話を聞いていたことも大きかったですね。

松藤氏：紙と同じフォーマットのまま電子化できるという点も重要なポイントでした。紙ベースでの処理に慣れているお取引先様にとっては、納品書や請求書の電子化に対応することは大きなハードルだと感じたので、一つでも負担が減らせるようにと心掛けていました。こうしたことも踏まえ、社内の情報システムを担当する部署とも相談した結果、ナビエクスプレスが最適だということになり導入を決めました。

導入の2、3か月前から、お取引先様へ案内するための準備を開始
社内研修なども行い、電子帳票サービスの理解を深める取り組みも

― ナビエクスプレスを導入するにあたって、お客様へのご案内はどのようにされていたのでしょうか？

松藤氏：営業事務センターの方で、NTTコム オンラインさんからいただいたフォーマットを参考にして案内状を作成しました。導入の2、3か月前から準備をし、順次お取引先様に配布、説明をしていきました。その後、電子帳票に関する社内研修を実施して、自社の営業担当にもナビエクスプレスのサービスを理解してもらい、営業事務センター、営業担当双方からご案内ができるようにいたしました。とはいえ、最初から移行がスムーズだったわけではありません。じつは、電子帳票サービスの導入を検討していたときに、調査の一環でお取引先様に電子帳票に関するアンケートを実施したのです。そのときは、世間的にも今ほど電子帳票サービスが普及していなかったこともあり、電子帳票への移行に賛成してくれたお客様は半数にも満たなかったのです。それでも、将来を見据えてナビエクスプレスの導入に踏み切りご案内と説明を続けた結果、徐々に電子帳票へ切り替えてくれるお取引先様が増えていきました。

2人で月160時間以上かかっていた納品書、請求書の発送作業が、
導入後は１人で月70時間ほどに激減。コスト削減にも成功！

― 2018年6月にナビエクスプレスの運用を開始されたとのこと。その効果をお聞かせください。

緒方氏：現在は主要なお取引先様650社の内、500数十社以上の納品書、請求書を電子化しWeb配信を行っており、新規のお取引の際は完全電子化のご案内が定着しています。全体の約8割のお取引先様が電子帳票へ移行したことで、私たちの業務もかなり軽減されました。以前は納品書、請求書の発行、発送業務に2人で月160時間以上かかっていましたが、ナビエクスプレス導入後は、１人で70時間ほどに大幅に短縮できています。

松藤氏：ナビエクスプレスを導入して業務の効率化が図れたことで、債権管理など他の業務にスピーディに取り掛かれるようになりました。

緒方氏：コストの部分でも大きな効果がありました。以前は納品書、請求書の発送業務に印刷費や紙代、郵送費等、人件費含めかなりかかっていましたが、ナビエクスプレスを導入して発送業務が大幅に減ったことで、コストも年間を通して約7割ほど削減できました。やはり、郵送費や作業コストがカットできたことが大きかったですね。

松藤氏：電子帳票へ移行しているお取引先様からも「請求書をすぐに確認できるからありがたい」といったお声をいただいています。また、納品書、請求書のデータや発行履歴が残るため、確認が容易になりました。

緒方氏：たまに、お取引先様が請求書のダウンロードをし忘れてしまって、次に開こうとしたら期限切れでもう見られないといったケースがあるのですが、再送もボタンひとつでできるのでかなりラクです。再発行して郵送していた頃に比べると、負担は減っていると思います。

― 導入後に感じた思わぬメリットがあればお聞かせください。

松藤氏：当社では請求書を紙で発行するときは、1枚ずつそのコピーを取って保管しているため、以前はその保管場所も必要だったんです。帳票を電子化したことで、コピーを取るといった手間も保管場所もほぼ必要なくなったことはうれしい効果でした。

― ナビエクスプレスのサービスをどういった会社におすすめしたいですか？

松藤氏：納品書や請求書などの発行枚数が多い会社さんはナビエクスプレスを活用することで、大幅な業務の効率化が図れるのではないかと思います。また、今までは請求書などの発行業務は出社しないとできませんでしたが、電子化することで在宅での作業も可能になり、当社ではコロナ禍で急な在宅勤務となった際も柔軟に対応することができました。
今後多様な働き方を実現する上でも、ナビエクスプレスの導入は大きな一助になるのではないでしょうか。