電子請求書に切り替えたものの、取引先から「見にくい！」の声が。
紙のデザインをそのまま電子化できるナビエクスプレスに乗り換えた

カラー材やヘアケア材などといった美容商品の販売されている株式会社東和様。サロン向けのコンサルティングや営業支援から、サロン向けコンピューターシステムの提供、人材教育など、幅広い事業を展開しています。「美容商材はとにかく種類が多い。1社の取引先に対し、1カ月で数百枚の明細書を発行するということも少なくありません」「そのため、とにかく見やすいレイアウトで請求書が発行できる電子帳票システムが必要でした」、こう話すのは、同社管理部の栗栖氏。導入の経緯など詳しいお話をお聞きしました。

請求書の発行枚数が、月数千枚～数万枚に及ぶことも！
電子請求書に切り替えたものの、今度は取引先から「見にくい！」の声が……

― まずは、貴社の事業についてお聞かせください。

栗栖氏： 美容室やエステティックサロン、ネイルサロンなどに向けて、美容商材の販売やコンサルティング事業などを展開しております。ほかに、店舗の設計や施工、美容情報誌の発行、人材教育など幅広いサービスを提供しており、「美容室を元気にする」お手伝いをトータルで行っているところが特徴です。

― 電子帳票システムを導入しようと考えたきっかけについてお聞かせください。

栗栖氏： 請求書の発行枚数が月数千枚～場合によっては数万枚ととんでもなく多く、出力や封入の負荷をなんとか軽減したいと考え、電子帳票システムの導入を進めることになりました。

これほどまでに請求書の発行枚数が多い理由は、美容商材の種類が非常に細かく、多岐に渡るからです。シャンプー、トリートメントやカラー材などさまざまなアイテムがあり、色が微妙に異なるだけで型番が変わります。それらの明細をずらずらっと明記するため、1件の取引先に送る請求書が、ものすごい枚数になってしまうのですよね。封筒には収まらず箱詰めにして請求書をお送りすることも多く、出力、封筒や箱への仕分け、封入・封函に、常に残業しながら対応しているという状態が続いていました。

こうした状況を解決するため、2016年、まずはナビエクスプレスではなく他社の電子帳票システムを導入しました。

― なぜ他社の電子帳票システムからナビエクスプレスに変えたのでしょうか？　きっかけや経緯についてお教えください。

栗栖氏： お客さまから「電子になって明細が見にくくなった」「紙の請求書に戻してほしい」という声をいくつかいただいたことが変更のきっかけになりました。最初に導入した電子帳票システムは決まったフォーマットでPDFを出すタイプのものでして……。紙のときは1行で表示していた商品名が、どうやっても2行になってしまうという問題がありました。先ほども申し上げたように、当社の請求書は項目数がとても多く、商品名が2行になるだけで、とてもごちゃごちゃっとして見にくくなってしまうのですよね。それで、「紙の請求書とまったく同じレイアウトが再現できる電子帳票システムに変えよう」ということになり、ナビエクスプレスに出会いました。

紙の請求書をそのまま電子化できるところに惹かれナビエクスプレスに。
NTTグループの安心感やサポート力も決め手になった

― ナビエクスプレスに決めた理由をお聞かせください。

栗栖氏： 理由は実にシンプルでして、「紙のレイアウトをそのまま再現できるから」、これに尽きます。お客さまに対して、以前から使っていて馴染みのある、見やすいものを、そのまま提供できる。これがなによりいいなと思いました。また、「NTTグループが開発したソリューションである」というところも大きかったですね。安心感や信頼感があり、実績も豊富です。まったく迷うことなく、すぐにナビエクスプレスに決めました。

― 2020年1月に受け入れ試験を開始され、2021年の5月に本格的な利用を始めたとのこと。利用の開始まで1年半ほど期間が空いていますが、なにか理由があったのでしょうか？

栗栖氏： これはまったくナビエクスプレス側の問題ではないのですが、当社の基幹システムからナビエクスプレスへデータを吐き出す際の連携がうまくいかず、調整に時間がかかってしまったという事情がありました。ただ、NTTコムオンラインさんに同様の基幹システムとナビエクスプレスを連携させた経験があり、非常に的確かつ丁寧にフォローをしていただきまして……。基幹システムのベンダーに、直接、NTTコムオンラインさんがさまざまなアドバイスをしてくださって、そのおかげで無事に利用を始めることができました。

利用を開始した直後は「表示が崩れたりしないだろうか」「なにかトラブルがあったらどうしよう」と、正直、ドキドキしていたのですが（笑）、現在までまったくトラブルなくスムーズに利用できています。

取引先からの「見にくい」などの指摘は一切なし！
安定的な稼働、見やすさ、スピード、すべての面で満足

― 現在の活用状況や、実際に利用してみてのご感想をお聞かせください。

栗栖氏： 現在は全体の2割程度の請求書をナビエクスプレスで発行しています。利用を開始した当初は、私ともう1名の担当者との2名体制で電子請求書の発行業務を行っていたのですが、最近は、そのもう1名の担当者に、完全にオペレーションを任せることができるようになりました。とてもスムーズに、うまく回せていると実感しています。

ひとつ前の電子帳票システムを使っていたときのような、「見にくい」「紙にしてほしい」といった指摘もなく、お客さまにも受け入れていただけていると感じますね。

― 効果についてはいかがでしょうか。

栗栖氏： 紙から電子にしたことで、請求書の出力、封入などの手間が激減しました。また、関連する人件費や郵送代などのコストも大幅に圧縮できています。なにより大きいと感じるのが、請求書の発行業務に関わる社員に余裕が生まれたこと。以前は残業残業でなんとか対処していたのですが、電子に切り替え、さらにナビエクスプレスを導入したことで電子請求書を利用してくださる取引先も増えて来て、今では請求書業務担当者が定時で帰れるようになりました。オフィス内にも明るく余裕のある空気が流れるようになって、働き方改革にもつながっていると感じています。

安定的な稼働、見やすさ、スピード感などの面でお客さまとってのメリットも大きく、「自信を持って奨められるシステムだ」ということがわかったので、今後も、どんどんナビエクスプレスへの切り替えを進めていきたいです。実際、2022年3月までに6割以上移行させるように目標を課しており、個人的には、2年ぐらいで、全体の8割程度のお客さまを紙からナビエクスプレスに移行させたいと考えています。

― 本日は貴重なお話をお聞かせくださり、ありがとうございました。