2022/04/07

メール添付ファイル容量のビジネスマナーや知識を徹底解説

社会人となってからも勉強をして身につけていかなければならないビジネスマナー。その中でも多くの人が悩んだ経験をもつのがビジネスにおけるメールのマナーではないでしょうか。特に添付ファイルの容量に関するマナーを知らない人は少なくありません。本記事では、社会人に不可欠なメール添付ファイル容量に関する知識とともに、大容量のファイルを送る方法なども解説します。

適切なメール添付ファイル容量は?

メールにファイルを添付する際、送信者側が注意しなければならないのがファイルの容量です。何も考えずにファイルを添付して送ってしまうとさまざまなトラブルとなる可能性もあります。まずは、適切なメール添付ファイル容量を押さえておきましょう。

容量は2MBまでに抑えたい

結論から述べると、メールにファイルを添付する際はトータルのファイル容量を2MBまでに抑えることをおすすめします。ファイルの容量が大きいといけない理由の詳細は後述しますが、そうしたあらゆる理由を考慮したとしても、2MB以下であれば問題となることはほとんどないでしょう。少々余裕をもたせた数字であると認識しておくとよいかもしれません。

容量3MBがボーダーライン

ファイルの内容によっては、送信者が自由に容量を設定することが難しい場合があります。厳密に2MB以下までに収めなければいけないわけではありません。あえてボーダーラインを設定するとすれば、3MBが上限となるのではないでしょうか。ビジネスにおいては、これ以上の容量のファイルを送ることはおすすめしません。もし3MBを超えてしまうファイルを送る必要がある場合には、何らかの工夫をする必要が生じるでしょう。

それ以上の容量は送信先に要相談

もし3MB以上のファイルを送る必要がある場合には、事前に必ず送信先に相談しましょう。上司や部下など会社内の人に送るのであれば送信に失敗したとしても大きな問題となる可能性は高くはありません。しかし、取引先や商談相手に対して相談もせずに大容量のファイルが添付されたメールを送ることは避ける必要があります。手間はかかりますが、無用なトラブルを回避するためにも事前に相談し許可や了承を得た上で送るようにしてください。

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メール添付ファイル容量が大きいとNGな理由

なぜ、メールに添付するファイルの容量を一定以下に抑えなければいけないのでしょうか。当然ながら、そこに不都合や問題が生じる可能性があるためです。具体的にどのような点にリスクがあるのか解説していきます。

メールが届かない可能性がある

メールにはそもそも受信できる容量に限界があります。その限界は利用しているメールサービスやプロバイダー、サーバーなどにより異なります。インターネットの発達・発展により一般の人や企業が扱うことができる容量は増えつつあるでしょう。それでも受信できる容量を10MB以下や、中にはそれ以下に設定している企業も少なくありません。こうした限界値や設定値を超える容量のファイルを添付してしまうと、メールそのものが相手へと届けられないのです。メール添付ファイル容量に関する知識がなければ、メールが届かない理由を判断するまでにも時間がかかってしまうでしょう。緊急かつ重要なファイルを送らなければならない際には、相手にも迷惑をかけることになります。メールが届かないという事態をできる限り避けるためにも、添付するファイルの容量には気を遣う必要があるのです。

受信に時間がかかってしまう

仮にメールを送ることができたとしても、受信に時間がかかってしまうことがあります。時間をかけて受信したにもかかわらず、容量が大きすぎて開封ができないケースが出てくる可能性もあるでしょう。その場合は他のメールやファイルを削除するなど、相手に手間を取らせることになります。最近ではメールの送受信をスマートフォンで行う人も少なくありません。容量が大きなメールが送られると受信に時間がかかり、また、契約しているデータ通信量を圧迫するなど負担をかけることにもつながります。相手の時間など、さまざまなものを奪う可能性があるため注意しなければならないのです。

マナーが備わっていないと思われてしまう

容量の大きなファイルをメールに添付して送信することは、ビジネス上のマナー違反と認識されることが少なくありません。相手に迷惑をかける可能性があることから、そのように捉えられてしまうのです。これは、例えメールが順調に送信先へと届き、ダウンロードや開封などに問題がなかったとしてもです。マナーの観点からいえばあまりよくない行為であることは変わりません。そうした点を常に意識しておくことで、メールの送受信に関するマナーを身につけやすくなるのではないでしょうか。

メール添付ファイル容量を抑える方法

ビジネスにおいて、特に社外の人とメールでやりとりをすることが日常である人は少なくないはずです。請求書や領収書、企画書や提案書、見積書などを相手に送らなければならないケースも多々あるでしょう。もし容量の大きなファイルを送る必要がある場合、その容量を抑えることはできるのでしょうか。いくつかの方法を紹介します。

ファイルを分けて送信する

一つのメール内に複数のファイルを添付して送信しようとしている場合は、そのファイルを別々のメールに分けて添付して送信する方法が考えられます。この方法では複数回メールを送受信することになるので、自分にとっても相手にとっても手間がかかってしまう点がデメリットです。ファイルを分けて送るのであれば、送信先に対し「一度に送るとファイルの容量が多くなってしまうために分けて送りたい」といった旨を相談してからにしましょう。

ファイルを圧縮して添付する

送信する予定のファイルの容量が大きいと感じる場合は、まずはそのファイルの圧縮を試してみてはいかがでしょうか。WindowsでもMacでもファイルの圧縮は可能であり、手間もほとんどかかりません。相手先がパソコンでメールの送受信や確認を行っている場合は、圧縮したファイルを送っても問題はないでしょう。ただし、主にスマートフォンやタブレットでメールの送受信等を行っている企業や人の場合には、圧縮ファイルを解凍・確認できないケースがあります。圧縮ファイルをはじめて送る相手に対しては、やはり事前に確認や相談することを忘れないようにしましょう。添付ファイルの内容によっては圧縮による容量削減効果がほとんどないこともあるので、容量の問題を必ず解決できるわけでもありません。一度圧縮を試し、容量が減らないようであれば別の方法を試す必要が出てきます。

ファイル内の画像解像度を落とす

ファイルに写真やイラストなどの画像ファイルが含まれているのであれば、この画像ファイルの解像度を落とすことで大幅に容量を減らすことが可能な場合があります。通常、写真やイラストの鮮明さが増せば増すほど解像度が高くなり容量も大きくなります。プリントアウトしたり商品にそのまま使用したりするわけではなく、パソコンで確認するだけなどそこまで鮮明な画像である必要がない場合は、解像度を落としても問題のないケースがほとんどでしょう。用途などに応じて画像解像度を調整することで、2〜3MB以下まで容量を落とすことができる可能性があります。

大容量のファイルを届ける方法

メールにファイルを添付するのではなく、別の方法でファイルを取引先や商談相手へと届ける方法もあります。もしファイルを圧縮したり画像解像度を落としたりしてもメールで添付できるほどの容量に抑えられないのであれば、以下で紹介する方法を検討してみましょう。

ファイル転送サービスの利用

データファイルをメールに直接添付せずとも他者へと転送することができるサービスがあります。主に、ブラウザを活用しファイルをアップロードし、ダウンロードに必要なURLを相手へと伝えることでファイルを届けることが可能です。サービスにより仕様や転送可能な容量等は異なります。また、URLの伝達方法も、送信者自らがメールで届ける方法やファイル転送サービスからURLの通知が相手へと届けられる方法などいくつか存在しています。

クラウドストレージの利用

インターネット上にファイルを保存し、その保存先を相手へと伝えることでファイルを閲覧することができるサービスがクラウドストレージです。オンラインストレージやクラウドドライブ(オンラインドライブ)などと呼ばれることもありますが、呼び方でその内容が変わることはありません。ファイル転送サービスと同じようにURLを相手にメールなどで伝達し、そのURLからファイルの保管場所へとアクセスすることができます。ファイル転送サービスと異なる点は、転送というよりも“共有”に重点が置かれている点です。そのため、クラウドストレージでは保存だけではなく、ファイルやテキストの編集が可能なサービスも少なくありません。修正や再構築するたびにファイルを送る必要がなく、編集されると即座にクラウドストレージに保存されるため、共有スピードが早いというメリットを感じることができるでしょう。

どちらの機能も備えたサービスあり

ファイル転送サービスとクラウドストレージによる保存・共有サービスの両方が利用可能なサービスもあります。特定のファイルを送りたい、頻繁に利用するわけではないという人や企業であればファイル転送サービスのみでも問題はないでしょう。しかし、取引先や商談相手によっては頻繁なファイルのやりとりがあり、修正や加筆などの機会も多いのであれば、クラウドストレージも備えたサービスを選んでおくとよいかもしれません。用途や頻度、相手などにより使い分けることで、どのような容量のファイルでもスムーズにやりとりができるようになるはずです。

ファイル転送・共有サービスを選ぶポイント

現在では、さまざまなファイルの転送や共有などが可能なサービスが存在しています。どのような点を比較しながらサービスの選別を行っていくべきか、重要なポイントに絞って解説していきましょう。

容量

容量をほぼ気にすることなくファイルを相手へと届けることが可能ですが、しかし、容量が必ずしも無制限というわけではありません。転送サービスであれば転送可能な容量が、クラウドストレージであれば保存可能な容量が、それぞれ決められているサービスが大半です。ビジネスでの利用であっても一般的な頻度や程度であればその容量を超えてしまうことはないでしょう。しかし、ファイルのやりとりが多いケースや、写真や動画など容量の重いファイルのやりとりが必須である場合は、利用・保存可能な容量をチェックしたうえでサービスを選択する必要があります。

料金

ファイル転送サービスやクラウドストレージサービスには無料のものと有料のものが存在しています。同じサービスでも有料と無料で分けられていたり、プランごとに料金が異なったりするケースも珍しくありません。料金が異なれば、当然ながら利用できる機能や容量にも違いが出てきます。企業として活用するのであれば法人プランの選択を検討してみましょう。転送や保存のできる容量が大きく、あらゆる機能の利用が可能となる点が法人プランの特徴です。コストに見合ったメリットを感じることができるのではないでしょうか。

セキュリティ

企業が他社や外注先などとファイルのやりとりをする際に最も気になるのは、やはりセキュリティ面でしょう。ファイル転送サービスやクラウドストレージもインターネットを活用するため、情報漏洩などのリスクは常につきまといます。セキュリティが万全なサービスを選ぶことで、安心してファイルのやりとりが行えるはずです。ファイルの閲覧や共有に制限を設けたり、一定時間を過ぎると自動でファイルを消去したり、URLだけではなくパスワードを生成したりなど、セキュリティの形もサービスにより異なります。また、トラブルが起こった際のサポート体制などもあわせてチェックしておくとよいでしょう。

使いやすさ

ファイルを送る際にメールを活用する人や企業が当たり前となり、また、添付ファイルの容量が大きくなるケースも増加したことによって、ファイル転送サービスやクラウドストレージサービスの選択肢も増えてきています。各サービスが打ち出す特徴の中には、使いやすさにこだわったものも少なくありません。広告表示をなくしたりシンプルなユーザーインターフェースで操作性を高めたりなどが、その代表例でしょう。使いやすさは人為的なミスの軽減にもつながります。無料体験プランやお試しプランを用意しているサービスも多いので、うまく活用しながら各サービスの使いやすさも比較してみることをおすすめします。

メール添付ファイル容量の確認はビジネスマナーの基本

ビジネスでメールを使わない人はほとんどいないでしょう。だからこそ、添付ファイルの容量などに気を遣うことがビジネスマナーの一つとして求められるのです。まずは、容量の大きなファイルの送信がNGである理由などの基礎的な知識をもつことが欠かせません。そのうえで、大きなファイルを送る必要がある場合は転送サービスやクラウドストレージを上手に活用し、マナーを守りつつ問題の解決を試みることが重要となってきます。

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