支払明細の完全電子化により
作業時間を大幅削減。

月間の支払明細数は10万件以上！
支払明細の送付作業を効率化すべく、電子化移行を決意

― まずは、貴社の事業についてお聞かせください。

阿部氏：当社は東急不動産ホールディングスグループの総合不動産管理会社であり、全国各地に事業所を展開しています。マンションやオフィスビル、商業施設などの管理運営からリニューアル工事まで、幅広い領域にわたり一貫して対応しているのが当社の強みです。最近では、スタジアムといった大規模なスポーツ施設の管理運営も手掛けています。

― 阿部様が担当されている、主な業務について教えてください。

阿部氏：私が所属する財務課では、会社の資金管理に加えて、オーナーや協力会社様への支払い、従業員の経費精算などの出納業務全般を担当しています。

― ナビエクスプレスを導入する前は、どのような課題があったのでしょうか？

阿部氏：当社では、全国の協力会社様に対して支払いを行う際、支払う金額は建物単位で細かく管理する必要があります。1社で月何千件もの支払明細が発生するため、月間の支払明細数は10万件以上。うち6～7万件の支払明細を協力会社様に送付しています。

協力会社様に対しては、支払確定後にメールまたはFAXで支払明細をお送りしていました。支払いは月4回行っており、1回につき3～4時間程度かかります。月末は支払いが集中するため、膨大な支払明細の処理に丸1日を費やすこともありました。

また、当課では全社の支払いを一手に引き受けているため、支払いに関する問い合わせも集中しています。支払明細の内容確認の問い合わせも多く、送付作業と問い合わせ対応を並行することもあり、非常に大きな負担になっていました。

今後、FAX送信に使用している専用ソフトがバージョンアップに対応できなくなる可能性があったことから、これを機に対応を見直し、業務負担の削減と効率化ができればと思い、電子化の検討を開始しました。

明確な仕様と丁寧なサポート体制が決め手に
担当者の的確な説明で安心感を得た導入プロセス

― さまざまな電子帳票サービスがあるなかで、ナビエクスプレスを選んだ理由を教えてください。

阿部氏：導入前に情報収集を行っていた際、グループ会社がナビエクスプレスを導入していることを知りました。その会社に訪問して運用状況をヒアリングしたところ、スムーズに導入・運用が進んでいるとの評判を得て、ナビエクスプレス導入の検討を始めました。2023年8月に初回の打ち合わせを行った後、当社の別部門が使用している他社サービスとも比較検討を重ねた結果、2024年3月にナビエクスプレスの導入を正式に決定しました。

運用時のコストやセキュリティ面での信頼性も決め手の一つでしたが、私が特に重視したのは、当社用の標準的なフォーマットを用意していただける点と充実したサポート体制です。検討段階では、当社側でフォーマットをカスタマイズする他社サービスも候補に挙がっていました。しかし、導入まで時間が限られている中で仕様を整えるのは私たちにとって負担が大きく、また今後社内で担当者が交代となった場合に、次の担当者にスムーズに引き継ぎができないのではないかという不安がありました。

その点、ナビエクスプレスはそうしたカスタマイズもすべてお任せできました。システムも仕様書に沿って設定や操作ができるので、とてもわかりやすいです。また、疑問が生じた際にはNTTコム オンラインの担当の方に迅速に確認できます。手厚いサポート体制が整っていることも、長期的な運用を見据えたときに非常に大きなメリットとなりました。

― 導入当時のNTTコム オンライン担当者のサポートについて、印象に残っていることはありますか？

阿部氏：システムの説明がとてもわかりやすく、コミュニケーションもスムーズに取れたのでとても心強く感じました。最初の打ち合わせの段階で、システムについての不明点について質問したときや、コストを抑える方法について相談をした際も、「これは難しい」「これはこうすれば可能です」と即座に明確な回答をしていただけました。導入に対する不安が解消され、安心して進めることができました。

導入から3ヵ月で効果を実感！
月末の膨大な作業量が一瞬で解消、業務負担を大幅軽減

― 2024年4月からナビエクスプレスを運用されています。現在のナビエクスプレスのご活用状況を教えてください。

阿部氏：運用開始から3ヵ月ほど経ちますが、支払明細を希望する協力会社様のほとんどがナビエクスプレスに移行しています。支払明細をお送りする際、これまではEXCEL形式の明細データを送付していましたが、導入以降は当社がCSVデータをナビエクスプレスにアップロードした後、PDFに変換して配信しています。PDF化にあたっては、NTTコム オンラインの担当の方に依頼して、ゼロベースからPDFのフォーマットを作っていただきました。

支払明細の送付は、協力会社様用のアカウントを用意し、通知メールの配信先となるメールアドレスのみ協力会社様側で登録していただく形で対応しました。そのため当社でメールアドレスを事前に収集する必要がなく、簡単に支払明細をダウンロードできるので、電子化への移行もスムーズでした。

― ナビエクスプレス導入後の効果について教えてください。

阿部氏：支払明細の送付にかかる時間を大幅に削減することができました。導入後は支払明細のデータをWebにアップロードするだけで瞬時に配信できるようになったため、これまで支払明細の送付にかかっていた時間分、作業時間を大幅に短縮できています。また、支払明細を電子化したことで、協力会社様がご自身でWeb上の明細を確認できるようになり、支払明細の内容に関する問い合わせの件数も減少しました。

― ナビエクスプレスのサービスをどういった会社におすすめしたいですか？

阿部氏：同業他社の方にはぜひ使っていただきたいです。特にこの業界は支払い通知書や請求書などの発行件数も多いため、当社と同じような悩みを抱えている会社も多いと思います。非常に使い勝手のいい電子帳票サービスとして、自信をもっておすすめできるサービスです。