オリジナル帳票（独自デザイン）を電子化し送信する方法と事例を解説

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多くの顧客を抱える企業にとって、帳票の発行や送付は時間もコストもかかる負担の大きい作業です。業務負担の軽減には帳票の電子化が効果的ですが、独自デザインの帳票を採用している場合、「本当に電子化できるのか」と不安を感じている担当者の方も多いのではないでしょうか。

この記事では、帳票を電子化するメリットやツールの選定ポイントなどを解説します。実際の導入事例も紹介しているので、帳票業務の見直しを検討している方はぜひ参考にしてください。

帳票の電子化とは？

帳票の電子化とは、請求書や納品書、注文書といった各種ビジネス文書を紙ではなく電子データとして作成・送付・保管する取り組みのことです。従来は紙に印刷して郵送でやりとりするのが一般的でしたが、近年ではメール添付での送信やシステム間の自動連携など、電子データならではの柔軟な運用が可能になっています。

紙の帳票には、郵送コストや印刷の手間、保管スペースの確保や紛失のリスクといったさまざまな課題がつきものでした。こうした課題を解決する手段として、帳票の電子化に取り組む企業が増加しています。

オリジナル帳票（独自デザイン）を電子化して送信することはできる？

自社の業務やブランディングに合わせて設計された「オリジナル帳票」を活用している企業も多く見られます。こうした独自の帳票を使っている場合、「そのままのデザインで電子化できるのか？」と疑問を抱いている担当者の方も多いでしょう。

実際に、帳票の電子化に用いるシステムによっては定型フォーマットのみにしか対応しておらず、自由なレイアウトやカスタマイズができないケースも少なくありません。

オリジナル帳票をそのままのデザインで電子化して配信したい場合には、帳票レイアウトの自由度が高く、既存の様式のまま配信できるサービスを選ぶ必要があります。

帳票を電子化するメリット

帳票を電子化すると、企業にとってさまざまなメリットがあります。ここでは代表的な6つのメリットを紹介するので、ぜひチェックしてみてください。

業務効率化につながる

帳票の電子化による大きなメリットのひとつは、これまで手作業で行っていた業務を大幅に効率化できる点です。

紙の帳票を使用する場合、印刷・仕分け・封入・郵送といった各工程に多くの時間と労力を要します。帳票の枚数が増えるほど担当者の負担も増し、業務が煩雑になることで誤発送や書類の紛失といったヒューマンエラーの発生にもつながるでしょう。

電子帳票を導入すれば、帳票の発行から配信までをシステムで自動化できるため、こうした手間を大きく削減できます。担当者がより重要な業務に専念できるようになるため、帳票関連の業務だけでなく組織全体の業務効率の向上にもつながります。

コスト削減につながる

帳票を電子化することで、印刷費や封筒代、郵送費など、紙帳票の運用にかかるコストを大幅に削減できるのも大きなメリットです。特に取引先が多い企業では、これらの経費が毎月多くかかっているケースもあり、長期的に見れば無視できない負担額になるでしょう。

さらに、帳票の送付業務にかかる人件費や、繁忙期に発生しやすい残業代などの間接コストも抑えられます。このように、電子帳票の導入は企業の固定費を見直すうえでも非常に有効な施策といえます。

検索性が向上する

紙帳票は保管や管理に手間がかかるうえ、目的の書類を探し出すのに時間がかかることも少なくありません。たとえ取引先別や日付順にファイリングしていても、帳票の数が増えるほど探すのに手間がかかり、作業が非効率になりがちです。

一方、帳票を電子データで管理しておけば、帳票番号・発行日・取引先名・品目など、さまざまな条件で簡単に検索できます。これにより、顧客からの問い合わせ対応や社内での情報確認が迅速に行えるようになり、担当者の業務負担の軽減にもつながるでしょう。

働き方改革やテレワークの推進につながる

帳票を電子化すると物理的な書類のやり取りが不要になり、場所にとらわれず業務を行えるようになります。自宅や出張先から帳票データにアクセスできるようになるため、テレワークや在宅勤務をスムーズに実現できるのも、帳票電子化による大きなメリットのひとつです。

このように、帳票の電子化は働き方改革の推進を後押しし、柔軟な働き方の実現に役立ちます。テレワークの導入は通勤時間や交通費の削減が可能になるほか、子育て中の人材や地方在住の優秀な人材を確保しやすくなるなど、企業にとっても多くのメリットがあります。

セキュリティ強化につながる

紙の帳票は持ち出しやすいため、紛失や盗難のリスクが常につきまといます。さらに、誤って廃棄されたり、閲覧制限のない場所に保管されたり、情報漏えいにつながるようなケースも少なくありません。

一方、電子帳票ではアクセス権限の設定や操作ログの管理、通信の暗号化といったセキュリティ機能を備えたサービスが多く、情報漏えいのリスクを大幅に抑えられるのも大きなメリットです。加えて、帳票の印刷制限や閲覧制御などに対応したシステムを活用すれば、不必要な情報の拡散を未然に防げるため、取引先からの信頼性も向上するでしょう。

災害時のリスクに備えられる

帳票を紙で保管している場合、火災や水害、地震といった災害が発生した際には帳票が消失するリスクがあります。物理的に保管された帳票は水濡れや火災による損傷に弱く、一度失われると復旧が困難です。

一方、電子帳票はクラウド上のサーバーなどに保管され、定期的なバックアップが取られているため、こうした災害にも強いという特徴があります。多くのシステムでは複数の地域にデータセンターを設置しており、一拠点が被災しても他の拠点のバックアップデータから速やかに復旧が可能です。

このように、BCP（事業継続計画）の一環としても、帳票の電子化は重要な対策といえます。

オリジナル帳票（独自デザイン）を電子化するツール選定のポイント

帳票の電子化を進めるには、自社の目的や業務に合ったツールを選ぶ必要があります。しかし、帳票電子化ツールは多岐にわたるため、どれを選べばよいのか迷っている担当者の方も多いでしょう。

ここでは、オリジナル帳票を電子化する際に確認しておきたいツール選定のポイントについて解説します。ぜひツール選びの参考にしてください。

独自デザインに対応しているか

現在、独自デザインの帳票を採用している場合、そのままのレイアウトで電子化・送信できるかどうかは非常に重要なポイントです。特に、請求書や領収書、納品書などの帳票は、フォーマットを変更することで取引先の業務に支障や混乱をきたすリスクがあります。

さらに、社内の業務フローを見直したり、担当者への再教育が必要になったりするケースもあるため、既存の帳票様式を維持できるかどうかは業務効率や社内の負担軽減の観点からも確認が必要です。

このように、独自デザインに対応できないツールを選んでしまうと、社内外にさまざまな影響が出る可能性があります。そのため、カスタマイズ対応の可否についてはしっかりと確認を行いましょう。

導入の目的にあっているか

帳票電子化の目的は企業によってさまざまです。例えば、「大量の帳票を一斉に送信したい」というケースもあれば、「帳票データを一元管理して検索性を高めたい」「誤送信や管理ミスを防止したい」といったニーズもあります。こうした目的に応じて、最適なツールを選んでください。

ツール選定時には単に「電子化できるツール」ではなく、「自社の業務をどう効率化・最適化できるか」に焦点を当てて検討するのがポイントです。そのために、まずは自社の課題や効率化したい業務を洗い出し、必要な機能を明確にしたうえでツールの比較検討を進めてください。

セキュリティ対策は万全か

帳票には、取引先の情報や取引金額、社員の給与など、機密性の高い情報が数多く含まれています。こうしたデータを安全に取り扱うためには、セキュリティ機能が充実したツールを選定しなければなりません。基本的な暗号化通信はもちろん、アクセス制御やユーザーごとの操作権限の設定、操作ログの記録といった機能が備わっているかを必ず確認しましょう。

さらに、帳票の印刷やダウンロードに制限をかけられるツールであれば、内部不正や操作ミスによる情報漏えいリスクも大幅に軽減できます。万が一セキュリティ事故が起きると取引先にまで迷惑をかけるおそれがあるため、セキュリティ対策についても念入りなチェックが必要です。

入力・出力形式は多様か

帳票の運用に支障が出ないよう、対応可能な入力・出力形式の種類を確認しておくことも重要です。請求書を作成するためのデータ入力形式としては、CSVやPDFに対応しているツールが便利です。

作成した請求書の出力形式としては、PDFがよく採用されています。また、PDFファイルに加えてCSV形式のデータも同梱して配信できるツールなら、取引先のシステムにもデータを効率的に取り込めます。

現在の業務フローを基に、帳票の電子化に際して必要となる出力形式を整理し、それに対応できるツールを選ぶようにしましょう。

処理スピードは十分か

独自デザインへの対応や出力形式といった機能面も重要ですが、処理スピードに関しても忘れず確認が必要です。月末や期末など、帳票の発行量が急増するタイミングで遅延が発生すると、業務全体の遅れや顧客対応の遅延にもつながりかねません。取引先が多く大量のデータ処理を要する企業では、システムの処理能力が極めて重要になります。

ツールを提供するベンダーに事前に処理可能な帳票件数の目安やパフォーマンス実績を確認し、自社の利用状況に耐えうるスペックを備えているかも確認しておきましょう。

サポートは充実しているか

どれほど高機能なツールであっても、初期導入や運用時のサポート体制が不十分では業務に支障をきたす可能性があります。ツールを選定する際には、操作マニュアルの有無や問い合わせへの対応スピード、導入時のセットアップ支援など、サポート内容を具体的に確認しておきましょう。

サポート体制が充実しているツールであれば、導入がスムーズに進むだけでなく、運用中にトラブルが発生した場合も迅速な対応が期待できます。帳票業務は取引先にも直接関係するため、安心して利用できる安定性の高いツールを選ぶことが重要です。

電子帳簿保存に対応しているか

電子帳票を活用するにあたっては、「電子帳簿保存法」への対応が不可欠です。国税庁が定める要件に沿った保存方法でなければ法的な証憑として認められず、将来的な監査や税務調査の際に問題となるリスクがあります。

具体的には、タイムスタンプの自動付与や検索機能の確保、訂正・削除履歴の管理といった要件を満たさなければなりません。電子帳簿保存法への準拠を明記したサービスであれば、これらの条件をクリアしている可能性が高いため、導入前に対応状況を必ず確認しておきましょう。

オリジナル帳票（独自デザイン）を電子化した事例

美容商材の販売やサロン向けコンサルティング事業を展開する株式会社東和では、月あたり数千枚から、多いときには数万枚にものぼる請求書を発行しています。これは、商材の色味や型番の違いによって明細項目が非常に多くなることが理由です。

こうした大量の帳票を手作業で出力・封入・発送するのは業務負担が大きく、電子帳票システムの導入を決定しました。しかし、最初に導入したシステムは独自デザインの帳票に対応しておらず、取引先から「帳票が見づらくなった」「従来の紙の請求書に戻してほしい」といった声が多く寄せられたのです。

そこで、従来の請求書と同じレイアウトを維持したまま電子化できる「ナビエクスプレス」を新たに導入しました。同システムに切り替え後は取引先からの不満もなく、現在は請求書全体の約2割を電子化して運用しています。これによって帳票出力や封入といった作業の負担が大幅に軽減され、業務効率が格段に向上しました。

オリジナル帳票（独自デザイン）の電子化には「ナビエクスプレス」がおすすめ

帳票の電子化には、業務効率化やコスト削減、セキュリティ強化など、さまざまなメリットがあります。ただし、電子化によって帳票のレイアウトが変わると、取引先の業務に支障をきたす可能性があるため注意してください。独自デザインの帳票を使用している場合は、現在のレイアウトをそのまま電子化できるツールを選定することが重要です。

オリジナル帳票を従来のデザインのまま電子化したい場合は、NTTコム オンラインが提供する「ナビエクスプレス」がおすすめです。CSVファイルを送信するだけで、従来のデザインの帳票を自動作成して配信できます。

また、各種インターフェースが用意されており、既存の基幹システムと柔軟に連携できるのも大きな特徴です。毎月の帳票発行業務を効率化したいとお考えの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。