コスト削減とは？基礎知識から削減アイデア、事例まで徹底解説

売上アップを目指す企業にとって、コスト削減は避けて通れない重要な課題です。しかし、いざ実施するとなると「本当に必要なのか」「どう取り組めば良いのか」など、不安を感じる企業担当者も多いのではないでしょうか。そこで今回は、企業が抱えるコストの種類やコスト削減の必要性といった基礎知識を踏まえ、基本的なコスト削減の進め方や実際に効果を得やすい削減方法などを解説していきます。

コスト削減とは

コスト削減とは、企業や個人が支出を減らし、より少ないコストで運営や業務を行うことです。ここでいうコストは、単なる原価や経費だけでなく、利益を生み出すために必要なすべての要素（人材、時間、設備、ITツールなど）を含みます。

コスト削減の目的は、単なる節約ではなく、企業の成長や経営の安定を支えることです。売上が変わらなくても、無駄な支出を抑えれば利益を増やせます。利益の最大化により、事業の成長に必要な新規投資や研究開発に資金を回せるため、企業の競争力強化にもつながります。

つまりコスト削減は単に支出を抑えるだけでなく、生産性を向上させて企業の収益性を高めるための戦略的な取り組みです。

企業経営におけるコストは3種類！

コスト削減について詳しく確認する前に、まずは前提として企業で発生するコストの種類を理解しておくことが大切です。細かい内容は企業ごとに異なりますが、企業経営におけるコストは一般的に「オフィスコスト」「オペレーションコスト」「エネルギーコスト」の3種類に分類されます。どのようなコストなのか、それぞれ見てみましょう。

オフィスコスト

オフィスコストは、業務を遂行するために日々オフィスで必要となる機器や消耗品などにかかる費用のことです。たとえば、オフィスの賃料やパソコン・コピーなどOA機器の購入・リース代金、文房具やコピー用紙といった事務用品費などが該当します。オフィスや業務の維持管理にかかる費用全般であり、オフィスで働く社員の数が多いほどコストもかさむため、削減効果が大きく表れやすいポイントです。特に近年はIT化や働き方改革などによってモバイル機器の導入が進んでおり、通信費や新規導入コストの負担が課題となっている企業も珍しくありません。

オペレーションコスト

オペレーションコストは、業務を実際に遂行する社員にかかる人件費や、商品・備品などの配送にかかる物流費などのことです。中でも人件費は社員の給与や退職金、交通費などを含んでおり、企業が抱えるコストの中でも特に大きな割合を占めているので注意しましょう。売上に対する人件費の割合を示した「人件費率」は利益にも影響する重要な経営指標でもあるので、必ずチェックしておきたいポイントです。全国1万人超の税理士が加盟するTKCグループの調査によると、人件費率の平均は業種によって大きく異なり、小売業で10～30％、飲食業で30～40％、サービス業で40～60％という結果でした。自社の人件費率がどうなっているか計算し、業種ごとの平均と比較して問題がないか確認してみましょう。

ただし、残業代のカットやリストラなどを行って人件費を削減すると、社員のモチベーションを下げかねないので注意が必要です。モチベーションが下がった結果生産性まで低下したり、優秀な人材が転職してしまったりして売上が下がるなどの悪循環も考えられるため、慎重な対応が求められます。

また、人件費と同様に採用コストも負担が大きくなりやすいポイントです。人材派遣などを手掛けるマイナビが行った「2019年卒マイナビ企業新卒内定状況調査」によると、新卒の社員1人当たりの採用コストは48万円という結果でした。10人を採用すれば480万円、100人採用なら4800万円が必要です。これが毎年のように発生し、しかも中途採用やアルバイト・パートなどにも別途採用コストがかかると考えれば、いかに大きな負担になっているかがわかるでしょう。これだけコストをかけている以上、すぐに退職されると大きな損失になります。細やかな研修やケアを行うなど、早期離職を避ける対策を行いましょう。

エネルギーコスト

エネルギーコストは、オフィスなどで社員が使用する水道・電気・ガスの料金のほか、営業や配送などで使う車両のガソリン代などが該当します。これらは毎日ほぼ必ず発生するコストであり、オフィスの運営には欠かせないものですが、時期によってはかなり高額になることもあります。社員数が多い大規模なオフィスでは特に負担が大きくなるので、一度本格的に確認してみると良いでしょう。なお、エネルギーコストではまず「照明」をチェックしてみることをおすすめします。一般財団法人省エネルギーセンターの調査によると、オフィスで発生する電気代のうち、約40%が照明にかかっていることがわかりました。照明の種類や使い方を見直すことで、電気代を大幅に削減することもできるでしょう。

コスト削減に取り組む意義とは

コスト削減に取り組むことには、さまざまな意義やメリットがあります。ここでは、以下の2つのポイントについて詳しく解説します。

• 利益を増やすことができる
• 業務の効率化やモチベーションアップにつながる

利益を増やすことができる

コスト削減は、企業の利益を増やすために効果的な取り組みです。企業経営において、コストの発生は避けられないものです。このためコストをあって当然の必要経費と見なし、特に見直しなどを行っていない企業もあるでしょう。

しかし、コストをそのままにしておくのは非常にもったいないと言わざるを得ません。なぜなら、企業の利益は基本的に「売上－コスト」となるためです。売上に占めるコストの割合が大きいほど利益は減り、逆にコストが減れば売上が伸びなくても利益を増やすことができます。売上を伸ばすのは簡単ではありませんが、コストは社内の努力や工夫次第で実現できる場合もあるでしょう。このため、多くの企業は積極的にコスト削減に取り組み、利益拡大を目指しているのです。

業務の効率化やモチベーションアップにつながる

正しくコスト削減を行うと、業務の効率化や社員のモチベーションアップも期待できます。コスト削減では「無駄を省く」ことが基本となるため、自然と業務の見直しが進み、業務効率化を実現できるケースが多いです。

業務効率化は生産性アップにつながるだけでなく、労働時間の短縮も可能にします。その結果、残業代の減少によって人件費が削減できたり、社員がプライベートな時間や休息を確保できたりするなど労働環境の改善も期待できるでしょう。

快適な労働環境で働けると社員のモチベーションやエンゲージメントが高まり、離職率が低下しやすくなります。採用コストを抑えるとともに、十分な経験やスキルを持つ社員が増えることで生産性がさらにアップするという好循環も生まれ、安定的かつ継続的な企業の成長につながるのです。

コスト削減に取り組む際の注意点

企業が利益を最大化するにはコスト削減が欠かせませんが、手あたり次第に支出を削減すれば良いというものではありません。企業が売上を伸ばすには必要なコストもあり、それまで削減してしまうと売上も連動して低下する可能性があります。

その結果、コストが減っても結局利益が増えなかったり、売上の減少幅が大きく利益まで減ってしまったりして、コスト削減が失敗に終わる場合があるのです。このため、売上に影響するコストはできるだけ触れず、無駄にかかっているコストだけを洗い出してうまく削減するよう注意しましょう。

また、むやみにコスト削減を押し進めると規制ばかりが多くなり、社員の負担が増えて逆にモチベーションが下がってしまうこともあり得ます。このような事態を避けるためにも、コスト削減に取り組む場合は正しい手順を踏みながら本当に削減が必要なコストを見極めましょう。社員にうまく周知徹底しながら全社一丸となってコスト削減意識を持つことが大切です。

コスト削減の基本的な進め方

ここまで解説したように、コスト削減は手あたり次第に支出を削減するだけでは失敗する可能性があります。では、利益を最大化するためにはどのようにコスト削減に取り組めば良いのでしょうか。ここでは、基本的なコスト削減の進め方を以下のステップに沿って解説します。

1. 現状を把握する
2. コスト削減方法や目標金額について決める
3. コスト削減について社員に周知徹底する
4. 定期的に振り返り・効果測定を行う

1.現状を把握する

まずは、現状を把握することから始めます。どのようなコストがどれくらい発生しているかを確認しましょう。現状を把握しないことにはコスト削減の計画すら立てられないため、部署単位や業務単位でできるだけ正確に調査してください。

全体のコスト状況を把握したら、削減できそうなコストをピックアップします。無駄なコストがかかっていないか、コストが低い別の方法に切り替えられるものはないかなど、あらゆる可能性を考えながら探してみましょう。

2.コスト削減方法や目標金額について決める

削減できそうなコストを見つけたら、具体的な削減方法や目標金額を決めます。削減しても問題はないか、どのように削減できるかなどを分析しましょう。このとき、達成が難しい高い目標を設定するのはおすすめできません。あまりに目標を高くすると、計画倒れに終わったり社員のモチベーションを下げたりしてしまう可能性があります。

また、そのコストを削減した場合に特定の部署や社員に負担が集中しないか、安全性に影響して事故を引き起こす心配はないかなど、リスクについても慎重に判断しましょう。上述したように、たとえば営業部の人員を減らすなど、売上に影響する部分のコストカットも避けなければなりません。

3.コスト削減について社員に周知徹底する

削減の目標や方法が決まったら、その内容を社員に周知徹底しましょう。コストの削減は、経営陣や経理部だけが努力してどうにかなるものではありません。全社で協力して取り組むことが不可欠です。

漠然とした目標や方法よりも「コピーはモノクロで裏紙を使う」「冷房は28度をキープする」などのように、誰もが実現できそうなものを周知するのがおすすめです。取り組みの成果をグラフにして貼り出すなど、削減状況を可視化することも社員の意識の向上やモチベーション維持に役立ちます。

4.定期的に振り返り・効果測定を行う

コスト削減は一度取り組んだら終わりではなく、定期的に振り返りを行い、効果測定をすることが大切です。振り返りによって取り組みの有効性を分析でき、失敗したとしても新たな課題を見つけ、対応することでさらに効率的なコスト削減が可能になる場合もあります。

代表的なコストの削減方法・アイデア10選

実際にコスト削減に取り組む場合、どのような方法があるのでしょうか。コストの内容や削減の有無は各企業で異なるため確実な方法は断言できませんが、多くのケースで効果が出やすい代表的なコスト削減方法もあります。どのようなアイデアがあるのか、具体的に見てみましょう。

電力の使い方を見直す

オフィスでは常に電力を利用しており、その利用料金も年間で見ればかなりの額に上ります。このため、契約プランを変更したり使用量を押さえたりすることで、大幅なコスト削減も可能です。たとえば、オフィスでは照明と空調が電気料金のほとんどを占めているので、照明を消費電力の少ないLEDに取り換える、空調は冷暖房を効かせすぎないようにするなどの対策が効果を得やすいでしょう。また、2016年からは電力自由化が始まり、大手電力会社以外にも任意の電力会社と契約できるようになりました。これにより価格競争が起き、中小電力会社の中には大手よりも割安な料金プランを提供しているところもあります。オフィスがある地域にどのような電力会社があるのか、オフィス向けの割安な契約プランはないかなどを調べ、既存の電力会社から乗り換えてみるのも良いでしょう。

テレワークを導入する

働き方改革により普及が進んでいるテレワークですが、実はオフィスのコスト削減にも役立ちます。テレワークを導入すればオフィスに出勤する社員が減るため、オフィスコストやエネルギーコスト、交通費などの削減が可能です。広いオフィスも不要になり、賃料の安いオフィスへ移転することもできるでしょう。また、出勤にかかる時間や労力も不要になることで社員のストレスも軽減でき、空いた時間を有意義に使えるようになります。これまで育児や介護などで離職せざるを得なかった社員もテレワークなら働き続けることができ、生産性の低下や採用コストの増加も防げるなど企業・社員双方にメリットが多いです。

ノー残業デーを導入する

ノー残業デーとは、残業を禁じて社員を定時退社させる日のことです。企業がノー残業デーを設定して社員に早帰りを勧めると、社員は必要以上に残業をしにくくなります。周囲の同僚も定時で帰るため、罪悪感も抱くことなく早帰りを実践できるでしょう。これによって残業代やオフィスコストが削減できるだけでなく、残業ができないため社員が早く業務を終わらせられるよう自主的に工夫するなど、業務効率化が自然と進む効果も期待できます。早く帰れることで社員のワーク・ライフ・バランスも実現でき、心身の健康の維持にも役立つでしょう。

どの程度ノー残業デーを設けるかは企業によりさまざまですが、一般的には週に1度、水曜日に設定しているケースが多いようです。あまり日数を増やすとほかの日に業務のしわ寄せがいくこともあるので、バランスを考えながら設定しましょう。

ペーパーレス化を進める

オフィスでは日々膨大な量の紙媒体が使用されていますが、紙媒体には用紙代やインク代、OA機器のリース代などさまざまなコストがかかります。紙の代わりに電子媒体を利用してペーパーレス化を進めれば、これらのコストを大幅に削減することも可能です。社内業務用の紙はもちろん、電子契約サービスを利用すれば取引先との契約などもデジタル化でき、紙媒体の保管場所も不要になります。コンビニ大手のセブンイレブンでは、会計システムを刷新して伝票・帳票のデジタル化を進めたところ、年間で約14億円ものコスト削減に成功しました。電子媒体だと、膨大な資料の中から必要な書類をスムーズに探したりデータを抽出したりすることも容易なため、業務効率化にも役立つでしょう。

アウトソーシングを活用する

業務の一部を外部の専門業者に委託するアウトソーシングは、人件費や管理費の削減に有効な手段です。たとえば経理や総務、ITサポートなどのバックオフィス業務をアウトソーシングすれば、自社で専門スタッフを雇う必要がなくなり、人件費の削減につながります。また、繁忙期などにあわせて柔軟に依頼できるため、必要なときに必要な分だけコストをかけることが可能です。

さらに専門業者は最新の技術やノウハウを持っているため、自社で対応するよりも高品質かつ効率的に業務を遂行できる場合もあります。特に中小企業では限られたリソースを最大限活用するためにも、アウトソーシングの活用がコスト削減と生産性向上の両面で有効です。

通信費を見直す

電話代やインターネット代などの通信費は日常的に発生するコストですが、見直し次第で大幅な削減が可能です。法人向けに提供されているお得なプランや割引キャンペーンなどを利用すれば、無駄な通信費を抑えられます。各社のプランを比較し、契約先の変更を視野に入れて検討してみてください。

また、Web会議ツール（Microsoft TeamsやSlack、Zoomなど）を活用し、電話の使用を極力少なくすることもおすすめです。

広告費を見直す

広告は企業の認知度向上や売上アップに欠かせませんが、効果的でない広告に費用をかけることは、無駄なコストにつながります。広告費を見直す際は、費用対効果を測定し、最適な広告手法を選ぶことが重要です。

たとえば、テレビや新聞広告よりも、デジタル広告（リスティング広告、SNS広告、インフルエンサーマーケティングなど）のほうが、ターゲットを細かく設定でき、コストパフォーマンスが高いケースがあります。

また、代理店を介さずに自社で広告の企画や立案、制作会社への依頼を行うこともコスト削減につながります。

採用手法を見直す

採用活動には、求人広告費や採用担当者の人件費など、多くのコストが発生します。効率的な採用方法を取り入れることで、コストを抑えながら優秀な人材を確保することが可能です。

たとえば、求人媒体の見直しは重要です。大手求人サイトへの掲載は費用がかかるため、SNSや自社採用ページ、リファラル採用を活用することで、コストを抑えつつ応募者を増やせる可能性があります。

また、企業が求職者に直接アプローチするダイレクトルーティングも効果的です。説明会を行う際も声をかけた求職者のみを対象とすればよいため、大きな会場を利用する必要がなく、会場費を削減できます。

出張費を見直す

出張費は企業活動に必要なコストではありますが、無駄な出張を減らすことは重要です。交通費や宿泊費だけでなく、時間的損失なども考慮して、本当に必要か見直してみましょう。遠方の取引先との会議や社内研修などは、Web会議システムを活用することで交通費や宿泊費を大幅に削減できます。

また、どうしても出張が必要な場合は、航空券や新幹線の早割、格安ホテルの利用、社内の出張規定の見直しを行うことで、無駄な出費を抑えることも可能です。複数の出張をまとめて予約することもコストの最適化に有効なため、管理方法も見直してみましょう。

リースやレンタル契約を見直す

オフィスのコピー機やパソコンなどのリース代やレンタル契約の内容を定期的に見直すこともコスト削減につながります。たとえば最新の機器にこだわらず、必要最低限のスペックのものを選ぶことで、リース料金を抑えることができます。契約更新時には他社のプランも含めて比較し、よりコストパフォーマンスの高い契約を選択しましょう。

また、現在購入している機器も、使用頻度が低い場合はリースやレンタルに切り替えることで固定費を削減できます。

ペーパーレス化によりコストを削減した事例

心臓循環器系の医療機器を取り扱う専門商社である日本ライフライン株式会社様では、全国48箇所の各拠点で販売事務に携わるスタッフが受注・出荷・納品・請求等の業務を行っています。そこで課題となっていたのが、ペーパーレス化の遅れです。紙の納品書の発送は毎月約4,000通にのぼり、印刷・仕分け・封入封緘といった郵送作業に膨大な時間を費やしていました。また、これに伴うコストも課題となっていました。

そこで、ペーパーレス化を推進するためにNTTコム オンラインが提供する「ナビエクスプレス」を導入。複数の候補があった中で、決め手は医療機器業界で最も多く導入されていることでした。

導入後は納品書の9割を電子化することで、毎月かかっていた印刷代や切手代、全国の拠点から発送する郵送代を大幅にカット。コストを導入前の1/4まで削減することに成功しました。また、各営業所の業務を大幅に効率化でき、他の業務に割り当てられる時間が増えています。

コスト削減にはさまざまな方法がある！できることから始めよう

企業経営ではつい売上のほうに注目しがちですが、利益拡大には売上アップよりもコスト削減のほうが効果的なこともあります。テレワークや水道光熱費の見直しなど、さまざまな面から取り組めるコスト削減方法があるので、できることから始めてみましょう。

特にペーパーレス化の取り組みは効果的です。NTTコム オンラインが提供する「ナビエクスプレス」なら、さまざまな紙の書類を電子化することで、月々の発送コストを大幅に削減できます。また自動配信により人件費も削減できるでしょう。紙の書類を扱っている企業は、コスト削減のはじめの取り組みとして、書類の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。

ただし、コスト削減には社員の協力が必要不可欠です。一方的に強制するのではなく、お互いに協力し合いながら取り組める環境整備にも力を入れましょう。