納品書は必要？取引における納品書の役割と正しい書き方

ビジネス上の取引では、納品書や請求書といった書類を作成する機会が多くあります。こうした重要書類は、取引先との信頼関係を築くという意味で大変重要です。ただ、請求書とは違って、納品書は取引の際に必ず作成しなければならない書類ではありません。それでは、納品書はどういう機会で作成するべきなのでしょうか。

今回は、納品書の役割や請求書との違い、また納品書を作成するべき場面など、その基礎について解説します。また、納品書を作成する方法やポイントも紹介しますので、正しく活用するためにぜひ参考にしてください。

納品書とは？

納品書とは、商品やサービスを提供する際に、納品する品物に同梱する書類のことです。商品が現物の場合は、納品書を商品と一緒に送付しますが、デザインやデータのような現物ではない商品の場合は、後から送付する形で納品書を発行します。

ただし納品書の発行は、請求書のようにそれがなくては取引が遅滞してしまうものではありません。たとえ納品書がなくても、依頼主は商品を受け取れますし、何らかの取引上の不具合が生じることも基本的にはないでしょう。

納品書の役割

納品書がなくても、取引の進行に大きな支障はありません。では、納品書にはどのような役割があるのでしょうか。ここでは納品書の主な役割である次の3つのポイントを解説します。

• 依頼者の安心につながる
• 取引を円滑にすすめることができる
• 経費管理に役立つ

依頼者の安心につながる

納品書を発行することで、依頼者の安心感を得られる効果が期待できます。納品書がなくても基本的に取引は成立しますが、納品書を発行する必要が全くないというわけではありません。たとえば、納品書を送付せずに商品だけ発送すると、依頼主は注文した商品がしっかり送られてきたのか不安になってしまうでしょう。

また、注文された商品を数回にわけて発送する場合、納品書を同封していないと、依頼主はどの商品が送られてきたのか混乱してしまいます。納品書は、このような依頼主の混乱や不安を解消し、注文した商品を安心して受け取ってもらうために発行する書類です。納品書がなくても取引は成立しますが、あれば取引先との信頼関係を築ける、一種の思いやりとしての書類といえるでしょう。

取引を円滑にすすめることができる

納品書は、取引を円滑に履行するための役割もあります。納品書には納品した商品やサービスの内容・個数、納品書の発行日、また商品やサービスの合計金額などが記載されます。そこに記される内容は、見積書で記載される内容と同じでなければなりません。

もし、見積書と異なる内容や個数の商品が納品されれば、契約不履行としてトラブルに発展してしまう恐れもあります。つまり、納品書は契約上の取り決めがしっかり履行されているかどうかを確認・証明するための書類でもあるのです。

経費管理に役立つ

納品書は、適切な経費管理を行うためにも役立ちます。納品書に記載される内容は、見積書だけではなく請求書とも同じです。請求書と納品書を照らし合わせ、数字に違いがあれば会社の経理上にも問題が生じるでしょう。そのため、会社の税務や経理上においても、納品書は重要な役割を持っているのです。

納品書と請求書・領収書の違い

納品書の役割を理解しても、同じく取引に関連する書類である請求書や領収書との違いがあまりよくわからない方も多いのではないでしょうか。これらは目的や役割に違いがあります。ここでは、それぞれの違いについて詳しく解説します。

請求書との違い

請求書は、取引において売り手が買い手に対して代金の支払いを求めるために発行する書類です。依頼主に対して商品やサービスを提供した場合、依頼主からはその見返りとして代金が支払われます。しかし、一般的な商習慣において、商品の代金は請求書を発行しない限り支払われません。

つまり、商取引における請求書とは一種の督促状であり、依頼主に対して代金の支払いを促す役割があるのです。もし、請求書の送付漏れがあった場合、代金がいつまでも支払われず、採算に不釣り合いが生じてしまうかもしれません。そのため、商品やサービスのやり取りに際して、請求書の発行は決して忘れてはならない手続きのひとつです。

一方で、納品書は代金の支払いを求めるものではなく、取引において商品やサービスが確かに納品されたことを証明するための書類です。請求書のように支払いに直結する役割を持たないため、納品書の発行が必須とされていないケースもあります。

請求書には、取引した商品の内容や取引数、請求書の発行日、支払い合計金額、また支払い期日といったさまざまな記録が書かれています。これらの情報は、漏らさず正確に記載しなければなりません。記載内容に不備があれば依頼主は代金を支払うことができず、トラブルのもとになってしまうでしょう。

また、請求書の送付方法にも注意が必要です。もし送付の手違いで依頼主のもとに請求書が届かなければ、代金の支払いも滞ってしまいます。請求書は記載内容を厳重に精査し、かつ適切に依頼主のもとに届く方法で送付することが重要です。

領収書との違い

領収書は、代金を受け取ったことを証明する書類です。商品やサービスの提供を受けた依頼主が支払いを完了した際に、売り手が発行します。領収書には、支払った金額、支払い日、支払い方法（現金・銀行振込など）、発行者の情報が記載され、経理処理や税務申告の際に重要な証拠となります。特に、法人や個人事業主が経費計上をする際には、領収書の保管が求められます。

一方、納品書は代金の支払いとは関係なく、商品やサービスが納品されたことを証明する書類です。納品書が発行されても、代金の支払いが完了したことを示すわけではありません。

つまり、領収書は「支払いの証明」、納品書は「納品の証明」という異なる役割を持っています。どちらも取引の記録として重要ですが、用途が異なるのです。

納品書はどのようなケースで必要になるのか

納品書はあくまで一般的な商習慣として存在するため、納品に際して必ずしも作成しなければならないものではありません。実際、会社によっては納品書を作成していないところもありますし、環境保護の一環として、納品書を始めとした書類の発行を減らしているという会社もあります。

そのような背景もあって、納品の際に納品書を作成する商習慣は徐々に薄れている傾向にあります。しかし、単なる習慣としてではなく、ひとつの商取引の手段として、納品書の存在意義は決して小さなものではありません。それでは、そもそも納品書を作成しない会社も増えている中で、どういうケースなら納品書を作成したほうが良いといえるのでしょうか。

納品書を作成したほうが良い場合

納品書は、特に商品を発注した依頼主にとって便利な書類です。発注者は当然、送られた商品の中身をチェックしますが、契約から履行まで期間が空いている場合などは、発注者自身も商品の具体的な内容を詳細には覚えていないかもしれません。

特に商品の発着時期に関しては、在庫の状態や流通面の影響もあるため、予定日が前後するケースも十分に考えられます。予定より早く、または遅く商品が届いた場合、発注者の立場では予定外の商品の受け取りが生じ、現場は確認作業に追われてしまうかもしれません。納品書の存在は、そうした予定外の発着があったとしても、現物を遅滞なく確認する助けになってくれるものなのです。

このような側面があることから、納品書は注文者から指定の書式で発行するよう依頼されるケースも珍しくありません。もし、注文者から納品書の発行を依頼されたら、たとえ通常は納品書を出していない会社でも、その申し出には誠意ある対応で返答するべきでしょう。依頼通りに納品書を作成すれば、その後の取引にも良い影響を与えてくれます。

また、納品書には証明書としての側面があり、この書類を送付することで「自分たちは注文された商品をしっかり納付した」ということを依頼主に対して明確に示すことができます。証明書としての納品書をしっかり送付しておくことで、商品の内容や個数に不備がないか双方で確認でき、発注ミスなどのトラブルも回避することができるでしょう。

特に注文された商品の種類や個数が膨大な数に及ぶ場合、発注された個数と送付した個数が合わないといったトラブルも発生しやすくなります。しかし、そうした数量ミスや発注ミスが生じた場合でも、見積書や納品書をしっかり作成しておけばどの手続きでミスが生じたのかも確認できます。ミスを早期に発見できればトラブル対応も迅速にできるので、リスクマネジメントの一種としても納品書は作成しておいたほうが良いでしょう。

それから、在庫管理の面でも納品書は有用です。納品書は「いつ」「どこへ」「なにを」発送したのか、詳細に記録した文書です。在庫管理が不十分となれば、欠品による機会損失や賞味期限による廃棄処分など、会社にとっても大きな損失につながりかねません。その意味でも、納品書はなるべくすべての注文で作成しておくのが最善です。

納品書を作成しなくても良い場合

納品書はリスクマネジメントや在庫管理の側面から、基本的には作成しておいたほうが良い書類のひとつです。しかし、注文者から納品書を発行しなくても良いと申し出があった場合は、強いて納品書を作成する必要はないでしょう。

また、企業によっては、経費削減のために納品書を廃止しているところもあります。納品書も紙の書類として発行されるため、作成には印刷費用や紙代が発生します。そうした経費を削減する目的で、納品書を作成しないというのもひとつの手段です。ただ、納品書や請求書といった書類は電子化するという方法もあります。電子化すれば余計な経費もかからず、取引の証明となる書類を低コストで作成できるでしょう。

ただし、納品書などの証憑類を電子化して保存するには税務署の承認が必要です。納品書は発行から7年間は保管義務があるので、電子化する際は気を付けましょう。

納品書はこちら側が作成して送付してしまえばそれで終わりというわけではありません。納品書を送付したら、発注者から検収書や受領書を受け取るのが通常の取引の流れです。検収書や受領書は、商品の注文者が納品書を受け取ったことを承認するための書類です。納品書と同じように、法律上発行が義務付けられた書類ではありません。しかし、特に検収書は取引においても重要な意味を持つ書類であり、受領書とは役割が異なるので注意しなければなりません。

検収書とは、発注した商品を問題なく受領したことを発注先の企業に知らせる文書です。つまり、商品には何も問題がなかったことを文書で承認することになるので、検収書を発行した後は、特段の場合を除いて、受け取った商品に対するクレームもいえないことになります。一方、受領書は検収書ほどの拘束力はなく、単に商品を受け取ったことを了承するものに過ぎません。そのため、受領書の場合は発注した企業に対してクレームを入れることも可能となります。このように、納品書の確認後に受け取る検収書と受領書には違いがあるので、取り扱いにはくれぐれも注意したほうが良いでしょう。

納品書を作成する主な方法

ここまで解説したように納品書にはさまざまなメリットがあります。注文者から発行しなくて良いと申し出があるケース以外は、作成するのがおすすめです。納品書の作成方法に法的なルールはありませんが、主に以下のような方法が用いられることが多いです。

• Excelなど表計算ソフトを利用する
• 納品書作成ソフトや販売管理システムを利用する
• 手書きで作成する

それぞれ詳しく解説します。

Excelなど表計算ソフトを利用する

ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを利用する方法です。これらは日常の業務でもよく使われるため、手軽に納品書を作成できるでしょう。納品書の形式に決まりはないため、必要な情報を記載すれば自由に作成できます。

また、インターネット上には無料で利用できるExcelやGoogleスプレッドシート用のテンプレートも多く公開されています。これらをダウンロードして利用すれば、より簡単に納品書を作成することが可能です。

デメリットとしては、作成中に意図しないデータの上書きや破損などが発生するおそれがあることです。データのバックアップや保存はこまめに行いましょう。

納品書作成ソフトや販売管理システムを利用する

納品書作成のための専用ソフトや、納品書作成に対応している販売管理システムを利用すると、簡単に必要な形式が整った納品書を作成できます。必要な項目を入力するだけで、レイアウトも検討する必要がないため、表計算ソフトを利用する方法よりもさらに容易です。

ソフトによっては商品マスタを登録できる機能なども搭載されているため、商品情報を毎回入力する手間を省けます。表計算ソフトよりも利用コストは高くなりますが、多数の納品書を発行する場合は、ミスを減らせて作業効率も向上するためおすすめです。

手書きで作成する

手書きの納品書は、小規模な取引や急ぎの対応が求められる場合に便利です。必要な項目があらかじめ印刷された市販の納品書を購入して利用するとよいでしょう。

しかし、手書きで作成する場合、記入ミスが発生しやすい点には注意が必要です。金額の誤記や記載漏れがあると、取引先との認識の違いを生む原因になりかねません。また、作成や修正に時間がかかるうえ、手書き特有の読みにくさが発生する可能性もあります。

また、紙の納品書は保管や管理の手間がかかるうえ、紛失や劣化のリスクもあります。特に納品書を電子化して管理する企業が増えている中で、紙の納品書を発行すると、取引先によってはスキャンやデータ入力の手間が発生し、業務の効率を下げる要因になることもあるでしょう。

決まった形式はない！納品書の書き方とは

納品書は作成が義務付けられている書類ではないため、その形式や書き方にも決まったフォーマットがあるわけではありません。ただ、一般的な商取引では、見積書や注文書に基づいて取引が履行されるため、その過程にある納品書も一連の書類の記載内容に沿った形で書かれる必要があります。特に納品書と請求書は記載内容を統一しておいたほうが好都合です。そのほうが後で金額の紐づけを行う際に楽ですし、依頼主にとっても、請求書が届くまでは納品書が取引額を確認するための書類になります。また、納品書は証憑書類でもあるので、書くべき内容には一定の決まりがあります。

まずは納品先の情報を書こう

納品書の書き方としては、まず宛先となる発注者の情報を記載しましょう。発注者が会社である場合は、その会社名を書き、また部署や担当者名も記載します。情報が間違っていれば失礼に当たるので、発注者の情報を記載する際は前もってしっかり調べておく必要があります。発注者の情報をしっかり記載しておけば、納品先を間違える心配もありません。宛先を書く際は、当然「御中」や「様」といった敬称も忘れないように気を付けましょう。

日付、連番を忘れずに

受け取った商品がいつ取引したものかわからなければ、発注者も混乱してしまいます。ですから、納品書には日付の記載も必須です。記載する日付は、商品の到着日が基本となります。ただし、記載する納品日は、商品を出荷した日か到着した日か決まりはありません。納品書ごとに納品日の日付があべこべでは混乱するので、出荷日か到着日かどちらかで統一しておいたほうが良いでしょう。また、管理のために連番も記入しておくと便利です。納品書は取引が発生するたびに作成するので、納品書の枚数も膨大になります。連番を書いておけば、どの取引に対応する納品書かもわかりやすくなるので、万が一のトラブルの際も対処しやすくなります。

商品名と数量・工数も

納品書には取引の内容もしっかり記載しなければなりません。商品名はもちろん、数をどれだけ、またいくらで取引したのか正確に記入する必要があります。商品名や数量は、見積書でも記載している内容です。見積書との内容に齟齬があっては、後でクレームやトラブルのもとにもなるので、商品名や数量は他の書類との相違がないように特に気を付けて記載しましょう。

金額に関する項目

金額に関する項目は、請求書だけに記載する内容ではありません。納品書にも見積り金額や小計、消費税といった取引額をしっかりと記載します。特に消費税は軽減税率の対象となる商品とそうでない商品があります。対象商品には「※」などで注意書きしておくなど、なるべくわかりやすくなるように記入しましょう。商品の小計に消費税を合わせた合計金額も、抜かりなく記載しておく必要があります。その合計金額が、そのまま正式な請求金額となります。

捺印を押す

納品書には、会社の捺印を押すのが通常の形式です。捺印を押すことで、その納品書が正しく作成されたことを会社側が保証したことになります。捺印は必ずしも会社の捺印でなければならないことはなく、会社によっては担当者の捺印で済ませているケースもあります。もちろん、納品書の書き方は法律で決められているわけではないので、取引先から書式の指定を受けることも珍しくありません。その場合は、自社のフォーマットにこだわらず、柔軟に書式を変えていったほうが良いでしょう。納品書は基本的な情報が書かれていればどのような形式でも問題ありません。求められた形式でしっかり対応すれば、取引先との信頼関係もより深まるはずです。

納品書作成に関するポイント

納品書を作成する際は、次のポイントに注意しましょう。

• 企業内で統一したテンプレートを使用する
• インボイス対応を忘れない
• 送付前にはミスがないか内容を確認する
• 保存期間や保存方法に注意する

納品書を正しく活用するために、一つひとつ確認してみてください。

企業内で統一したテンプレートを使用する

納品書のフォーマットが統一されていないと、確認に手間がかかったり、誤解が生じたりする可能性があります。たとえば担当者ごとに異なる書式を使っていると、取引先が必要な情報をすぐに見つけられず、問い合わせが増えることも考えられます。また、税率や金額の記載方法が統一されていないと、経理処理のミスにつながることもあるでしょう。

そのため社内で標準のテンプレートを作成し、一貫したフォーマットを使用することが重要です。 統一したフォーマットを使用することで、業務効率が向上し、ミスの削減にもつながります。

インボイス対応を忘れない

2023年10月から開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）により、納品書の作成時にも注意が必要になりました。従来の納品書には金額や品目のみを記載するケースが多かったですが、仕入税額控除を受けるためには、適格請求書の要件を満たした記載が求められます。

具体的には、「適格請求書発行事業者の登録番号」「税率ごとの消費税額」「適用税率」 などが必要になります。これらの項目が不足していると、取引先が仕入税額控除を適用できず、再発行を求められるケースもあります。

事前に取引先がインボイス対応を求めているかを確認し、必要な情報を盛り込んだ納品書を作成することが大切です。また今後の法改正に備え、常に最新の情報をチェックして社内のテンプレートや運用ルールを適宜見直しましょう。

送付前にはミスがないか内容を確認する

納品書の記載ミスは、取引先とのトラブルにつながる可能性があります。送付前に必ず記載内容をチェックしましょう。たとえば商品名や数量の誤りがあると、後の請求処理にも支障が出ることがあります。特にどの注文に対する納品であるのかを明確にすることが重要です。

また、担当者間でダブルチェックを実施するなどの対策を取ることで、人的ミスを最小限に抑えられます。誤った納品書を送付すると修正作業や再発行に手間がかかるだけでなく、取引先の信頼を損なうリスクもあるため、事前の確認を徹底しましょう。

保存期間や保存方法に注意する

納品書は税務や経理処理の証拠書類となるため、適切な保存が求められます。法人の場合、納品書の保存期間は7年間、個人事業主の場合は5年間と定められており、税務調査時に適切に保存していないと指摘を受ける可能性があります。

また、2022年1月に施行された電子帳簿保存法の改正により、2024年1月1日以降に電子データで受け取った納品書は、電子データで保存することが義務化されました。これまで紙で印刷して保管していた企業も、今後は電子データのまま適切に保存する必要があります。電子保存にはいくつかの要件があるため、しっかりと把握して自社の運用ルールを見直す必要があります。

紙と電子のどちらの場合でも、税務要件を満たす適切な保存を徹底しましょう。

正しく理解して納品書を適切に活用しよう

商品やサービスの取引において、いちいち書類を作成するのは面倒かもしれません。ただ、手続きごとに書類を作成することで、トラブルを未然に防ぎ、サービス全体の質を向上させることにもつながります。環境への配慮や管理のしづらさから、納品書などの紙媒体を減らす動きもありますが、電子化すればそうした問題も解決できます。取引における納品書の役割を理解し、適切に活用できるようにあらゆる方法を検討してみましょう。

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