建設・不動産業界のペーパーレス化とは？導入手順と成功のポイントを解説

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建設・不動産業界では、紙書類の多さが業務効率や働き方の柔軟性を阻む要因となっているケースが少なくありません。しかし、電子帳簿保存法の改正やリモートワークの普及も相まって、ペーパーレス化はもはや避けて通れない課題といえます。

本記事では、ペーパーレス化が求められる背景や導入のメリット、具体的な進め方や成功のポイントをわかりやすく解説します。建設・不動産業界でペーパーレス化を実現した事例も紹介しているので、自社の業務改善やデジタル化を検討中の方はぜひ参考にしてください。

建設・不動産業界でペーパーレス化が求められる背景

建設・不動産業界では、業務の特性上、契約書や設計図、見積書など紙の資料が多く発生します。しかし、近年の法改正や業務効率化の流れを受け、ペーパーレス化の必要性を感じている企業も多いでしょう。

はじめに、建設・不動産業界でペーパーレス化が求められる3つの背景を紹介します。

電子帳簿保存法の改正

2022年1月に施行された電子帳簿保存法の改正により、電子メールやクラウドサービスなどを通じて授受された取引情報は、電子データとして保存することが義務付けられました。例えば「メールに添付された請求書を印刷して紙で保管する」といった従来の方法は、現在では認められていません。

取引先ごとに紙と電子で保管方法を分けて対応するのは手間がかかり、業務が煩雑になる原因となります。こうした背景から、帳票類を電子データで一元管理するペーパーレス化に取り組む企業が増えています。

関連記事：【2024年施行】電子帳簿保存法の改正内容をわかりやすく解説｜制度の概要から紹介

働き方改革の推進

働き方改革の推進により、長時間労働の是正や業務の効率化が強く求められるようになりました。ペーパーレス化は、こうした業務のデジタル化を進めるための第一歩として、多くの企業で導入が進められています。

例えば、書類の印刷・保管・郵送といった紙ベースの作業を削減できれば、日常業務の負担軽減が図れます。結果として、残業時間の削減やヒューマンエラーの防止にもつながり、働き方改革の目的達成にも寄与すると期待されています。

リモートワークの増加

建設・不動産業界においても、近年はリモートワークの導入が徐々に広がりつつあります。しかし、依然として紙の書類を前提とした業務フローが残っている企業も多く、出社を伴う業務が発生する場面は少なくありません。こうした状況が、リモートワークの円滑な実施を妨げる要因となっています。

そのため、リモートワークを本格的に導入するには、ペーパーレス化への対応が不可欠です。紙に依存しない業務体制への移行は、柔軟な働き方を実現するうえで重要な取り組みといえるでしょう。

関連記事：テレワークの請求業務フローや実現に必要な要素とは？

建設・不動産業界のペーパーレス化のメリット

建設・不動産業界でペーパーレス化を推進すると、次のようなメリットがあります。

• 郵送費や管理コストを削減できる
• 業務が効率化できる
• 働き方の多様性が広がる
• セキュリティ強化・コンプライアンス強化につながる

それぞれのメリットについて、以下で詳しく見ていきましょう。

郵送費や管理コストを削減できる

紙での運用を続ける場合、印刷に必要な紙やインク、トナーなどの消耗品費に加え、郵送費や書類の保管スペースの確保など、継続的なコストが発生します。ペーパーレス化を推進する代表的なメリットは、これらの費用を大幅に削減できる点です。

さらに、紙の印刷・ファイリング・物理的な保管といった一連の作業も不要となるため、業務の手間や人的リソースの削減にもつながります。こうした取り組みにより、管理コストの最適化と作業負担の軽減を同時に実現できます。

業務が効率化できる

ペーパーレス化を推進すると書類の印刷や郵送といった作業が不要となり、日々の業務を効率化できる点も大きなメリットです。近年では帳票を自動で作成し、SMSやメールで簡単に配信できるシステムも普及しており、これまで手作業で行っていた業務の自動化が進んでいます。

さらに、資料を最初から電子データとして作成しておけば、手書き資料をパソコンに入力し直すといった手間も必要ありません。こうしたデジタル化により、業務のスピードが向上し、企業全体の生産性向上にもつながります。

働き方の多様性が広がる

ペーパーレス化の推進により、外出先や現場からでもスマートフォンやタブレット端末を使ってデータの入力や確認が可能になります。入力された内容は事務所にいるスタッフともリアルタイムで共有できるため、タイムロスのないスムーズな情報連携が可能です。

このように、時間や場所に縛られない柔軟な勤務スタイルが実現できるため、リモートワークやフレックス勤務など多様な働き方にも対応しやすくなります。これは業務効率の向上だけでなく、ワークライフバランスの確保や人材の定着にもつながる点が大きなメリットです。

セキュリティ強化・コンプライアンス強化につながる

紙の書類には、紛失や盗難といった物理的リスクが常につきまといます。特に建設・不動産業界では、現場や顧客先への資料の持ち出しが頻繁に行われるため、情報漏洩のリスクが高くなりがちです。

このようなリスクを低減するには、資料を電子データとして一元管理し、閲覧権限やアクセス制限を設けられる仕組みの導入が効果的です。こうした取り組みはセキュリティの強化だけでなく、社内外からの信頼性を高めてコンプライアンスの強化にもつながります。

建設・不動産業界のペーパーレス化のデメリット

ペーパーレス化の推進はメリットが多い一方で、次のようなデメリットもあります。

• 業務フローの見直しが必要
• 導入コストがかかる
• システム障害が起きた際に業務に影響が出る

上記3つのデメリットについて、以下で詳しく解説します。

業務フローの見直しが必要

ペーパーレス化を推進するには、現在の業務フローの見直しが欠かせません。業務全体の流れを可視化したうえで、各作業の内容を洗い出し、新たな手順や体制を設計する必要があります。そのため、導入には想定以上の手間や時間がかかるケースも珍しくありません。

さらに、従来の業務の進め方や作業内容が大きく変わることで、現場の担当者に戸惑いや不安が生じる可能性もあります。スムーズにペーパーレス化を進めるためには、目的や期待できる効果を現場に丁寧に説明し、段階的な運用変更やフォロー体制の整備が重要です。

導入コストがかかる

帳票や各種書類を電子データとして扱うには、新たにシステムやツールの導入が必要となり、導入コストが発生します。加えて、現場用にタブレットやスマートフォンなどの端末を支給する場合、それらの購入や維持管理のための予算も確保しておかなければなりません。

さらに、既存の紙媒体をデジタル化する作業や、不要となった紙資料の処分にもコストが伴うため、ペーパーレス化を進める際には全体の予算を見積もっておくことが重要です。

システム障害が起きた際に業務に影響がでる

データを管理しているサーバーやクラウドサービス、あるいはそれらに接続するネットワークに障害が発生すると、必要な情報にアクセスできず、業務が一時的に停止してしまう恐れがあります。

社内サーバーを利用する場合は、定期的なバックアップ体制の整備が不可欠です。クラウドサービスを活用する場合も、障害発生時の復旧体制やサポート内容について、事前にしっかりと確認しておかなければなりません。こうしたシステム障害への備えが、ペーパーレス化後の業務の安定運用に直結します。

建設・不動産業界でペーパーレス化をすすめる方法

建設・不動産業界でペーパーレス化を推進する方法として、大きく次の3つが挙げられます。

• ツールを導入する
• モバイル端末を導入する
• バックオフィス業務をアウトソーシングする

それぞれの方法について、以下で詳しく見ていきましょう。

ツールを導入する

ペーパーレス化を進めるうえで、業務のデジタル化を支援するツールの導入は不可欠です。ここでは、ペーパーレス化に役立つ代表的な6つのツールを紹介します。

電子帳票システム

電子帳票システムは、見積書や請求書などの帳票をデジタルで作成・管理できるツールです。特に、既存の業務システムと連携できるタイプであれば、登録済みの顧客情報や販売データを自動で取り込んで帳票を生成できるため、帳票関連業務の効率化に大きく貢献します。

さらに、作成した帳票をSMSやメール、FAXなどで送信できる機能を備えたシステムも多く、印刷・封入・郵送といった紙ベースの作業は不要です。こうした機能を活用すれば、日々の業務負担を軽減しつつ、業務スピードの向上も図れます。帳票類のペーパーレス化には欠かせないツールといえるでしょう。

クラウドストレージ

クラウドストレージは、帳票や図面などの業務データをクラウド上で保存・管理できるサービスです。インターネットに接続された端末があれば、場所を問わず必要なデータにアクセスできるため、自宅や建設現場、顧客との内覧時など、オフィス外でもスムーズに業務を行える環境が整います。

さらに、フォルダ管理や検索機能といった便利な機能が備わっており、情報共有やファイルの整理・検索を効率よく行えます。紙媒体による管理と比べて、業務全体の生産性向上が期待できる点も大きなメリットです。

デジタルワークフロー

デジタルワークフローとは、従来紙の申請書で行っていた各種申請・承認業務をデジタル化できるツールです。物理的に紙へ押印する必要がなくなり、パソコンやスマートフォンから申請内容の確認や承認を行えるようになります。

オフィスに不在でも対応できるため、「上司が出張中で承認が遅れる」といったケースが減少し、業務の停滞を防ぐことが可能です。これにより、全体的な業務の流れがスムーズになり、意思決定のスピードも向上します。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、従業員の出退勤や勤務時間をデジタルで一元管理できるツールです。パソコンやスマートフォンから打刻が可能なシステムであれば、建設現場への直行・直帰や不動産物件の巡回など、オフィス外での勤務が多い業務でも、正確かつリアルタイムな勤怠記録が行えます。

従来の紙のタイムカードでは、基本的にオフィスでの打刻が必要であり、記録の転記や集計などにも手間がかかっていました。勤怠管理システムを導入すれば、打刻漏れや転記ミスを防げるほか、労働時間や残業時間の集計も自動化されるため、人事・労務担当者の業務負担を軽減できる点も大きなメリットです。

電子契約システム

電子契約システムは、契約書の作成から締結、保管までをすべてオンライン上で完結できるツールです。紙の契約書のように郵送・押印・スキャンといった作業が不要になり、業務負担を大幅に軽減できます。

また、遠隔地の取引先とも、パソコンやスマートフォンを通じてスムーズに契約を交わせるのもメリットです。紙ベースの契約が多い建設・不動産業界において、業務スピードと効率の向上に貢献するツールです。

ビデオ会議システム

ビデオ会議システムは、音声と映像を使って遠隔地とコミュニケーションを取るためのツールです。現地に赴くことなく、オンライン上で打ち合わせや会議を行えるため、移動の手間や時間を削減できます。

録画機能や議事録の自動作成機能を活用すれば、会議内容の記録・共有も効率的に行えます。また、近年ではビデオ会議ツールを活用し、オンライン内見サービスを提供する不動産会社も増えており、商談や契約の機会拡大につながる点も大きなメリットです。

モバイル端末を導入する

建設・不動産業界では、現場や外出先での業務が多く発生します。そのため、ペーパーレス化を進めるうえでタブレットやスマートフォンといったモバイル端末の導入は欠かせません。

モバイル端末があれば紙の資料を持ち歩く必要がなくなり、必要な情報に場所や時間を問わずアクセスできるようになります。図面や契約書、顧客情報などもその場で確認・共有できるため、業務のスピードと正確性の向上が可能です。

バックオフィス業務をアウトソーシングする

ペーパーレス化を効率的に推進する方法として、バックオフィス業務のアウトソーシングも有効です。紙ベースの業務が多い総務・経理・人事といった部門の業務を外部委託すると、社内における紙資料の使用や管理を大幅に削減できます。

また、過去に蓄積された紙の資料を電子データに変換する作業を専門業者にアウトソーシングすれば、業務の負担を抑えながらスムーズにデジタル化を進めることが可能です。

建設・不動産業界で電子帳票システムを利用しペーパーレス化を進める流れ

前述のとおり、ペーパーレス化を推進するうえで電子帳票システムの活用は非常に効果的です。ここでは、建設・不動産業界で電子帳票システムを利用してペーパーレス化を進める流れを詳しく解説します。

ペーパーレス化する書類を選定する

ペーパーレス化を進める第一歩は、現在取り扱っている書類の種類や使用頻度を把握し、電子化の対象とする書類を選定することです。すべての書類を一度に電子化するのは現実的ではないため、業務負担が大きい帳票や、保管コストの高い書類、頻繁にやり取りされる資料などを優先的に選びましょう。

このとき、現状の業務フローを整理し、どの書類を電子化すれば業務効率の向上が見込めるかを明確にしておくと、ペーパーレス化の効果を最大限に引き出しやすくなります。

ペーパーレス化の方法を決める

ペーパーレス化の対象とする書類を選定したら、次に具体的な実行方法を検討します。電子帳票システムやクラウドストレージなど、目的や業務内容に適したツールを選定しましょう。

ツール選定の際に無料トライアルを活用すると、実際の使用感や現場との相性を把握しやすくなります。自社の業務フローに無理なく組み込める方法を選び、段階的に導入を進めるのがポイントです。

運用開始し、効果測定を行う

ペーパーレス化の方法が決まったら、まずは特定の部署や業務を対象に、段階的に運用を始めましょう。運用を始めたら、現場の声や運用上の課題を継続的に把握し、業務効率の向上やコスト削減といった導入効果を評価してください。

期待する効果が得られていなかったり、現場から不満の声が上がっていたりする場合は、業務フローの見直しやツールの再選定も視野に入れる必要があります。

建設・不動産業界のペーパーレス化の課題

建設・不動産業界は、契約書や図面、各種申請書類など、紙媒体でのやりとりが非常に多い業界です。そのため、いかにしてペーパーレス化を実現するかが大きな課題となっています。紙による業務フローでは、印刷・押印・郵送といった作業の手間やコストがかかるうえ、郵送に時間を要することで業務スピードの低下を招いているケースも少なくありません。

しかしながら、業界全体に紙文化が根強く残っており、こうした課題を認識しながらも、なかなかペーパーレス化に踏み切れない企業も多いのが現状です。業界特有の慣習や業務形態を踏まえつつ、段階的にでもデジタル化を進める工夫が求められています。

建設・不動産業界でペーパーレス化を進める際のポイント

紙文化が根強く残る建設・不動産業界でペーパーレス化を推進するには、以下の3つのポイントを意識しておきましょう。

• 事前の周知とヒアリングを行う
• 入念に計画を練り、段階的に導入を進める
• 十分なセキュリティ対策を行う

それぞれのポイントについて、以下で解説します。

事前の周知とヒアリングを行う

ペーパーレス化を進める際は、業務フローが大きく変わる可能性があるため、事前の準備が不可欠です。特に帳票の電子化にあたっては、社内だけでなく取引先との運用調整も必要となるため、早い段階からの情報共有と合意形成が求められます。

また、紙の書類を多用している現場では、従来の業務手順や慣習を把握したうえで、新しい運用に対する不安や意見を丁寧に聞き取りましょう。こうしたヒアリングを通じて現場の声を反映した導入計画を立てることで、スムーズな定着が期待できます。

入念に計画を練り、段階的に導入をすすめる

ペーパーレス化は、すべての業務を一度に切り替えるのではなく、計画的かつ段階的に導入を進めるのが成功の鍵です。現行の業務フローを可視化し、どの書類や業務からデジタル化に着手すべきか、優先順位を明確にしましょう。

まずは特定の部署や頻度の高い業務から取り組み、運用状況を確認しながら徐々に対象範囲を広げていくと、リスクを最小限に抑えた導入が可能になります。現場の混乱を防ぎ、スムーズなペーパーレス化を実現するには、無理のないスケジュール設定が不可欠です。

十分なセキュリティ対策を行う

建設・不動産業界では、契約書類や顧客の個人情報など、機密性の高い情報を数多く扱います。そのため、ペーパーレス化にあたっては十分なセキュリティ対策が欠かせません。アクセス権限の設定や通信の暗号化、ログ管理などの基本的な対策に加えて、システム障害やデータ消失といった万一のトラブルに備えたバックアップ体制の整備も求められます。

導入するツールやシステムを選定する際は、セキュリティ機能やサポート体制もあわせて確認し、安全性と信頼性の高いサービスを選ぶことが重要です。

建設・不動産業界のペーパーレス化の事例：株式会社東急コミュニティー

マンションや商業施設、公共施設など、幅広い不動産の管理・運営を手がける株式会社東急コミュニティー様では、月に10万件以上の支払明細を処理し、そのうち6〜7万件を協力会社へ送付していました。特に月末は送付作業が集中し、業務がひっ迫していたといいます。

当時は、メールやFAXで1社ずつ手動送付していたため、多大な時間と労力がかかり、担当者の負担も大きくなっていました。

こうした課題を解決するため、同社では電子帳票システムを導入しています。これにより、従来は丸1日を要していた月末の送付作業が、電子化によって即時配信が可能となり、作業時間の大幅な時間短縮を実現しました。また、送付業務に人員を割く必要がなくなり、業務負担が軽減された点も大きな成果です。

建設・不動産業界のペーパーレス化に活用できる補助金・助成金

ペーパーレス化を進める際には、ツール導入にかかる費用を補助するための各種補助金や助成金を活用できます。例えば「IT導入補助金」は、中小企業や小規模事業者などの労働生産性向上を目的に、デジタル化やDX推進に向けたITツールの導入を支援する制度です。

補助上限や補助率は利用枠や導入するツールによって異なりますが、ソフトウェア購入費、クラウドサービス利用料、導入関連費用などが対象となります。業種ごとに補助要件も定められており、例えば建設業の場合は「資本⾦3億円以下または従業員数300人以下の会社や個人事業主」が対象です。

ペーパーレス化にはITツール導入が不可欠であり、初期コストが課題となるケースも少なくありません。こうした補助制度をうまく活用することで、費用負担を軽減しつつ効率的に導入を進められるでしょう。

参考：IT導入補助金2025

建設・不動産業界でペーパーレス化するメリットは多い

建設・不動産業界におけるペーパーレス化は、業務効率化やコスト削減、セキュリティ強化、柔軟な働き方の実現など多くのメリットをもたらします。ただし、紙文化が根強い業界であるため、段階的な導入や適切なツール選定が重要です。

NTTコム オンラインが提供する「ナビエクスプレス」は、建設・不動産業界のペーパーレス化を支援する電子帳票システムです。既存の帳票や伝票レイアウトをそのまま電子化でき、ExcelやCSVなどさまざまな形式のファイル送付に対応しています。さらに、基幹システムと連携したワンストップの帳票配信も可能なため、電子帳票システムの導入をお考えの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。