オンライン商談とは？特徴やメリット、成功事例まで。押さえておきたいポイントを徹底解説

新型コロナウィルス感染症の拡大によるリモートワークの推奨や、非接触でのコミュニケーションの多様化を背景に、オンライン商談が注目されています。オンライン商談とは、その名の通り、オンラインで行う商談のことです。訪問する営業が当たり前ではなくなりつつある中、どのようにオンライン商談を始めればいいのか迷う人も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、自社にオンライン商談を取り入れてみようと考えている方に、オンライン商談の特徴やメリット、注意点、オンライン商談ツールを選ぶ際の比較ポイントについて紹介します。

オンライン商談とは

オンライン商談とは、顧客と直接対面することなく、ツールを活用してWeb上で行われる営業活動・商談のことです。コロナ禍で企業の営業活動が制限を強いられる中、オンライン商談を取り入れる企業は増えています。

オンラインミーティングやWeb会議に使用するツールをオンライン商談で使用することも可能ですが、すべての商談相手がITツールに精通しているわけではありません。そのため、オンライン商談での利用には、Web会議ツールではなく、商談に特化して作られたオンライン商談ツールが適しています。

オンライン商談システムの特徴

オンライン商談システムの特徴は、電話回線を使用していること、商談用の機能が充実していることの2点です。

電話回線を使用

オンライン商談システムは、インターネット回線を使用するものもありますが、電話回線を使ったものが主流です。Web会議ツールと違って、商談前にツールやアプリをインストールしてもらったり、アカウントを作成してもらったりする必要がありません。

電話をしながら商談を行うWebページに相手を案内し、表示されたナンバーを入力するなどで、オンライン商談をスタートできます。このため、商談相手のメールアドレスを知らない場合でも問題ありません。操作も簡単で、商談相手がアナログな顧客でもスムーズです。

商談用の機能が充実

オンライン商談システムは、営業担当者向けに作られているため、商談用の機能が充実している点も特徴です。ここでは主な5つの機能を紹介します。

画面や資料の共有機能

商談相手と画面や資料を共有できます。画面上に画像やグラフを提示することにより、視覚的なアプローチを行えます。システムによっては相手と同時に資料を編集したり、資料の受け渡しが行えるものもあります。

商談への招待機能

多くのオンライン商談システムでは、アプリやアカウントの準備が必要ありません。URLや接続番号によって、ブラウザから相手を商談に招待できます。

チャット機能

テキストでのコミュニケーションも可能です。電話番号やメールアドレスなど、口頭よりテキストで伝えたほうがスムーズな場合に、正確な情報を伝えられます。

トークスクリプト表示機能

相手には見えないトークスクリプトを、自分の画面にだけ表示できます。プレゼンに便利です。

録画機能

商談を録画することができるため、トラブルの回避や商談の振り返りに活用できます。システムによっては、AIで音声をテキスト化して記録するものもあります。

オンライン商談による5つのメリット

移動時間やコストの削減など、オンライン商談を行うことでさまざまなメリットを得られます。ここでは5つのポイントを紹介します。

移動時間・コストの削減

オンライン商談の特徴として、ノートパソコンやスマートフォン、ネット環境さえあれば、場所を問わずにどこからでも参加できるという点があります。このため、リモートワークを行う自宅から商談に参加することも可能で、移動にかかる時間と出張費・交通費などのコストを削減できるというメリットがあります。

オンライン商談が定着すれば、移動の必要がないことで、支店を減らすことも検討できます。

営業の効率UP

オンライン商談は、営業の効率UPにもつながります。移動時間をゼロにできることで、その分、1日に行う商談の件数を増やしたり、準備の時間に費やすことができたり、商談以外の営業活動に活用したりできます。また、移動がなくなることで、天候や交通機関の状況に左右され、商談に遅れたり延期したりするリスクもなくなります。

また、アポイントメントの調整がしやすく、商談まで時間がかからない点もメリットです。たとえば電話で相手の反応がよい場合などは、そのまま電話から商談へ移行して、デモを見てもらったりすることも可能です。顧客にとってもオンライン商談は気軽です。結果的に、受注までの日数を短縮できる可能性もあります。

商圏が広がる

オンライン商談を導入すれば、物理的な営業地域の制限がなくなるため、遠隔地からの引き合いにも対応できるようになります。それまでは、受注の確度や出張にかかるコストとの兼ね合いで、消極的にならざるを得なかったような商圏の商談でも、オンライン商談ができれば、積極的なアプローチが可能です。

特に支社や支店がない企業の場合、オンライン商談を活用することで、これまでの商圏が大きく広がり、遠方の顧客を獲得できる可能性があります。また、オンライン商談が可能なことをホームページなどで明確にすることで、遠方の顧客からの問い合わせが増える可能性もあります。

資料をペーパーレス化

資料をペーパーレス化できるのも、オンライン商談のメリットの一つです。対面で行う商談の場合、資料を参加者人数分、紙で印刷して用意する必要がありました。資料の印刷には手間もコストもかかり、非効率だと感じていた方も多いのではないでしょうか。オンライン商談なら、資料を印刷して用意する必要がありません。オンライン商談システムで、資料を商談相手と共有することができます。

録画機能によって教育ツールとしてノウハウを蓄積

オンライン商談システムの録画機能は、社員の教育に活用することもできます。録画した商談を、営業のノウハウが詰まった教材として新人に見せることができ、属人化されていた営業ノウハウを共有することができます。商談を録画するだけなので、教育資料を作成する時間や手間もかかりません。副次的な効果ではありますが、企業にとっては大きな財産になるでしょう。

オンライン商談によるデメリットと注意点

オンライン商談には、メリットだけでなくデメリットもあります。主なデメリットと注意点は、商品の詳細を伝えられない場合もあること、環境の整備が必要なこと、通信トラブルの可能性があることの3点です。

商品の詳細を伝えられない

オンライン商談によるデメリットの1つ目は、商品やサービスを、見せることはできても、実際に触ってもらったり、匂いを嗅いでもらったりすることはできない点です。紹介したい商品やサービスによっては、商品の魅力を十分に伝えることができなくなるかもしれません。実際の商品を見せたい場合には、オンライン商談を、本商談の前のご案内の位置付けで活用しましょう。

環境の整備が必要

インターネット環境やシステムの導入だけでなく、周囲の環境を整える必要がある点に注意しましょう。ノートパソコンさえあれば商談自体は行えるものの、騒がしい環境では商談に集中できません。専用の部屋を用意するなど、静かに商談できるスペースが必要です。

通信トラブルの可能性

インターネット回線を使用する場合、通信が不安定だと、円滑な会話ができないことがあります。事前に回線の状態を確認しておくようにしましょう。

また、オンライン商談に不慣れな商談相手の場合、接続や利用方法に手間取ってしまうケースもあります。ITにくわしくない顧客でも簡単に利用できるシステムを選ぶなど、先方の立場に立ったシステム選びも大切です。

オンライン商談ツール比較ポイント

オンライン商談ツールの比較ポイントは、接続方法、通話方式、商談機能の3点です。

接続方法

接続方法は、必ず確認したいポイントです。オンライン商談を行うには、相手にも、Web上で商談を行う環境に接続してもらう必要があります。このとき、アカウントやアプリのダウンロードが必要なもの、特定のブラウザでは動作しないものの場合、相手に時間や手間を取らせてしまう可能性があります。シンプルで分かりやすく、だれでも簡単に使えるものがよいでしょう。

通話方式

通話方式は、電話回線かネット回線の2通りです。ネット回線の場合、スムーズにオンライン商談を行うには、こちら側の環境を整えるのはもちろん、顧客側にも良好な接続環境を用意してもらう必要があります。電話回線の場合、接続は簡単で回線は安定していますが、通話料がかかります。自社と顧客、双方の都合を考えて選択しましょう。

商談機能

オンライン商談ツールには、さまざまな商談用の機能が搭載されています。実際に、どのようにツールを活用するのか想定したうえで、目的に則した機能があるかどうか比較・検討しましょう。機能は、多ければよいというわけではありません。使い方がシンプルで、導入しやすいかどうかも大切なポイントです。

ビデオトークなら電話番号だけで商談できる

NTTコム オンラインが提供する「ビデオトーク」は、オンライン商談におすすめのビデオ通話サービスです。

事前のアプリインストールやアカウント作成が不要で、携帯電話番号だけで顧客と繋がることができます。営業担当者が管理画面で顧客の携帯電話番号を入力すると、顧客に商談用のURLがSMSで届きます。顧客は、SMSで受け取ったURLをクリックするだけで、オンライン商談を開始できます。

ビデオトークでは、複数通話機能により、商談中に任意の関係者をSMS送信で招待することができます。たとえば商談中、お客さま側から、別の場所にいらっしゃる方にも話を聞いてもらいたいなどの要望があった場合、途中で簡単に商談に参加いただくことが可能です。

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相手の使いやすさを考えてツール選びを

オンライン商談ツールは、自分の使いやすさだけでなく、相手の使いやすさを考慮して選ぶことがポイントです。

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