帳票を一括配信する方法とは？電子帳票システム導入のメリットと活用事例

請求書等の電子配信にお悩みはございませんか？
基幹システムに手を加えず連携し、電子化をご提案いたします。
商取引の全帳票を電子化し、即日到着でコスト削減・業務効率化を実現します！
⇒ まずは電子帳票ソリューション ナビエクスプレスの資料を見てみる

企業では取引先への請求書や納品書、社内の報告書や給与明細など、多くの帳票を扱います。これらの管理・送付は手間やコストがかかる業務の一つです。また、手作業でこれらの業務を行う場合、人的ミスのリスクも高まります。

こうした課題を解決する方法の一つが、電子帳票システムを活用した帳票の一括配信です。電子帳票システムを導入することで、帳票をデジタルデータとして管理し、取引先や社内関係者へ一括送信することが可能になります。

本記事では、帳票の送付に関する課題を整理した上で、電子帳票システムの導入によってどのように解決できるのかを解説します。さらに、具体的なメリットや成功事例も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

帳票の送付に関する課題

帳票を大量に送付する場合、次のような課題が挙げられます。

• 複数のシステムを利用する必要があるため手間がかかる
• 手作業で各システム間のやり取りを行う場合、ミスが発生しやすい
• 誤送信が発生すると情報漏洩のリスクがあり、企業全体の信用を失いかねない
• 取引先が電子化に対応できない場合、紙版と電子版の二種類の請求書を管理しなければならない

大量に送付する際の課題については、以下の記事で詳しく解説しておりますので、あわせてご覧ください。

関連記事：請求書を大量に一括送信・送付する際の問題点と解決方法

電子帳票システムを活用すれば帳票の一括配信が可能

前章で挙げたような課題は、電子帳票システムを活用することで解決できます。電子帳票システムとは、帳票の作成・管理・送付をデジタル化し、効率的に運用できるシステムです。

従来は、たとえばWordやExcelなどのソフトで請求書を作成し、PDFやCSV形式に変換した上でメールに添付して送信するなど、多くの手作業が必要でした。電子帳票システムを導入すれば、帳票の作成から一括配信までを自動化でき、業務負担を大幅に軽減できます。

電子化して送付できる主な帳票は以下のとおりです。

• 請求書・領収書
• 納品書・発注書・見積書
• 給与明細・賞与明細
• 契約書・申込書
• 注文確認書・配送通知書
• 検査報告書・作業報告書

そのほか、健康診断結果や口座振替のご案内、出荷連絡書など、業界特有のさまざまな書類も電子化できます。

電子帳票システムのメリット

電子帳票システムを導入すると、具体的に次のようなメリットが得られます。

• 業務負担が軽減される
• 手作業によるミスが減る
• コストの削減につながる
• 取引先の指定の方法にも対応できる
• セキュリティの強化につながる
• 内部統制の強化が期待できる

それぞれ詳しく解説します。

業務負担が軽減される

電子帳票システムを導入すると、帳票の作成から送付、管理までの一連の業務を自動化できます。手作業で行っていたこれらの業務をシステム化することで、大量の帳票を一括で配信でき、担当者の作業負担を大幅に軽減することが可能です。また、Web上で作業ができるため出社する必要がなく、リモートワークの推進にも貢献します。

手作業によるミスが減る

手作業で帳票作成・送付を行う場合、宛先の誤入力やファイルの添付ミス、送信漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすくなります。電子帳票システムを利用すれば、事前に設定したフォーマットや送付先リストに基づいて自動的に処理が行われるため、ミスを削減できます。また、修正や更新が必要な場合もシステム内で簡単に対応でき、正確性を向上させることが可能です。

コストの削減につながる

帳票を電子化して一括配信できるようになると、印刷費や用紙・封筒代、郵送費などのコストを大幅に削減できます。従来の紙の帳票では、これらの費用に加えて発送作業のための人件費も発生していました。

電子帳票システムを活用することで、これらのコストを削減できるだけでなく、業務の効率化により人的リソースの最適化も可能になります。これにより、経費削減と生産性向上を同時に実現できます。

取引先の指定の方法にも対応できる

取引先ごとに請求書や納品書のフォーマットや送付方法が異なる場合、それぞれ手作業で対応すると業務負担が増し、ミスの原因にもなります。電子帳票システムを導入すれば、取引先ごとの書式や送付手段（メール、クラウド経由、郵送など）に合わせた帳票の自動作成・送信ができます。

事前に設定したルールに基づいて帳票データを仕分けて自動処理するため、個別に作成する手間も不要です。

セキュリティの強化につながる

電子帳票システムは、帳票ファイルを暗号化した状態で保存するため、情報漏えいのリスクを軽減できます。従来の紙の帳票では、誤送付や紛失の可能性がありましたが、電子化することでデータの安全性を確保しながら適切に管理することが可能です。

また、データ連携においてはHTTPSをはじめとする各種プロトコルに対応したシステムを選ぶことで、安全な通信環境を整えやすくなります。

内部統制の強化が期待できる

帳票の管理や送付のプロセスをシステム化することで、業務フローの透明性が向上し、内部統制の強化につながります。手作業では、誰がいつ帳票を作成・送付したかを把握しにくいです。しかし、電子帳票システムならすべての操作ログが記録されるため、不正防止や監査対応が容易になります。

また、帳票を廃棄する際はデータを消去するだけです。シュレッダーでの処理が不要になるだけでなく、情報漏洩リスクの軽減にも効果があります。

電子帳票システムの導入により作業時間の削減に成功した事例

マンションやビル・商業施設、公共施設など幅広い不動産の管理運営を手がける株式会社東急コミュニティー様は、全国の協力会社様に対して月に6～7万件分の支払い明細を送付しています。

月末はこの処理に丸1日費やすこともあり、非常に大きな負担となっていました。そこで、電子化を検討し、NTTコム オンラインが提供する「ナビエクスプレス」を導入しました。

導入の決め手は、自社用に標準的なフォーマットを用意してもらえる点と、充実したサポート体制です。運用開始から3ヵ月ほどで、協力会社様のほとんどがスムーズにナビエクスプレスへ移行しました。

移行後は支払い明細の一括配信が可能になり、これまでの作業時間と負担を大幅に削減することに成功。また、協力会社様自身がWeb上で明細を確認できるようになったことで、問い合わせの件数も減少しています。

電子帳票システムで帳票の一括配信を実現しよう

手作業で大量の帳票を送付するには、膨大な手間と時間が必要です。また誤送信などのミスも発生しやすく、企業の信用にも影響しかねません。そこでおすすめなのが、電子帳票システムの導入です。電子帳票システムなら、大量の帳票も一括配信ができ、ミスを減らすためにも役立ちます。

NTTコム オンラインが提供する「ナビエクスプレス」は、大容量データをセキュアに送信できるデータ送信サービスです。大量の宛先に対して帳票を確実に送信でき、送信先の受領確認もできます。インストールや設定などの面倒な手間は不要で、受信者はナビエクスプレスに登録する必要もないため、気軽に導入できるでしょう。

帳票の一括配信の方法を検討している方は、ぜひ「ナビエクスプレス」の導入をご検討ください。