営業時間外アナウンスの例文15選！時間外対応の重要性や設定方法を解説

インターネットやSNSが発達した現在でも、顧客からの問い合わせでは電話対応が大きな割合を占めています。会社の営業時間外に電話が掛かってきた際に流れる営業時間外アナウンスは、重要な存在です。メッセージを設定しておけば、電話に対応できなかった場合でも顧客に安心感や信頼感を与えられ、機会損失の防止にもつながるでしょう。

本記事では、営業時間外アナウンスの具体的な例文や活用方法、アナウンスが重要とされる理由、利用される機器・サービスからアナウンス以外での対応方法について解説しています。業務時間外の電話対応を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。

電話の営業時間外アナウンスに活用できる目的別の例文を紹介

営業時間外アナウンスは、会社の営業時間外に顧客や取引先からの電話がかかってきた際に流れる音声です。

インターネットが普及した現在も企業に対する電話での問い合わせは頻繁にあり、24時間営業の会社でなければ対応できない時間帯が出てきます。問い合わせに対して何のメッセージも無いのは不親切であり、時間外アナウンスは企業にとって基本的なマナーの一つといえるでしょう。

メッセージは単一の内容だとさまざまな問い合わせに対応できないため、目的や内容に応じた適切な回答が必要です。以下では、目的別の営業時間外アナウンスの例文を紹介します。

例文1｜営業の終了

営業時間外に電話を掛けてきた相手に、本日の業務終了を伝えるメッセージの例文です。

（例文）

お電話ありがとうございます。
株式会社○○でございます。
申し訳ございません。本日の営業は終了いたしております。
恐れ入りますが、あらためてお掛け直しくださいますよう、お願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。

業務時間などを入れていないシンプルなメッセージになっているため、時間変更や臨時休業などがあった場合にも対応できます。

営業の終了（英語）

日本人以外の顧客や取引先に向けて、営業の終了を伝える場合の例文です。

（例文）

Thank you for calling ○○（会社名）.
We apologize for the inconvenience, but we are currently closed.
Please call back again.
Thank you.

海外からの問い合わせが頻繁に掛かってくる企業の場合は、英語でのアナウンスも設定しておくと良いでしょう。

例文2｜受付の終了

受付時間の終了を伝えるアナウンスの例文です。営業と受付で時間帯が異なる場合には、受付終了のメッセージも用意しておく必要があります。

午前と午後で診察時間のわかれているクリニックなどでは、営業終了ではなく受付の終了を使用すると違和感や誤解などが生じにくくなるでしょう。

（例文）

お電話ありがとうございます。
こちらは〇〇クリニックです。
只今の時間、受付は終了しております。
恐れ入りますが、あらためてお掛け直しくださいますよう、お願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。

例文3｜電話受付の終了

電話での受付時間終了を伝えるアナウンスです。電話での対応時間が営業時間と異なる場合には、電話対応のみ終了したとわかるようにメッセージを分けると使いやすくなります。

（例文）

お電話ありがとうございます。
株式会社○○でございます。
申し訳ございませんが、本日の電話での受付は終了いたしております。
恐れ入りますが、あらためてお掛け直しくださいますよう、お願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。

例文4｜定休日

企業の定休日を知らせるアナウンスの例文です。定休日だと知らない顧客や取引先が電話を掛けてくる場合もあるため、休日にも案内を設定しておく必要があります。

（例文）

お電話ありがとうございます。
株式会社○○でございます。
申し訳ございません。当社は、土曜・日曜・祝日はお休みをいただいております。
恐れ入りますが、あらためてお掛け直しくださいますよう、お願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。

定休日のメッセージでは、はじめにはっきりといつが定休日であるかを知らせてください。次いで、営業時間を伝えれば、いつ連絡をすればよいか明確に伝わります。

例文5｜営業している日時

営業時間外に電話してきた相手に休業日のアナウンスするとともに、営業している日時を伝えるメッセージです。

（例文）

お電話ありがとうございます。
株式会社○○でございます。
申し訳ございません。只今、営業時間外となっております。
当社の営業時間は、平日○時から○時でございます。
恐れ入りますが、あらためて営業時間内にお掛け直しくださいますよう、お願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。

単に時間外のアナウンスだけでなく、いつ営業しているのかも合わせて伝えれば、相手も電話を掛け直しやすくなります。

例文6｜臨時休業

会社の臨時休業を伝えるメッセージです。定休日と違い、臨時休業は情報が伝わっていない顧客・取引先も多くなると想定されます。不安を与えないよう、電話が掛かってきた場合に備えてアナウンスを用意しておきましょう。

（例文）

お電話ありがとうございます。
株式会社○○でございます。
せっかくお電話いただきましたところ、申し訳ありません。
本日は弊社創立記念日のため、臨時休業とさせていただいております。
恐れ入りますが、明日以降にあらためてお掛け直しくださいますよう、お願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。

問題ない場合は休業の理由を説明して、休みである旨を伝えます。いつ掛け直せば良いのかも知らせておくと良いでしょう。

例文7｜長期休暇

会社の長期休暇により休業中であるのを知らせるアナウンスです。年末年始や夏季休暇、GWなど長期休暇の日程は会社によって異なるため、メッセージを利用して告知する必要があります。業務再開の日時も合わせて伝えれば、相手もあらためて掛けやすくなるでしょう。

（例文）

お電話ありがとうございます。
株式会社○○でございます。
せっかくお電話いただきましたところ、申し訳ありません。
○月×日から○月△日まで夏季休暇のため休業とさせていただいております。
恐れ入りますが、○月●日以降にあらためてお掛け直しくださいますよう、お願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。

例文8｜従業員の不在

会社や営業所に従業員が不在である場合のアナウンスです。営業などで社員が外に出る機会の多い会社では、営業時間内に事業所が不在になってしまうケースがあります。日中は顧客や取引先から問い合わせの電話が来る場合もあるため、従業員の不在を知らせるアナウンスを用意しておくと良いでしょう。

（例文）

お電話ありがとうございます。
株式会社○○でございます。
只今、従業員（スタッフ）が外出しております。
恐れ入りますが、後ほどお掛け直しくださいますよう、お願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。

例文9｜担当者の不在

事業所での特定の従業員の不在を伝えるアナウンスです。個人や少人数で業務を行っている会社など、業務中であっても特定の社員が外出したり、事業所に人がいなくなったりする場合に設定しておくと、急な問い合わせにも対応できます。

（例文）

お電話ありがとうございます。
株式会社○○でございます。
只今、担当者が不在となっております。
恐れ入りますが、後ほどおかけ直しくださいますよう、お願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。

例文10｜緊急連絡先の案内

営業時間外の問い合わせでも、緊急や特別の要件なら別の番号で対応する体制になっている場合に使えるアナウンスです。担当社員の緊急連絡先を音声に入れておけば、相手に掛け直しを促せます。

（例文）

お電話ありがとうございます。
株式会社○○でございます。
申し訳ございません。本日の営業は終了いたしております。
お急ぎのご用件がある方は、担当者の携帯000-0000-0000までお電話くださいますよう、お願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。

例文11｜自然災害による受付停止

大規模な自然災害の発生により、会社が通常の業務を行えなくなった場合に使用されるメッセージです。災害時には、顧客・取引先からの問い合わせが来る可能性も高くなるため、対応できない場合はしっかりとアナウンスで伝える必要があります。

（例文）

お電話ありがとうございます。
株式会社○○でございます。
申し訳ございません。現在、自然災害の影響により、お電話での受付を停止させていただいております。
受付再開まで、いましばらくお待ちください。
お電話ありがとうございました。

例文12｜システムメンテナンスによる受付停止

会社で使用する業務システムのメンテナンスにより、一時的に電話での受付を停止する場合のアナウンスです。メンテナンスのスケジュールは社内以外では知られていない場合がほとんどのため、休業を伝えるメッセージがあると良いでしょう。

（例文）

お電話ありがとうございます。
株式会社○○でございます。
申し訳ございません。本日はシステムメンテナンスのため、お電話での受付を停止させていただいております。
恐れ入りますが、明日以降に、改めてお掛け直しくださいますよう、お願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。

例文13｜用件録音機能や伝言メモの案内

用件録音機能や伝言メモにより、相手がメッセージを残せる場合に使用するアナウンスです。録音機能を利用すれば、要件を事前に把握できるため、折り返しの連絡がしやすくなります。相手にとっても、後から掛け直す手間が省けるため、親切な機能といえるでしょう。

（例文）

お電話ありがとうございます。
株式会社○○でございます。
申し訳ございません。本日の営業は終了いたしております。
恐れ入りますが、営業時間内におかけ直しいただくか、発信音の後にお名前とご用件をお話しください。
後日担当者より折り返しご連絡させていただきます。
お電話ありがとうございました。

例文14｜自社ホームページの案内

営業時間外に電話してきた顧客や取引先に自社のホームページを紹介するメッセージです。ホームページからでも問い合わせを行える場合は、Web上からの連絡を促せば、相手も掛け直しの手間が省けます。また、問い合わせの内容によっては、ホームページのQ&Aなどで解決する場合もあるでしょう。

（例文）

お電話ありがとうございます。
株式会社○○でございます。
申し訳ございません。本日の営業は終了いたしております。
ご用件がある場合はお手数ですが、当社ホームページ https://〇〇〇〇.comのお問い合わせフォームよりご連絡くださいますよう、お願い申し上げます
お電話ありがとうございました。

例文15｜メール連絡の案内

営業時間外であっても、メールでの問い合わせには対応している場合のアナウンスです。電話での対応だと時間がかかってしまうケースでは、メールでの連絡を促すほうが相手にとってもメリットがあります。

（例文）

お電話ありがとうございます。
株式会社○○でございます。
申し訳ございません。本日の営業は終了いたしております。
ご用件がある場合はお手数ですが、当社の問い合わせ用メールアドレス〇〇@〇〇〇.comまでご連絡ください。
確認次第、担当者がご返信いたします。
お電話ありがとうございました。

営業時間外アナウンスが重要な理由

営業時間外アナウンスが重要な理由は、顧客や取引先からの信頼感・安心感を得るためです。時間外アナウンスがないと、時間外に電話した場合に休業なのか、たまたま不在なのかがわかりません。いつまでもコールが鳴りっぱなしだと、会社に対する不信感につながる可能性があります。

時間外アナウンスを用意していると、電話がつながらない理由を把握しやすく、顧客の安心につながるでしょう。

「CallGear」の統計データでは、企業が電話に出なかった場合、「85％の顧客は電話を掛けなおさない」との結果が出ています。

出典：CallGear「企業が無視できない11の通話統計」

時間外アナウンスを活用した適切な対応により信頼を醸成できれば、新規顧客の獲得やリピート率の向上につながるでしょう。営業時間や電話への対応を明示しておけば、顧客の混乱を避けるとともに、スムーズに次の行動を促せます。

営業時間外アナウンスを利用するために使う機器・サービス

固定電話で時間外アナウンスを利用する方法は、大きく分けて「留守番電話装置」「オンプレミスPBX+音声ユニット」「クラウドPBX」の3つです。また、スマートフォンでは、「クラウドPBX」が利用できます。

留守番電話装置は、応答・録音ができる専用の機器を使用する方法です。代表電話のみや部署が少ない企業、個人事業主などが向いています。

オンプレミス+音声ユニットは、社内の電話機を有線でつないでネットワークを構築し、音声ユニットを利用してアナウンスを流す方式です。複数部署があり、内線管理や部門別アナウンスが必要になる、中小から中規模程度の企業に向いています。

クラウドPBXは、クラウドを利用して社内の電話をネットワーク化する方法です。オンプレミスよりも設備費用を抑えられるのがメリットで、オフィスの移転やスタッフ増減に柔軟に対応したい、リモートワークを推進したい、などの目的をもった企業にも向いています。ただ、通信環境により通話品質が低下してしまう点はデメリットです。

留守番電話装置は購入して設置・設定するだけで利用できるため、最も手軽な方法といえるでしょう。オンプレミスPBXやクラウドPBXなどはサービス事業者との契約が必要になり、初期投資以外にも月額使用料などで一定のランニングコストがかかります。

営業時間外アナウンスの設定方法とは？【固定電話・スマホ】

固定電話とスマホのそれぞれで、営業時間外アナウンスを設定する方法について解説します。

固定電話の場合

固定電話の時間外アナウンスを設定する方法は、使用する機器やサービスによってさまざまです。留守番電話装置やオンプレミスを利用する場合は、声でアナウンスを録音したり、パソコンからアナウンスの内容を打ち込んだりする方法などがあります。パソコン入力を合成音声で再生する機能が備わっていると、アナウンサーの手配などメッセージ作成作業の負担を軽減させられるため便利です。

クラウドPBXの場合、一般的にサービスのWebサイトや専用アプリなどで設定する方法が使われています。

スマホの設定方法

スマートフォンの標準機能では、時間外アナウンスを流す機能を備えていない場合が一般的です。キャリアサービスやiPhoneなどでは、通常、留守番電話での応答メッセージの設定は可能ですが、通話中に時間外アナウンスは流せません。

スマホの場合は、クラウドPBXの留守番電話機能を利用すると時間外アナウンスを流せるようになります。あらかじめ営業時間終了などのメッセージが用意されている場合も多く、アナウンス作成業務の短縮や負担軽減も可能です。

営業時間外アナウンス以外の電話での対応方法

営業時間外アナウンスは、会社の営業時間外に問い合わせなどがあった場合の対応として基本的な方法です。時間外アナウンスのほかにも、より顧客のニーズに沿った対応方法も存在します。続いては、営業時間外アナウンス以外の電話での対応方法をみていきましょう。

留守番電話サービスの活用

留守番電話サービスを活用すると、時間外アナウンスに加えて顧客がメッセージを残せるようになります。電話をかけてきた相手や問い合わせの内容などがわかり、自社から折り返しの電話を掛けられるため、顧客が電話を掛け直す負担を減らせるのがメリットです。

ただ、場合によってはメッセージの録音がうまくいっていなかったり、周囲の雑音が大きく聞き取りづらかったりといった問題が起こるデメリットもあります。メッセージを入れたのに折り返しの電話ができないとトラブルの原因になるため、導入の際には、相手の着信番号が分かるようにしておくと良いでしょう。

電話転送機能の活用

電話転送機能とは、営業時間外などに会社へ電話が掛かってきた場合、着信を指定した電話番号へ自動転送する仕組みです。電話転送機能を利用すれば、外出時に社員の携帯電話に通話を転送するなどの使い方ができます。

電話転送機能の主な転送パターンは、以下の3種類です。

• 「無条件転送」：登録した番号へ無条件で転送する。
• 「無応答時転送」：指定時間内に電話をとらなかった場合に転送する。
• 「話中時転送」：話し中に割り込みの着信があった場合に転送する。

電話転送サービスを利用すれば、時間外や緊急の問い合わせにも対応しやすく、スマホに着信履歴が残るため折り返しの電話もしやすくなります。一方で、営業時間外でも顧客から問い合わせが多くなる可能性があり、従業員の負担が増える点は注意すべきデメリットです。

電話代行サービスの活用

電話代行サービスは企業に代わって専門オペレーターが電話応対を行うアウトソーシングサービスです。会社に掛かってくる顧客・取引先からの電話を自動的に代行サービスのオペレーターへ転送して、従業員の代わりに対応してもらえます。24時間365日対応で、多言語対応や専門知識をもったオペレーターの配置により、幅広い顧客や自社の商品・サービスに関する専門的な問い合わせにも対応可能です。

代行サービスを利用すれば、専門性の高いオペレーターにより電話対応の品質を確保しながら、従業員の負担を軽減し、時間外の問い合わせに関する機会損失を防止できます。ただ、ほかの方法と比べてコストが高く、想定外の質問などには対応できないケースがある点はデメリットです。

ビジュアルIVRの活用

ビジュアルIVRとは、音声ガイダンスに加えて、画面表示により顧客が選択肢を視覚的に確認できるシステムです。

顧客からの問い合わせ対応にビジュアルIVRを導入すれば、以下の機能を利用できます。

• FAQの促進
• 予約受付
• 資料請求
• 緊急時対応 など

ビジュアルIVRは音声に加えて画面表示があるため分かりやすく、電話対応を効率化できます。対応するオペレーターの負荷を軽減しながら、顧客の利便性や応答率を向上させられるのがメリットです。

反対に、音声だけでなく画面のメニューを選んだり、質問に回答したりと顧客の操作が増えるデメリットもあるため、システム設計やデザインへの配慮が必要になります。

ビジュアルIVRについて、さらに詳しく知りたい方は、以下の記事も合わせてご覧ください。

ビジュアルIVRとは？ IVRとの違いやメリット、注意点を解説

営業時間外対応にビジュアルIVRを活用するメリット

営業時間外アナウンスの対応にビジュアルIVRを活用するメリットは、以下の通りです。

• 新規顧客の獲得につながる
• 既存顧客の満足度向上につながる
• トラブル・緊急事態の早期解決につながる

それぞれのメリットを詳しく解説します。

新規顧客の獲得につながる

営業時間外の問い合わせは新規顧客からの初回接触である可能性が高く、適切な対応をとれば顧客獲得の機会を逃さずに済みます。

Lead Response Managementの調査によると、顧客から電話が掛かってきた場合、5分以内に対応すると、30分以内に対応したケースと比べてコンバージョン率が21倍に向上するとの結果が出ています。

出典：Lead Response Management「The Lead Response Management Study」

時間外アナウンスに比べ、ビジュアルIVRの方が新規問い合わせ対応率が向上します。その結果、新規顧客獲得による売上アップにもつながるでしょう。また、新規顧客獲得に至らなかった場合でも、ストレスのない対応を受けると企業に良い印象をもちやすくなるため、ポジティブな口コミの拡散が期待できます。

既存顧客の満足度向上につながる

ビジュアルIVRは既存顧客の満足度向上にも有効です。すでに自社の顧客となっているユーザーであっても営業時間を正確に把握しているとは限らず、時間外の連絡を受ける可能性があります。

時間外でも適切な対応をとれると、顧客満足度の向上につながるのは既存顧客も同じです。顧客満足度が向上すれば、リピート率アップや口コミ効果にもつながります。ビジュアルIVRを利用すれば、顧客離れを防止する効果とともに、LTV（一人の顧客が生涯で企業にもたらす利益）の向上も期待できるでしょう。

トラブル・緊急事態の早期解決につながる

ビジュアルIVRを導入すれば、営業時間外に発生するトラブルを早期に発見し、対応できる効果が期待できるでしょう。営業時間外であっても、システム障害や設備故障、配送ミスなど、さまざまなトラブルが発生する恐れがあります。しかし、営業時間外だとトラブル対応に遅れが生じかねません。すぐ問題に対応してもらえないと顧客からの信頼失墜や復旧コスト増大など、損失拡大リスクが発生します。

ビジュアルIVRを利用した24時間対応体制により、トラブルの平均解決時間短縮やリスク・損失の防止が可能です。

高機能なビジュアルIVRを提供する「モバイルウェブ」

「モバイルウェブ」は顧客接点のDXを推進するWebマーケティングツールです。モバイルウェブのビジュアルIVRを利用すれば、電話での問い合わせから顧客をWebへ誘導して自己解決を促せるため、人材不足の解消や業務効率化に役立ちます。

モバイルウェブのビジュアルIVRの特徴は、以下の通りです。

• 自由な画面設定：画像のアップロードなど自由に画面を設計でき、自社のブランドイメージに合ったページに仕上げられます。
• 充実した管理画面：管理画面からは編集やプレビュー表示、予約の更新、ページ別ビュー数の取得など、さまざまな機能が利用可能です。
• 導入をワンストップでサポート：コールフローからビジュアルIVRまで導入を一元的にサポートします。

続いては、実際にモバイルウェブのビジュアルIVRを導入された企業様の事例を紹介します。

導入事例｜ANA X株式会社様

ANA X株式会社は、ANAグループの顧客関連事業を担当する会社です。カスタマーサービスを担う部署で、コロナ禍のGoToトラベルによる問い合わせ増加に対応するためモバイルウェブの導入を決めました。

導入後は、ビジュアルIVRを利用して、顧客からの問い合わせにサポートサイトのURLを添付したSMSを送信。ビジュアルIVRに表示するコンテンツはトレンドや状況に応じてタイムリーに更新しており、時間外でも迅速なトラブル対応を可能にしました。モバイルウェブによるビジュアルIVRは、顧客を最短ルートで情報に誘導できる理想的な仕組みとして高い評価を受けています。

営業時間外アナウンスの利用は他の方法と比較して検討しよう

時間外アナウンスがあると、会社の営業時間外に顧客や取引先から問い合わせの電話が掛かってきた場合でも状況を適切に伝えられるため、顧客の安心につながります。しかし、時間外アナウンスはメッセージだけのため、すぐに問い合わせに対応できず、機会損失が生じてしまうかもしれません。

ビジュアルIVRのように他の方法を利用すれば、対応時間を短縮して、顧客の満足度向上や機会損失リスクの回避につながります。

モバイルウェブでは、ビジュアルIVRを利用して、電話での問い合わせからWebへ誘導して自己解決を促せるため、対応時間の短縮はもちろん人材不足対策や業務効率化が可能です。時間外アナウンスの導入を考えている場合は、ぜひモバイルウェブのビジュアルIVRを検討してみてください。

以下のリンクからモバイルウェブやビジュアルIVRに関する役立つ資料をダウンロードできます。ぜひご活用ください。

モバイルウェブのお役立ち資料はこちら