テレワークは今後も続く！電子化が意味する可能性とは？

コロナ禍は、とりわけテレワークを大きく加速させました。日本でも多くの労働者が在宅勤務を経験することになったのは、周知の事実です。もちろん、単純に在宅でできない仕事もありますが、この傾向は長期的に続く可能性があります。通勤時間をなくすのはもちろんですが、私たちの働き方はどのように変わっていくのでしょうか。また、変化に伴って私たちがやるべきことは何なのでしょうか。

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急加速するテレワーク

2020年にはリモートワークが爆発的に増え、働く人の多くがフルタイムのテレワークを始めたと推定されています。コロナ禍以前に徐々に起こっているように見えたトレンドが、非常に短期間で加速されました。デジタル時代における仕事とスキルの性質の変化は、実に興味深いものです。これまで在宅勤務の定着が遅れていたのはおそらく、労働文化の習慣や、遠隔労働の運用に必要な技術や管理方法への投資に対する雇用側の関心の低さを反映しています。しかし、コロナ禍によって、テレワークが可能な産業ではこれらの投資を余儀なくされ、より多くの人々が遠隔技術の使い方を学ぶようになりました。その結果、在宅勤務へのシフトがより永続的に進むかもしれません。経済学者のSusan Atheyは、Washington Postに「人々は習慣を変え、その習慣のいくつかは定着する。人々がゆっくりとシフトしている多くのものがありますが、これらはそれを加速させるでしょう。」と語っています。

在宅勤務への移行は、従業員にとってもメリットがあります。毎日の通勤がなくなることで、余暇が増え、仕事と家庭を両立させることができるので、ワークライフバランスの向上も期待できるでしょう。さらに、平時であれば、生産性に影響がなく、むしろ向上する可能性を示すさまざまな根拠もあります。ただし、在宅勤務をしている人の多くは、正式な在宅勤務の取り決めはなく、代わりに仕事を家に持ち帰っている（夜間や週末など）ケースも少なくありません。労働時間の把握が難しいため、休憩時間が少なくなる可能性や社会的な孤立を指摘する声もあります。

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災害時のテレワーク

在宅勤務は、最も急成長している通勤手段であることは先にも述べました。新しい在宅勤務の文化が定着すれば、コロナ禍はこの傾向を劇的に加速させることになります。在宅勤務へのこのようなシフトは、前例のない規模ではありますが、実は今回が初めてではありません。米国では、9.11とその直後の炭疽菌テロで、いくつかの重要な政府機関が閉鎖に追い込まれた事件を受けて、テレワークへの関心が高まりました。また、ニュージーランドのクライストチャーチでは、2010年から2012年にかけて発生した一連の地震で職場が閉鎖された後、多くの職場がテレワークに移行しました。在宅テレワークに全面的に移行した政府機関の事例では、職員はテレワークによって、職場復帰へのモチベーションの向上や仕事と家庭のバランスの改善など、多くのメリットを感じています。コロナ禍と同様に、震災時には保育所や学校へのアクセスが制限され、多くの人が育児と仕事の二足の草鞋を履くことになりました。

コロナ禍が終わってもテレワークは続く

コロナ禍が終わっても、テレワークは続くと考えられています。Googleなどのビックテック企業は、従業員の在宅勤務が継続的に行われることを発表しています。グローバルAIコンサルタントで、人工知能（AI）の現在と未来への影響について書かれた『Between Brains』の著者であるジョージ・タイリッシュによれば、小規模企業もすぐに追随するだろうとのことです。テレワークはコスト削減につながるので、企業にとって魅力的です。「自宅で仕事ができるなら給料が下がってもかまわない」という従業員もいるほどで、これは、人間の性質として、うまくいくとわかると一つのことに固執する傾向があるからです。

多くの企業がテレワークへの移行を支援するために、特に遠隔地の従業員を監視できるリアルタイムシステムを通じて、AIに注目しています。電子メールの監視や、誰がファイルにアクセスし編集しているかなど、社員が何をしているかを把握する監視技術はすでに存在していますが、これらがより洗練され広く普及していくでしょう。また、Zoomなどビデオ会議プラットフォームを使ってコミュニケーションをとることも常態化されました。

デジタル技術の必要性

多くの人がテレワークに必要なスキルを持ち合わせていないため、再教育も課題のようです。たとえば、EUの労働人口の3分の1は、デジタル技術が非常に限られているか、まったく持っていないことが分かっています。しかし、将来的には、大半の仕事に少なくとも中程度のコンピュータースキルが必要になると考えられているのです。大企業はすでに、失業者のデジタルスキル習得支援に乗り出しており、マイクロソフトはCovid-19回復プログラムを開始し、LinkedInと提携して、需要のある仕事とその仕事に必要なスキルを特定します。そして、興味のある人には、関連する学習教材へのアクセスを無料で提供しているのです。

テレワークが今後も続くとすれば、雇用の地域分布に大きな影響を与える可能性があるでしょう。現在、首都圏には他の地域に比べて多くの高収入の仕事がありますが、テレワークはこの傾向を逆転させる可能性があると考えられています。企業内の多くの人が、もっと離れた場所、つまり地方でも仕事ができると判断するかもしれないわけです。また、企業はオフィススペースの縮小を決断するかもしれません。閉鎖が緩和されて以来、オフィスの収容人数は30%から50%減少しているケースもあります。現在の制限は、主に社会的距離の取り方のガイドラインに従うために設けられていますが、企業は、社内で働く従業員の数を恒久的に減らすことができると気づくかもしれません。オフィスが完全になくなるわけではなく、従業員の約30%が一度にいられるだけのスペースが必要になるともいわれています。

長い目で見れば、テレワークに適応していれば、急な怪我や病、それに匹敵する状況が発生した場合にも有利です。すでに大規模なテレワークを導入している組織では、さらに効率的かつ効果的に再導入するための準備が整っているようです。

テレワーク導入に合わせて帳票電子化が促進

コロナ禍で出社を制限される企業が増加する中、請求書などの帳票を紙で印刷・捺印・封入・発送している担当者は出社を行っていたケースも少なくありません。

企業として、このような状態を課題として受け止めており、このタイミングを機に電子帳票の導入が広がっております。また、請求書を送付している取引先も、テレワークが導入されているため、紙ではなくデジタル化の要望が増加しているのが、電子帳票導入の後押しとなっております。

既に帳票電子化を導入していた企業も、一部は取引先のワークフローにより紙での請求書発送を行っているケースも少なくありませんでした。しかしながら、テレワークの導入によりワークフローが見直されデジタル化された結果、ほとんどの企業が電子化を受け入れている状況に変化しております。

スピードの必要性！ワークフローの見直しを

しかし、テレワークが加速しているとはいえ、現実的には、紙でビジネスを行ったままの企業も少なくありません。しかし、そのために従業員が出社を余儀なくされるといったケースは、遠隔で働く際に障害になってしまう可能性があります。雇用を創出するには、テレワークを定着させることが重要です。その鍵となるのが、ワークフローとコミュニケーションツールの見直しと考えられております。