請求書を大量に一括送信・送付する際の問題点と解決方法

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会社のメイン事業ではないものの日々発生する重要な仕事の1つが、請求書の作成や送付に関わる業務です。ビジネスにおけるペーパーレス化やデジタル化が進む中、請求書の電子化に取り組む企業も増えています。しかし、請求書の一括送信に予想以上の手間がかかったり、期待していたほど業務効率が上がらなかったりする場合もあるでしょう。そこで今回は、なかなか効率が上がらない原因や、大量の請求書を効率的に一括送信する方法について詳しく解説します。

大量の請求書を一括送信する際に起こる問題点

請求書発行業務の効率化を目指すなら、まずは効率が悪い要因・課題を見直すことが重要です。

また、請求書を電子化する前提として、取り引き先への事前通知、及びメールアドレスの収集が必要です。NTTコムが提供する「ナビエクスプレス」では、これらのサポートも行っています。

それでは、メールで大量の請求書を一括送信する際に起こる3つの主な問題点を順にみていきましょう。

複数のシステムを活用するため手間がかかる

通常、請求書の作成から送付、帳票管理までの業務をすべて自社で行うには、複数のシステムを使います。

たとえば、請求書を作成するのによく使われるのはWordやExcelかもしれません。作成したファイルは、PDFやCSV 形式に変換する必要もあるでしょう。各システム間のやり取りを手作業で行うと、手間がかかるだけでなく、ミスが発生する原因にもなりえます。

このように、ただ請求書を電子化するだけでは煩雑な作業自体は変わらず、期待していたほど業務の効率化が進まないという結果になりかねません。

取引先によっては郵送も必要になる

請求書をメールで一括送信すれば、印刷や郵送などにかかっていた時間やコストを削減できるため効率的です。しかし、こちらの希望通りに電子化が進まない可能性もあります。

たとえば、取引先が請求書の電子化に対応できない場合や、PDFファイルと原本の両方の送付を求められるケースもあるでしょう。そのような場合には紙の請求書を郵送しなければならず、従来通りの手間がかかります。

取引先ごとに対応を変えるため、請求書の送付漏れが生じないように注意しなければなりません。また、紙版と電子版の二種類の請求書を適切に管理する必要もあります。

誤送信による情報漏洩リスクがある

手作業で大量の請求書を送信する方法は、誤送信のリスクがつきものです。誤送信により取引先の個人情報や取引内容が漏洩すると、請求書を本来送るべき相手と誤送信先の双方の信頼を失ってしまいます。

さらに、インターネットやSNSが広く普及した社会においては、ちょっとしたミスも企業全体の信用を揺るがす大問題になりかねません。法的な責任を問われるケースもあるでしょう。

大量の請求書をメールで送信する際には、効率だけでなく安全面も考慮し、ミス防止・セキュリティ強化につながる施策を取り入れることが重要です。

大量の請求書の一括送信には専用システムの導入が有効

安全に効率良く大量の請求書を一括送信したいなら、専用システムの導入が有効です。

一般的な請求書発行システムには、請求書の作成から送付、管理までを自動で行う機能が備わっています。電子化した請求書は、メールで送付したり、取引先の企業が自分で都合のよい形式のファイルでダウンロードしたりできます。基幹システムとの連携やメール開封状況の確認、入金管理ができるタイプもあります。

【専用システムを導入するメリットの例】

• 請求書の作成・送付に関わるコストや時間を削減できる
• 入力ミスや誤送信、送信漏れなどの防止につながる
• セキュリティ対策の強化が容易になる
• 修正や再発行などのイレギュラーに迅速に対応できる
• 請求書の管理や検索が容易になる

大量の請求書の一括送信に適したシステムの特徴

さまざまな種類の請求書発行システムの中から、具体的にどのようなタイプを選んだらよいのでしょうか。大量の請求書の一括送信に適したシステムの特徴を4つ紹介します。

請求書以外の帳票類にも対応している

大量の請求書を電子化するなら、他の帳票類もまとめて電子化してしまうと便利です。

請求書発行システムの中には、請求書以外の帳票類にも対応しているタイプがあります。そのようなシステムを選べば、見積書や納品書、支払通知書や領収書、給与明細など、企業で扱うさまざまな帳票類への自動変換が可能です。書類を作成するたびに詳細を入力する手間が省けるだけでなく、入力ミスや漏れも防げます。

各種帳票類の一元管理も容易になり、業務効率化につながるでしょう。帳票類の作成や印刷のために出社する必要がなくなるため、テレワークの促進にも役立つかもしれません。

導入のハードルが低い

通常、新しいシステムを導入する際には多少の手間がかかるものです。請求書発行システムに関しても、取引先情報の収集や入力、フォーマットの作成など、各種の設定が必要になる場合があります。

そこで、取引先のメールアドレスやFAX番号の収集を代行してくれるサービスがあると便利です。また、取引先の企業がシステムに登録することで、自動的に情報を収集できる仕組みになっているシステムもあります。

社内で使用している他のシステムとの連携のしやすさや、使い慣れている既存の請求書のフォーマットをそのまま活用できるかも確認するとよいでしょう。

自動作成・送信機能が充実している

請求書の作成から送信までの一連の流れを自動化できるシステムは、業務効率の向上に役立ちます。

たとえば、CSVデータをアップロードするだけで大量の請求書を自動作成できると手間がかからず、入力ミスを防げます。自社や取引先の都合に合わせて日時を指定し自動で送信する機能があれば、より確実でスムーズな請求書の送付が可能です。

また、トラッキング機能が備わっていれば、請求書の到着・開封状況を容易に確認できます。タイムロスを減らし、再発行などのイレギュラーにも迅速に対応できるでしょう。

郵送・FAXの送信にも対応している

郵送やFAXの一括送信にも対応しているサービスを選べば、紙版の請求書が必要な取引先にも柔軟に対応できます。特にFAXでの送信は、郵送に比べてリードタイムが短いため、修正や紛失などによる再発行の対応などもスピーディに行えます。

紙版と電子版の双方を一括管理することで、発送漏れを防ぐことも容易になります。また、取引先が請求書の電子化に対応した際にも、よりスムーズに移行できるでしょう。

取引先の状況や都合に合わせた方法で請求書を送付できれば、取引先の満足度向上にもつながるはずです。

大量の請求書を一括送信するなら「ナビエクスプレス」

上記の特徴を兼ね備えたサービスを探すなら、「ナビエクスプレス」がおすすめです。CSVデータを出力するだけで、請求書を含む帳票類が自動作成・送信できるシステムです。メール・FAXに対応しているため、取引先の都合に合わせた方法・形式の請求書を送付できます。

基幹システムとの連携が可能で、既存の請求書のフォーマットをそのまま使えるのも魅力です。また、初期導入時には取引先への周知や、メールアドレスやFAX番号の収集を代行してくれるため、余計な手間がかかりません。

パスワード付与などのセキュリティ対策が充実しており、請求書の送信・開封状況などのステータスもリアルタイムに確認できます。大量の請求書を安全・確実・スムーズに送信するための機能が揃っているため、業務効率化やコストの削減が期待できるツールです。

導入 事例

クラレトレーディング株式会社様は、人工皮革〈クラリーノ®〉をはじめ数々の製品を生み出してきたクラレグループの専門商社です。1日あたり700〜1000枚、月間合計2〜3万枚もの請求書発行業務をこなしています。

以前は、高速処理ができる特殊なプリンターを使って2人がかりで大量の請求書を印刷し、70の部署で各担当者が発送業務を遂行。膨大な量の印刷・発送業務に加え、発送漏れや再発行などのイレギュラー対応もあり、担当者にはかなりの負荷がかかっていました。

しかし、2021年にナビエクスプレスを導入以降、約9割以上に及ぶ取引先の大量の請求書を電子化することに成功。作業工数の大幅な削減により、業務効率が上がりました。イレギュラー対応も減ったため、タイムロスやコスト、残業時間の削減にもつながっています。

導入事例：毎月2万件以上の請求書発行業務を電子化。作業工数の大幅な削減に成功！｜クラレトレーディング株式会社様

大量の請求書の一括送信は専用システムで効率化できる

専用システムを活用して大量の請求書を自動作成・一括送信すれば、請求書送付業務の効率がアップし、コストを削減できます。浮いた時間やコストを他の重要な施策のために振り分けられるため、売上向上にもつなげられるでしょう。

取引先に合わせた方法・形式の請求書送付が可能なナビエクスプレスなら、取引先の満足度アップも期待できます。この機会に、大量の請求書を安全かつ効率よく送付することに適したナビエクスプレスの導入を検討してみるのはいかがでしょうか。

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