2024/06/28

帳票、書類の電子化

郵便コストの削減に効果的な方法とは?値上げ対策に有効な電子化の方法も紹介

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2024年5月の閣僚会議で手紙の郵便料金の改定が了承され、10月から定型の封書とハガキが値上がりする見通しです。消費税引き上げ時を除けば、30年振りの値上げとなります。例えば25g以下の定形封書の場合、26円の値上がりとなるので、帳票やDMなど大量の郵便物を発送する企業では、大きな費用の負担です。当記事では郵便をお得に発送する方法や、郵便を使わずに帳票やDMなどが送れる書類の電子化について解説します。電子化の導入方法についても紹介するので、ぜひ参考にしてください。

この記事の内容
  • 30年ぶりに封書の郵便料金が改定され、25g以下の提携郵便は84円から110円となる。
  • 発送方法の見直しをすることで郵便に関するコストを削減できる。
  • 形状やサイズを変更するのも節約になる。
  • 帳票やDMを電子化して、メールやツールを利用して送信すると、コスト削減だけではなく業務効率もアップできる。
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郵便料金の値上げはいつから?郵便コストの削減が重要課題に

2024年10月に封書(定形郵便物)とハガキの郵便料金が値上がりとなります。改定前と改定後の料金は以下の表のようになります。

区分 現在の料金 値上げ後の料金
封書(定型) 84円(25g以下)
94円(50g以下)
110円(25g以下)
110円(50g以下)
ハガキ 63円 85円
表の続き →

既にゆうパックが2023年秋に値上げとなっており、さらにレターパックや速達も値上げが検討されているなど、郵便料金の改定が続いています。

その背景には、人件費や、燃料費の値上がりによる運送費の高騰があります。また、書類の電子化で郵便の利用者が減り、郵便事業の業績が悪化しているのも要因です。

郵便料金の値上がりにより、郵便を大量に発送する企業にとっては、コスト増が避けられません。値上げが目前に迫っているため、早急な対策が必要です。

郵便料金の値上げについてはこちらでも紹介しています。
2024年に郵便料金の値上げを実施。料金や値上げの理由を解説

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郵便コストを削減する具体的な方法

郵便を利用して送るものといえば、納品書などを入れた封書や、DMなどのハガキ、A4サイズ程度の書類・パンフレットなど、さまざまなものがあります。定型の封書とハガキが値上がりになるのを機に、これまでの郵便コストを見直してみてはいかがでしょうか。ここからは郵便コストを削減する方法を紹介します。

発送方法を変更する

定型外郵便の場合、発送方法を変更すると、郵便コストを削減できる可能性があります。例えば、埼玉県から東京都へ、A4サイズ、4㎏、厚さ2.5㎝の封筒を送ろうとすると、以下のような郵送方法が一般的です。

  • レターパックライト370円
  • レターパックプラス520円
  • ゆうパック880円

レターパックプラスは対面で渡してもらえ、ゆうパックは配達時間帯を指定できるなどのメリットがありますが、コスト面だけを考えるとレターパックライトがもっともお得となります。

郵便局の「発送料金を比較する」では、差出地と宛先地、サイズ、重量、信書の有無を記入するとおすすめの発送方法と料金を教えてくれます。

郵便物の形状を見直す

郵便物の形状を見直すことで、郵便コストが削減できることもあります。例えば、情報を精査して文字数を減らし、形状を封書から圧着ハガキに変更することで、110円(封書)から85円(ハガキ)へと節約可能です。

封書(定型)に関しては、以前は25g以下と50g以下では料金が異なりましたが、改定後は上の表のように同一の110円となったので、25g以下であってもハガキにした方が郵便コストの削減になります。

また、ゆうパックなどは内容物の量・重さ・大きさを変えることで、料金が下げられる場合もあります。

大量発送による割引サービスを利用する

郵便物を発送する際、大量の郵便を一度に依頼すると割引サービスが受けられます。

例えば定形郵便物・定形外郵便物のDMを送るならば、広告郵便物の割引の利用により、2,000通~が12%、3,000通~が15%の割引となります。

また、郵便物を大量に発送することで割引となるサービスが区分郵便物です。郵便区番号ごとに仕分けをすると割引が受けられます。利用できるのは定形郵便物、定型外郵便物、通常ハガキ、往復ハガキです。

割引率は条件により異なりますが、受取人の住所または居所の郵便区番号ごとに区分されている場合は、以下のようになります。

送る郵便の数 割引率
2000通~ 3%
1万通~ 4%
5万通~ 5%
10万通~ 6%
表の続き →

出典:郵便局|広告郵便物
出典:区分郵便物

アウトソーシングサービスを利用する

郵便局へ郵便物を持ち込むのに必要な手間、時間、そして人件費などのコストも削減したいところです。以前は郵便局が実施していた法人向けの無料集荷サービスがありましたが、2018年に廃止されました。

そこで、民間のアウトソーシングサービスを利用するのがおすすめです。郵便物集荷のアウトソーシングサービスは、企業で集荷した郵便物をまとめて郵便局に持ち込んでくれます。

業者に料金を支払う必要がありますが、郵便物を運ぶための人件費や、場合によっては郵便物を運ぶための車などの費用を考えれば、コスト削減の効果があると考えられます。

発送するユーザーを見直す

DMを送るユーザーを精査することも、郵便コストの削減につながります。

例えば、反応率が低いユーザーへの発送を止めます。反応率の低いユーザーは、送り続けても商品・サービスを購入する確率はかなり低いと考えられるからです。前回の購入から一定の期間を定め、その間に送ったDMへの反応がないユーザーへの発送を止めることを検討しましょう。ターゲットを絞り込んでDMを送付することで、費用対効果を高めることができます。

紙の資料を電子化する

紙を電子化し、電子メールやSMSなどで送ることで、郵便コストを削減できます。

例えば資料や帳票などはメールで送れば、郵便コストが削減できるだけでなく、リードタイムも短縮できるというメリットがあります。

また、顧客の電話番号を知っている場合には、SMSで送るのも便利です。SMSは開封率が高いとされており、顧客に情報を読んでもらえる確率が高くなります。

SMSの活用についてはこちらで詳しく解説しています。
SMSで郵送費用(はがき、郵送)を削減しよう!SMSがコスト削減におすすめな理由

郵便コストを削減するために電子化が有効な理由 

ここからは、紙の資料を電子化するとどのような点でコスト削減になるのか、詳しく紹介します。

大幅なコスト削減が期待できる

電子化をすると以下のようなコストを削減できます。

  • 印刷をするためのトナー代
  • 紙代
  • 封筒代
  • 郵便料金

一通や二通程度であればたいした額にはなりません。しかし、月に何千通もプリントアウトしたり、複写機でコピーしたりして発送するとなると、トナーも紙も大量に必要です。

紙で帳票やDMなどを発送している場合、一年でどのくらいかかっているか計算してみましょう。電子化をすれば、メールやSMSで送信できるため、郵便にかかるコストを削減できます。

業務効率化で人件費も抑えられる

電子化により業務効率がアップし、人件費の削減につながります。

例えば、以下のような点で手間と人件費がかかっていないでしょうか。

  • 印刷して封入する際の手間と人件費
  • 郵便物を郵便局に運ぶための手間と人件費
  • 送った請求書や納品書に訂正があった場合に、再度、発送するための手間と人件費

発送業務を効率化できれば、残業を減らすこともでき、従業員の満足度が上がる可能性もあります。

紙が必要なく保管コストを削減できる

電子化をすると、書類の保管にかかっていたコストも削減できます。

紙の書類を整理して保管しようとすると、ファイルなどが必要です。また、書類をしまっておくための棚や、量が多い場合には倉庫が必要となります。オフィスも広くとらなくてはいけないため、家賃なども余計にかかってしまうでしょう。

しかし、電子化をすれば、ファイルや棚も最小限ですむようになります。保管スペースも縮小でき、オフィスにかかっていた費用も削減できます。

電子化のメリットや導入の手順などを知りたい方はこちらをご覧ください。
コロナ禍で注目を集める電子化のメリットや方法とは

郵便コストの削減に役立つ電子化を実施するには?

書類の電子化はコスト削減に役立ちますが、全てを一気に推し進めようとすると混乱を招く可能性があります。まずは電子化する書類の優先順位を決め、それに従って導入を進めてください。

導入の優先順位が決まったら、次は書類の保管形式を決定します。帳票などは個人情報や企業の機密情報が記載されていることもあり、法律に照らし合わせながら、保管に関する社内ルールを策定することが必要です。保管に関するマニュアルを作成し、社内に周知してください。

書類を電子化し効率的に送信するには、専用のシステムやアウトソーシングの活用を考えるのもおすすめです。例えば、メール送信サービスはセキュリティを確保しつつ大量のメールを送信する際に役立ちます。

また、請求書などを自動送信してくれる電子帳票システムなどがあります。電子帳票システムの多くは電子帳簿保存法に対応しているので安心です。帳票類の作成や送信作業を半自動化で行うこともできます。

電子帳票について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
電子帳票システムの機能やメリット・注意点を徹底解説

郵便コストの削減には「ナビエクスプレス」

メール送信に有効なツールとして、ナビエクスプレスのデータ送信サービス「電子帳票ソリューション」があります。電子帳票ソリューションは請求書や領収書、納品書、Web給与明細、支払い通知書、雇用通知書など、多様な書類の電子化をサポートします。

画面上でさまざまな帳票を作成でき、そのまま発送が可能です。そのため、発送業務にかかわる手間やコスト、郵送代などをカットできます。現在使っている請求書などのフォーマットを変えることなく利用できるため、導入しやすいのも魅力です。また、各種インターフェースを取り揃え、システム連携も可能です。

セキュリティも万全で、SSLの暗号化と各種セキュリティ機能により、データの送信や保存・管理も安心して行えます。

導入事例|日本マイクロポートCRM株式会社 様

不整脈治療用の心臓ペースメーカなどを開発・製造する日本マイクロポートCRM株式会社 様では、毎月約500通の納品書発行を、一人で行っていました。作成から発送までの作業に半日を要し、ダブルチェックもできない状態です。

電子化の必要性を感じていた頃、コロナ禍が始まり、取引先から帳票を出社せずに受取ができるようにしてほしいとの要望がありました。

そこでナビエクスプレスを導入したところ、作業時間が大幅に短縮したそうです。帳票類を安全にデータ保存できるようになり、控え忘れなどのミスもゼロになりました。

現在は取引先が増え、発送する納品書も800~900通に増えましたが、電子化したことで、送付量が増えても費用が変わらないという点も大きな利点だと感じているそうです。

導入事例|シーバイエス株式会社 様

シーバイエス株式会社様は、業務用洗剤や掃除用具などの製造販売を行い、毎月、大量の請求書や納品書を発行、発送していました。

請求書・納品書の郵送作業は業者に委託していましたが、コスト面で課題がありました。また、請求書・納品書ともに、FAXでの送付を要望されることもあり、その分は社内で対応し、従業員にとって負担になっていたのです。

ところが、ナビエクスプレスを導入したところ、請求書・納品書ともに約80~90%を電子化することができ、郵送と業務委託にかかっていたコストを約90%カットすることができました。また、請求書・納品書ともに取引先までのリードタイムを削減でき、業務効率も上がりました。

増加する郵便コストは電子化による削減が有効

10月にある郵便料金改定を鑑み、少しでも郵便コストを削減する方法を考えたいという担当者も多いのではないでしょうか。発送方法や内容物の形状、サイズを見直すだけでもコスト削減は可能です。また発送業務のアウトソーシングや割引制度なども利用することを検討してください。さらに、書類を電子化すれば、コスト削減ができるだけでなく、業務効率もアップします。

書類の電子化には専用のツールを使うのが効果的です。「ナビエクスプレス」は請求書や納品書、領収書、給与明細などの電子帳票の作成、管理、送信に役立ちます。複数のセキュリティ機能を備えるほか、初期導入支援も行っているので、資料をご覧のうえご検討ください。

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