請求書の依頼・承認・発行の社内フローと電子化のメリット

紙の請求書から電子請求書に切えると、業務を行ううえでさまざまなメリットが得られます。ここでは、電子化の導入を検討している企業様に向けて、請求書発行の社内フローと電子化のメリットを紹介していきます。紙の請求書の手続きが煩雑化していて、業務にお困りの方は下記を参考に電子化の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

請求書の依頼・承認・発行する意味

請求書は、商品・サービスを納品または受け取るときに、取引内容を証明するために必要な書類です。保管しておくに越したことはありませんが、領収書や通帳で取引内容を確認できる場合は、会計上・税務上の処理は請求書がなくても差し支えないでしょう。請求書の受取や発行をしなくても手続きが進められるため、取引の都度、請求書の受取や発行をするのは手間だと感じる企業も少なくありません。とはいえ、請求書には日時・金額・会社名・品目が印字されているので、もしもの時に証拠書類として残ります。取引先との間で意見の食い違いが起きても、公正な取引を行っている証明になるため、トラブルを回避することができます

締め請求と都度請求がある

請求書を発行するときは、一定期間の取引額をまとめて請求する“締め請求”と、商品やサービスを購入する度に請求する“都度請求”の2つの方法があります。締め請求は、まとめて請求するので取引量が増えても対応しやすいうえに、自社だけでなく取引先の手間を減らせるという利点を持っています。ただし、職員が一度にたくさんの請求書を発行するため、送付漏れや間違いが起こるリスクが付きまとうことから、チェック体制を強化するなど注意が必要です。対して、都度請求は、請求書の送付漏れや間違いが起こるリスクは少なくなりますが、業務量が増えるという側面があります。請求書発行にたくさんの人員や時間を割かなくてはいけず、取引量が多い場合は利益率を考慮すると現実的ではないといえるでしょう。

請求書依頼・承認・発行の社内フロー

まず、請求書を企業間でやり取りするときは、受取側と発行側で作業が異なります。受取側は、請求書の確認・仕訳・書類保管の手間がかかります。請求書を受け取った後で社内承認に回し、請求書の内容を会計ソフトに取り組むといった作業が必要なのです。量が多いほど社内承認や仕訳に時間が取られ、他の業務に支障が出てしまう恐れがあるでしょう。一方で、発行側も請求書の作成・承認・印刷・郵送といった一連の複雑な作業を、請求書を発行する度に行わなければなりません。入金確認や未回収金の催促する業務もあり、請求書に関する業務だけで何日も時間が取られてしまう可能性が考えられます。そのため、企業は業務の効率化を図るためにも、請求書の承認・発行のフローの調整を行うことが重要だといえます。

請求書の依頼・承認・発行の社内フローの適性化を図る

請求書の依頼や承認、発行までのフローは適正化を図ることが大切です。営業が請求書の発行を依頼した場合、リレー方式で部長や経理などの承認を経たのち、経理が発行してくれるケースが多いでしょう。請求書の発行をするには何人もの担当者の承認が必要になるため、担当者が1人不在なだけで業務が滞ってしまうリスクがあります。また、請求書の量が多くなると、請求書の未着や二重振込など、人為的なミスが起こる可能性も高くなります。企業の信用にも大きく影響を与えるため、従来の請求書の受取・発行方法で業務に支障が出ているなら、会社をあげて改革に取り組む必要があるでしょう。

紙請求書から電子請求書に切り替えてみる

請求書の受取・発行に時間がかかり過ぎているという場合は、電子請求書を検討してみましょう。電子帳簿保存法が制定されたことで、帳簿を電子化する企業は増えてきました。仕訳や入力作業が簡単になるので、膨大な入力作業を伴う帳簿に関しては電子化がかなり進んでいます。しかし、その一方で請求書については、まだアナログの請求書で対応しているという企業が数多く存在します。帳簿は主に自社内でしか使いませんが、請求書は取引先に合わせる必要があるので、なかなか導入に踏み切れないというケースも少なくないのです。一度に全て電子請求書に変えることはできなくても、対応できる企業から順に電子化を進めていくと、請求書の発行にかかる作業時間を短縮できるでしょう。

社内フローの見える化を実現させる

アナログの請求書の受取・発行方法が煩雑になってしまう原因としては、社内フローの不透明化が挙げられます。誰の承認でストップし作業が遅延しているのか、請求書の受取や発行ミスを誰がしたのか、責任の所在があいまいになりやすいのです。誰がどう対応したのかが分かりにくいため、誰かが送付していると勘違いして取引先に請求書を送らず、クレームに繋がってしまうというケースもあります。また、業務の流れが分かりにくいせいで、既に処理されているものを二重に振り込んでしまうなど、取引先に迷惑をかけてしまう可能性も考えられるでしょう。

社内フローの見える化は実現できれば、誰がどの請求書を確認し、作成や承認をしたのかが一目で分かるようになります。請求書の受取・発行の業務でミスを減らすことができれば、他の作業に時間を回せるほか、再発行にかかる紙や郵送費の削減に繋がるでしょう。" 電子請求書の導入で効率化できること "電子請求書を導入すると、請求書の発行依頼のためにわざわざ出社しなくても良くなります。全てオンラインで管理が可能なため、インターネット環境さえあれば自宅にいても請求書の発行依頼ができるようになります。また、請求書が電子化されることで、スムーズにやり取りができるようになり、承認を得るまでの時間が大幅に短縮されるでしょう。電子請求書にすると部署間での情報共有が容易になるため、リモートワークの導入をスムーズに進められるというメリットがあります。

仕訳が楽になる

紙の請求書で対応するときは、手作業でパソコンに仕訳帳を入力しなければならず、入力作業に多くの時間が取られていました。しかし、請求書が電子化されれば、電子請求書のサービスによっては簡単に仕訳帳にデータを取り込めるようになります。会計ソフトと連携できるサービスを導入すると、金銭取引を仕訳記入する手間が省けるでしょう。また、会計ソフトと連携できる場合、請求書の金額が取引先から入金された際に、簡単に仕訳帳に反映できます。取引先と自社のどちらも電子化を進めると、双方の事務処理の負担を軽くする効果が望めます。

紙の保管をしなくて済む

紙の請求書でネックになるのは、量が多くて保管期限が長いということです。確定申告の提出期限から7年間は保管しなければならないと決まっているため、紙で全て対応しようとすると管理が大変になります。全国展開している企業など、大規模な企業では一カ月の請求書が数千枚から数万枚になることも珍しくありません。いざ請求書が必要になったときに、探す手間や時間がかかるので、電子化を進めておくと便利です。

コアな業務に人材をあてられるようになる

電子請求書の場合、紙よりも圧倒的に事務処理の負担が軽くなります。紙の請求書のままだと、複数人の経理担当者で数日間かけて、受取・発行作業をしているという企業も少なくありません。他にも経理には、経費精算や売掛金・買掛金・現金出納の管理といった仕事をこなしています。請求書にかける時間を短くできると、その分他のコアな業務を行えるようになるため、会計や税務全体の仕事効率をアップできるでしょう。

コストを削減できる

紙の請求書の場合、発行するまでに人件費・郵送費・印刷代・封筒代などがかかります。何十万通と請求書を発行する企業では、1000万円以上の経費がかかるケースもあり、請求書が占めるコストは計り知れません。電子化を進めることで、そのうち何割かでもペーパーレスの請求書へ変更できれば、毎月数百万円の経費を削減できるようになるでしょう。また、自社内で処理するには限界があるからとアウトソースしている企業の場合は、電子化によって外部に委託しなくて済むようになる可能性があります。コストカットできるほか、電子請求書を自社で、紙請求書をアウトソースに任せるカタチで完全に分離化すれば、自社内で行う業務は少なくなるでしょう。自社に適した範囲から電子化を進めるのがポイントです。

紙から電子請求書に変えるときのリスク

紙から電子請求書に変えるときのメリットはたくさんある一方で、電子化によるデメリットも存在します。電子化を進めるには導入コストがかかるため、企業はリスクを知ったうえで導入を検討する必要があります。まず、請求書を電子化する場合は、取引先の了承が必要となります。勝手に電子化を進めることはできないため、導入時は営業担当者やコールセンターなど、会社の窓口を担当する従業員に負担がかかるでしょう。完全に電子化に切り替われば業務の負担はかなり減りますが、導入を進めるときは一時的に業務量が多くなります。

取引先から厳しい声が上がる可能性も

電子請求書での発行を提案すると、企業によっては難色を示される可能性があります。電子化を導入する規模ではない個人商店や中小企業は、電子請求書で対応する方が不便だと感じるケースもあるためです。電子請求書の提案をしただけで、離れていってしまったり、非難の声を上げたりする企業が中には出てくるかもしれません。電子化を進めるにあたり、企業は従業員に対して、取引先から厳しい意見が上がる可能性があると周知しておく必要があるでしょう。後々の業務負担を軽くするためだと理解してもらえれば、取引先との対応を快く引き受けてくれる可能性が高まります。

取り扱いによっては情報漏洩に発展するリスクがある

電子請求書は、取り扱いに注意しないと情報漏洩が起こるリスクがあります。送り先を間違えてしまうと、他社の請求書を送付してしまうなど、会社の信用を落とすことにも繋がりかねません。郵送よりも簡単に送れてしまうからこそ、ダブルチェックをしたり、社内研修を行ったりと、人為的なミスを未然に防ぐための体制を強化する必要があります。特に、BCC・CC・TOなどを使い分けている企業では、誤って社内全体に送信してしまうケースや、他の受信者を表示してしまうミスが起こるケースも考えられます。作成者と送信者を分けるなど、特別な対策を講じる必要があるでしょう。

NTTコム オンラインの電子請求書「ナビエクスプレス電子帳票ソリューション」

電子請求書に魅力を感じている方は、NTTコム オンラインの「ナビエクスプレス電子帳票ソリューション」の導入を検討してみませんか。ナビエクスプレス電子帳票ソリューションを使えば、どのような帳票でも電子化することができます。電子請求書の導入事例もあり、都内の百貨店に導入したケースでは、年間690万円のコストダウンに成功しています。請求書から配送までの日数が大幅に短縮できるため、取引先の早く請求書を送ってほしいという要望にも応えられるでしょう。

領収書・労働条件通知書・給与明細・支払い通知書・納品書など様々な帳票を電子化できる

電子請求書以外にも、色々な帳票を電子化したいと考えている企業は少なくないでしょう。ナビエクスプレス電子帳票ソリューションはどのような帳票にも対応でき、領収書・労働条件通知書・給与明細・支払い通知書・納品書の電子化が可能です。何社にもわたってお願いするのは手間だと考えている場合は、NTTコム オンラインにお任せください。

データを自動配信できるので人為的ミスを防げる

電子請求書に切り替えても、データの送信を手動で行っていると人為的ミスが起こりやすくなります。ナビエクスプレス電子帳票ソリューションなら、24時間いつでも自動配信が可能です。日時指定で配信予約ができるため、都度配信するよりも誤送信を防げるでしょう。会社の信用を失墜させないように、対策を講じられるので電子化の導入に不安がある企業様も心配要りません。

初期導入のサポート充実

電子請求書を導入する際に、一番大変なのは取引先への対応ではないでしょうか。メールでやり取りしていない企業に関しては、メールアドレスを入手する必要があるため、導入に時間がかかります。NTTコム オンラインでは、取引先のメールアドレスやFAX番号といった情報収集を代行しています。メールアドレスを集めるところから始めなくてはいけないと、導入に二の足を踏んでいる企業様はぜひ一度ご相談ください。

紙の請求書から電子請求書へ切り替えを検討してみよう

紙の請求書から電子請求書に切り替えると、作業効率が上がったり、コストを抑えられたりするというメリットが得られます。導入に踏み切れない企業様も、NTTコム オンラインのサービスなら手軽に電子化を進めることができます。まだ電子請求書の導入をしていない企業様で、業務でのお困りになっていることがある場合は、弊社まで気軽にお問い合わせください。