テレワークの請求業務フローや実現に必要な要素とは？

従来のビジネスプロセスやコミュニケーションをデジタル技術によって再構築し、産業界全体でDX（デジタル・トランスフォーメーション）が進む近年。DXと並行して普及しているのがテレワークです。場所を選ばずに仕事ができ、業務効率が向上することから多くの職種・部署で導入されていますが、もちろん請求業務も例外ではありません。

この記事では、請求業務をテレワーク化することによって得られるメリットや、テレワーク化を実現するための具体的な方法、実際にテレワークをサポートする帳票管理システムを導入して成功した事例などを紹介します。

請求業務を含むテレワークは増加している

近年、新型コロナウイルス感染症（COVID-19）によるパンデミックの影響もあり、テレワークが増加しています。東京商工リサーチによるアンケート調査では、2020年3月に13.2％だったテレワーク実施率が、2021年3月時点で38.4％に上昇しています（総務省「企業のテレワーク実施率」を参照）。

この数値から、わずか約1年の間に多くの企業がテレワークを実施したことがわかります。こうしてテレワークのメリットが社会で広く認知され、アフターコロナの現在もテレワークを継続する企業や、新たに導入を検討する企業が多いのです。従業員にとっても企業にとってもメリットがあることから、今後もテレワークという働き方は求められ続けると考えられます。

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テレワークにおける請求業務は社内での流れとそれほど変わらない

企業がテレワークの実施を検討する際に、よくある課題の1つとなっているのが、経理の請求業務についてです。営業職や管理職などにおいてテレワークの導入が進んでいる企業でも、経理だけは出社して業務を行っているというケースも少なくありません。それは社内にのみ請求業務の環境が構築されており、請求書の発行・送付・受け取りなどを社外で行うことが難しいためです。

しかし実は、請求業務の手順自体は社内でもテレワークでもそれほど変わりません。具体的には以下のような手順です。

1. 請求金額が確定する
2. 請求書を作成、発行する
3. 社内承認をもらう
4. 請求書を送付する

つまり、現状のシステムさえ見直して再構築できれば、請求業務をテレワーク化することは決して無理なことではないのです。

請求業務をテレワークにする際の障壁

すでに解説した通り、請求業務の手順そのものは社内で行ってもテレワークで行ってもあまり変わりはありません。とはいえ、実際に請求業務をテレワーク化するにあたっては、いくつか乗り越えなければならない障壁が存在します。

まず最初に挙げられるのが、まだまだ多くの企業で紙の請求業務が多いことです。これは、多くの会社ではビジネス文書の電子化が充分に進んでいないことを意味します。そして次は、日本で昔から続くハンコ文化の定着です。物理的なハンコへのこだわりから電子化を見送っているケースがあります。最後に、電子化についてセキュリティへの不安があることも障壁になっているようです。

請求業務のテレワークに必要な電子化に求められる要素

請求業務をテレワーク化するには、まずはビジネスで扱うさまざまな書類の電子化、そして電子化した書類を管理するシステムが必要となります。ここからは電子化において求められる3つの要素について解説します。

ICT環境の整備

以前から使われていたITすなわち「Information Technology（情報技術）」に変わり、注目されるようになったICT。ICTとは「Information and Communication Technology（情報通信技術）」の略で、情報処理および通信技術を活用したコミュニケーションを指す総称です。

ICT環境を整備して効果的に活用すれば、ビジネスにおいてさまざまなメリットが得られます。また、ICTを導入するには、パソコン、インターネット、クラウドサーバーなどの設備が必要となります。

取引先の理解

請求業務のテレワーク化においては請求書、納品書など書類の電子化が不可欠となります。これは社内だけで完結することではないため、取引先にも電子化についての同意・承諾を得る必要があります。

中には電子化に抵抗感のある企業も存在するので、まずは丁寧に電子化のメリットや導入方法を説明して、先方の理解を得なければなりません。電子データであっても法的効力に変わりはないことや、先方の負担をなるべく抑える方法を提案し、安心してもらうことも大切です。

請求書の電子化

すでに先の項目で述べたように、請求業務のテレワークでは書類の電子化が不可欠です。さらに、請求書など国税に関連する書類の電子化は、電子帳簿保存法に基づいて適切に管理することが義務とされています（電子帳簿保存法により、2024年1月1日から決められた保存方法に基づいて電子請求書をデータのまま保存しなければなりません）。

この法的要件に適応するには、電子帳簿保存法の要件を満たす帳票管理システムを導入することが有効です。帳票管理システムには、業務効率やセキュリティの面で大きなメリットがありますので、次の章で詳しく解説します。電子化と帳票管理システムの導入により、テレワーク環境においてもスムーズで信頼性の高い請求書処理を実現しましょう。

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請求業務のテレワーク化に有効な帳票管理システム導入の効果

ここからは、帳票管理システムを導入することによって得られる効果を紹介します。業務にかかる手間や人的ミスは、どの企業でも課題となっていること。それらをシステムによって改善できれば、請求業務は大幅にスムーズになります。

請求業務を効率化できる

まず最も期待できる大きな効果は、請求業務の効率が上がることです。請求書の作成はもちろん、送付も自動化できるので、手動でのデータ入力にかかっていた時間が削減されます。

さらに、発行した請求書がシステム内で一元管理できるため、再発行や修正が必要になった際もスムーズな対応が可能になり、効率化が期待できます。このような業務効率の向上によって従業員はより重要性の高い業務に時間を割くことができます。

人的ミスを防止できる

文書を全て手作業で入力して一から作成すると、どうしても人的ミスが発生しやすくなります。数値などの誤りは、ときに大きな問題にもなりかねません。

帳票管理システムを導入すれば、人的ミスを最低限まで減らすことができます。また、請求書の誤送付などもシステムにより送付が自動化されるため、単純なミスを防ぐことができます。

セキュリティ強化につながる

多くのシステムでは、請求書はクラウド上に保存されるので、紛失や盗難の心配がありません。さらに、暗号化やアクセス制御、パスワード付与や二要素認証、アクセス履歴の記録など、セキュリティに優れたシステムを導入することで、不正アクセスやデータ改ざんから請求書を守ることができ、発行側・受取側ともに安心して利用できます。

セキュリティ対策の充実したシステムの導入により、請求書の安全管理を実現し、信頼性の高い取引きを行いましょう。

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請求業務をテレワーク化するメリット

帳票管理システムを導入して請求業務のテレワーク化を実現すると、具体的にはどんなメリットが得られるのでしょうか。テレワーク化を実行する前に、どのようなメリットを望んでいるのか、再度認識しておくことが重要です。

雇用の維持・促進につながる

テレワークを導入することで、業務効率化とともに従来よりも手間が減少し、従業員満足度が高まります。その結果、雇用の維持・促進につながる点がメリットです。

現在、テレワークを導入する企業は増加しています。テレワークに対して理解が欠如していたり導入に後ろ向きな企業では、業務環境に対する従業員の不満が募り、離職率が上昇する恐れもあります。テレワークを導入すれば働き方の自由度が高まり、新入社員の確保にも好影響が出るでしょう。

ワークライフバランスを実現できる

テレワークは働く場所を選ばないという利点があります。そのため、従業員個別の事情に合った働き方ができ、ワークライフバランスを実現できます。

従来のように社内承認を得るため、請求書を送付するために、必ず出社しなければいけないような環境は、社員のモチベーション低下につながる可能性があります。

事業の継続性が向上する

テレワークを導入すると業務の進め方も多様化するため、事業の継続性が向上します。例えば、新型コロナウイルス感染症（COVID-19）のようなパンデミックが起こった場合、あるいは災害など不測の事態が生じた場合を考えてみましょう。

テレワークに対応していれば場所を選ばずに仕事ができます。あらゆる業務を社内で行い紙の書類を保管していた場合に比べて、緊急時も事業へのダメージを軽減できるのです。

請求業務をテレワーク化する際のポイント

請求業務のテレワーク化に取り組む際に、ぜひ押さえておきたい要点があります。以下、特に重要なポイントを4つ紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

コミュニケーション手段を用意しておく

テレワーク化における懸念点の1つに、社内のコミュニケーションの減少が挙げられます。社員同士が顔を合わせてやりとりする機会が減ることで、モチベーションの低下や、認識の相違や確認不足からトラブルが生じる恐れがあります。

そこで社員が円滑にコミュニケーションを取れるようにチャットツールを用意したり、チャットツールのタスク機能を活用したり、または定時でWeb会議を開催するといった工夫が重要になります。

セキュリティ対策は厳重に行う

請求業務のテレワークでは、電子化した請求書のやり取りが主流となるため、紙の書類のように紛失や盗難のリスクはありません。しかし、データのやり取りではインターネットを利用するため不正アクセスの被害に合う可能性が潜在しています。

万が一の事態を想定し、セキュリティ性の高いシステムの導入や、アンチウイルスソフトの導入などをよく検討し、しっかり対策を講じて機密情報の安全を確保することが必要となります。

業務をテレワークに最適化する

テレワークで生産性を最大化するためには、まず場所を問わず快適に仕事を進められるように環境を整備することが大切です。業務の効率性は環境しだいといっても過言ではありません。

社員同士で業務手順やポリシー、作業ガイドラインなどについて随時情報共有・アップデートできるマニュアルツールをはじめ、業務に合ったデジタルツールを導入することが有効です。スケジュールを共有したり、タスクやプロジェクトの進行状況を可視化することで、業務の透明性が高まります。

自社の目的に合うシステムを導入する

請求業務のテレワーク化に欠かせない帳票管理システムの導入に際しては、自社の目的に適したシステムを慎重に比較検討することが重要です。自動化可能な業務の範囲や対応するフォーマット、API連携の有無などを子細にチェックし、細かなところまでニーズを満たすシステムを選択しましょう。

また、導入にあたってのサポートが十分に提供されるかも検討対象となります。目的に沿ったシステムを導入することで、業務の効率化と円滑な帳票管理につながり、スムーズなテレワークが実現します。

請求業務のテレワーク化をサポートする「ナビエクスプレス」

「ナビエクスプレス」は、請求業務のテレワーク化をサポートするシステムです。発送費、人件費、運用保守費といった請求業務にかかるコストの削減を実現します。さらに、請求書や納品書、領収書、支払通知、給与明細などの明細書の作成・送付作業時間を減らし、自動化による業務効率化にも効果的です。

利便性の高さが魅力で、CSVファイルを送るだけで明細書（PDF）を作成し自動で配信してくれます。さらに、SSLによる暗号化と各種セキュリティ対策によって安全にデータを送信。メール配信の場合は、明細書ごとにパスワードを付与することも可能です。こうした利便性と安全性の高さから、請求業務のテレワーク化に取り組む多くの企業に導入されています。

導入事例：東洋カーマックス株式会社 様

「東洋カーマックス株式会社様」は、車とそれに付随する管理業務の全てを一括して請け負うアウトソーシングサービスを提供する企業です。毎月の請求書の発送業務の負荷に加え、郵送によるタイムラグ、郵送費の嵩みが課題となっていました。

請求書の宛先が全社で約1万件もあり、担当する宛先が多い部署では、毎月6回の締め日ごとに10名で4時間かかることもあったそうです。「ナビエクスプレス」導入後は、電子化によって請求書の宛先のうち8割が電子化され、数時間かかっていた発送業務が数分に短縮。発送業務にかかっていたコスト、月間約60万円の削減を実現しています。

請求業務のテレワーク化は電子化とシステムの導入がカギとなる

この記事では、請求業務のテレワーク化の概要、実施によって得られるポイントや、導入の際のポイント、そしてカギとなる電子化や帳票管理システムの導入についても解説しました。DXが進む産業界全体において遅れを取らず、テレワークの恩恵を十分に受けられるよう、手間のかかる請求業務はなるべく自動化したいものです。

ぜひこの機会に、請求書、納品書などの各種帳票を電子化し、帳票発送にかかっていた稼働・郵送コストの大幅ダウンの実現へ導く「ナビエクスプレス」を検討してみてはいかがでしょうか。検討に役立つ資料は以下からダウンロード可能です。

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