請求書の宛先約1万件のうち80%を電子化し
業務負荷とコストを削減

毎月締日6回ある請求書の発送業務
業務負荷に加え、郵送によるタイムラグが課題に

― はじめに、ソリューション事業部の役割や業務内容について教えてください。

西村氏：ソリューション事業部は、ビジネスでクルマをご利用のお客様に、ガソリン給油カードやETCカードを発行しております。ご契約頂いたお客さまには、ＣＳ２１という当社独自の管理システムを無料で提供しております。このシステムは面倒な車両管理を一元化できるシステムで、請求情報も閲覧可能となっています。月々に利用された内訳を請求データとして抽出し、様々な方法での集計が可能ですので、お客様に詳細に管理・分析を行って頂いております。加えて、請求情報を管理帳票としてお客さまは保存する必要がありますので、帳票としての資料・情報をお客さまに提供することが重要です。よって請求書の発送は当部署に欠かせない業務となっています。

― 当時、ソリューション事業部には、どのような課題があったのでしょうか？

西村氏：当社では東西合わせ毎月6回の締日があり、約1万件の宛先に請求書を発行しています。送付する書類は、請求書のほかに、明細書、お買い上げ一覧など数種類にわたり、それらを顧客毎に仕訳し、まとめて封入し郵送していました。

当時の課題は3つあり、１つは業務負荷です。締日によって送付件数や書類の枚数が変動しますが、大阪ソリューション事業部の場合、総勢10名で毎回約１〜４時間ほど費やしていました。封入ミスを防ぐために、営業と事務がペアになって作業する体制をとっていましたが、締日には発送以外の業務が滞り、残業になることもありました。また後日「請求書が届かない」というお問い合わせもあり、再送の手配等発送後も請求書に関するフォロー業務が発生していました。

2つめは郵送費です。書類の枚数が多いと封入にも手間がかかり、郵便料金も高くなるため、両面印刷で枚数を減らしたり、ご利用が少ないお客様の請求書は圧着ハガキにしたりと、色々工夫をしましたが大きな成果とはなりませんでした。

3つめはスピードです。郵送だとお客様の手元に届くのは早くて翌日。土日を挟む場合は、さらに数日かかってしまいます。ビジネスの都合上、「今日中にほしい」「明日までにほしい」というご要望には、別途、メールやFAXで請求書を送付する対応を行っていましたが、全体の仕組みとして、1日でも早くお客様に請求書をお届けできるシステムが導入できないかと日頃から考えていました。

― そのような課題がある中で、請求書の電子化を決定した理由を教えていただけますか？

西村氏：請求書の電子化については、数年前から取り入れたいと考えていました。実は一度検討したことがありましたが、複雑な当社の要望に対応できず・・・導入には至りませんでした。電子化は無理なのかと諦めていたこともありましたが、時代の流れか請求書電子化サービスのコマーシャルを目にする機会が増え「今でしょ！」とばかりにシステム部に相談し導入に向けて動き出すことになりました。

当社の基幹システムに変更を加えずに導入できる、
カスタマイズの自由度がナビエクスプレスの魅力

― ナビエクスプレス導入にあたって、他のサービスとの比較はされましたか？

西村氏：コマーシャルで見た会社を含め、インターネットで複数の電子化サービスを調べました。書式の自由度が低いサービスはふるい落とし、最終的に、当社のシステムに対応いただけそうな３社に絞って見積もりをとり検討しました。

― 候補のなかから、ナビエクスプレスをお選びいただいた決め手はどこにありましたか？

西村氏：当社の基幹システムは、請求書や明細は顧客コード毎に分かれてＰＤＦファイルを作成します。明細書は部署で分けて送付する場合があり、プリントアウトして送付する場合は、紙を分ければよいので問題なかったのですが、電子書類として送付する場合は、PDFを分割して仕分ける必要がありました。この難しい要望に対応でき、さらにコスト削減も可能だったのがナビエクスプレスでした。

藪田氏：他社の提案では、当社の基幹システム側に手を加える必要がありました。そうなると、別の開発費用がかかってしまいます。NTTコム オンラインの提案は、基幹システムはそのままで、ナビエクスプレス側でPDFの分割や仕分けができる設計でしたので、そこが決め手となりました。導入までのすり合わせや設計に苦労をかけてしまいましたが、細かいところまで当社の要望を汲み取った対応をしてもらい、大変満足しています。

数時間かかっていた発送業務が数分に短縮
締め日に請求書が届くスピード感がお客様にも好評

― ナビエクスプレス導入後、どのような効果がありましたか？

西村氏：大阪本社と東京本部の全社5部署で利用するため、アップロードの手順など社内ルールを決めて運用をはじめました。ソリューション事業部の場合、大阪と東京で担当日を決め、どちらかがまとめて作業しています。これまで大阪ソリューションでは10名で数時間かかっていた作業が、1名かつ数分で終わり、業務にあたる回数も半分。ナビエクスプレスのおかげで、業務負荷を大幅に減らすことができています。封入ミスによる送付間違いという懸念材料がなくなりました。

藪田氏：全社で見ると、ナビエクスプレスの導入で、人件費と郵送費を含めて月々６０万円弱のコスト削減効果がありました。

西村氏：以前は多かった「請求書が届いていない」「請求書を紛失したので再発行してほしい」などのお問い合わせも減りました。郵便法の改正により、2021年10月から土曜日の配達がなくなりましたが、その２カ月後にはナビエクスプレスに切り替わりましたので、請求書の即日配信が実現でき、お客様をお待たせすることなく大変満足いただいています。また、社内にコロナ感染者が出て部署全体が出社できない期間があった際にも、リモート対応で滞りなく請求書を配信できました。

― 請求書を電子化することについて、お客様からの反応はいかがでしたか？

西村氏：約１万件の宛先に、どのように切り替えのご連絡をするかは悩みのひとつでした。しかし、NTTコム オンラインからログイン・利用方法などをまとめたお客様周知用マニュアルの提供があり、これを請求書に同封することで一斉周知としました。特に大きなトラブルもなく、ほとんどのお客様が電子請求書に移行し、現在、約１万件のうち８割がナビエクスプレスでの配信です。

― 最後に、今後ナビエクスプレスをどのように活用していきたいか、展望を教えていただけますか？

西村氏：一部パソコンが苦手などの意識から「紙でほしい」というお客様には、これまでどおり紙の請求書を郵送しています。この方々も将来的には、電子請求書に切り替えて頂けたらと思っています。今回切り替えたお客様の中にも、初回ログイン後の設定に、少し戸惑われた方がいらっしゃいました。パソコンが苦手な方でも分かりやすいように、今後画面のリニューアルなど行ってメリハリのあるデザインになれば、今お使いのお客様も喜んでいただけると思いますので、是非ご検討よろしくお願いします。

藪田氏：当社のサービス拡充に合わせて、ナビエクスプレス側で対応いただく要件も出てきそうです。今後も、NTTコム オンラインのきめ細かいサポートと開発力に期待しています。