2021/04/14

請求書の電子化

ビジネスマナーとしても重要!領収書 書き方について

領収書は、証明書の役割を持つ大切な書類です。税務署に申告する際などにも、領収書の提出が求められるため、何か記載に不備があれば大問題に発展してしまうこともあります。それだけに、領収書の書き方は営業活動において非常に重要です。そこで今回は、領収書の基礎知識から記載する際の注意点、また請求書との違いなどについて詳しく解説します。

請求書との違いから見る領収書の基礎知識

領収書とは、売買や取引などで金銭の授受があった場合、代金の受取人が金銭を受け取ったことを証明するために発行される書類です。たとえば、スーパーやコンビニで買い物をしたとき、店員からお釣りなどと一緒にレシートを受け取る筈です。レシートは最も身近な領収書のひとつであり、税法上も、レシートは領収書と同じ役割を持つ証明書類の一種と見なされています。そのほか、「領収証」や「受領書」、「代澄」や「了」と記載された書類も領収書のひとつとされます。

レシートが代金を支払った後に受け取る証明書であるように、領収書は、さまざまな形式の違いはあっても、金銭の授受が行われた後に発行される書類です。この点、請求書とは差異の顕著な部分です。領収書と請求書は混同されがちな書類であるため、領収書の書き方を理解するうえでは、両者の違いをしっかり理解しておく必要があります。それでは、領収書と請求書はどのような違いがあるのか、以下に詳しく見ていきましょう。

領収書と請求書の違い

請求書も、領収書と同じように金銭の授受が発生する場合に発行する書類です。また、どちらも代金を受け取る側が発行する書類という意味でも同じです。ただ、両者には大きな違いがいくつかあります。まず、役割上の違いです。請求書の役割は、代金を請求する際、支払いを求める側が支払いを要求するために発行する書類です。代金請求のための書類であるため、請求書には必ず振込期限を記載するのが通例となっています。これに対して、領収書は支払いを完了したことを証明するために発行する書類です。

こうした役割の違いによって、請求書と領収書は書き方にも違いがあります。請求書には、主に請求先の宛名、発行日、請求者の氏名や住所をはじめ、合計請求金額や小計、消費税など、各項目を事細かに記載する必要があります。特に気を付けたいのは、請求対象の内訳を書き忘れないことです。内訳を失念してしまうと、請求内容に付いて相手方と齟齬が生じ、トラブルにも発展してしまいかねません。請求書には振込期限と一緒に、必ず請求内容の内訳も合わせて記載するようにしましょう。

一方、領収書には宛名や領収書の発行日、領収金額の合計などが記載されます。特に発行日は必須の記載事項です。また、会社の宛名などは、省略して書いてはならず、正式名称をきちんと記載しなければなりません。加えて、領収した内容に関しても、あまりに簡素だと領収書として認められなくなってしまうことがあるので注意が必要です。領収金額が5万円を超える場合は、収入印紙を貼り付けていないと脱税と見なされてしまうので気を付けましょう。

また、請求書には、取引の際に生じがちなトラブルを防ぐという役割もあります。あらかじめ「お金を支払ってください」という意思表示をすることで、相手の支払い忘れを防ぎ、支払い逃れをしようとする悪意の相手方に対しては、請求書の存在が代金の回収権の役割を持つケースもあります。こうした理由から、請求書はいかなる取引でも発行する場合がほとんどです。

一方、領収書の場合、代金を支払った側が要求しない限りは、発行しなくても法律上問題ないとされています。たとえば、領収書のひとつであるレシートも、店頭でいらないといわれればわざわざ発行する必要はありません。とはいえ、金銭が絡む取引に際しては、領収書を発行しておいてまず損はないといえます。領収書があることで、支払った代金の再請求を防ぐことができますし、会社経費の計上や年末調整でも領収書を揃えておくと非常に便利です。

いずれにしても、領収書と請求書は日本の一般的な商習慣として根付いている書類文化のひとつです。法律的には発行する義務はありませんが、いずれの書類も取引をスムーズに行うために必須の書類だといえるでしょう。

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正確に、わかりやすく書く!領収書の基本的な書き方

領収書には、書き方に細かいルールがあります。ルールに則って書かれていなければ、領収書としての役割を果たさず、ただの紙切れになってしまうこともあるだけに、書き方には十分気を付けなければなりません。場合によっては顧客に迷惑をかけることにもなりかねないので、領収書に記載する必須項目や書く際の注意点はしっかり確認しておきたいところです。

領収書の必須項目

領収書を正しく書くためには、まず領収書に記載する必須項目を確認する必要があります。第一の必須項目は、「日付」です。領収書に記載する日付とは、要するに代金を受け取った年月日のことです。西暦でも和暦でも構いません。日付の記載は、「2020年」を「20年」などと省略せず、年号をすべての桁まで記載するのが基本です。

続いて、第二の必須項目は、「宛名」です。宛名は、代金の支払者の名称を正確に記載します。わからなければ支払者に確認して、一字一句正確に記載するようにしましょう。支払者から「上様で」などと指示されているのなら、そのまま「上様」で宛名を記載しても問題ありません。ただ、基本的には「日付」と同じく、省略せず記載するのが商習慣上の礼儀です。

第三の必須項目としては、「金額」も重要な記載事項です。領収書は代金を受け取ったことを証明する書類なので、いくら受け取ったのか正確な金額の記載は欠かせません。3桁ごとにカンマを付けてわかりやくす記載するのが基本です。改ざん防止を目的に、金額の頭に「¥」や「金」を書くことも忘れないようにしましょう。数字の末尾には「ー」や「也」といった文字を入れるのが一般的です。

最後に、「収入印紙」も領収書に記載する必須項目のひとつです。受け取る代金が5万円以上の場合、課税の対象となるため、金額に応じた収入印紙を貼付しなければなりません。貼り付ける収入印紙は、受け取る代金に応じて細かく決められているので、国税庁のウェブサイトなどで確認しながら間違いのないように貼り付けましょう。

領収書に記載しておいたほうが良い項目

上記の必須項目のほかに、記載しておくと便利な項目がいくつかあります。まず、「但し書き」です。但し書きは、記載していなくても領収書の体をなしますが、代金の品目を明確にしておいたほうがまとめるときなどにも便利です。「飲食代のため」や「書籍代として」などといったように書きます。

また、書類の作成者や発行者の氏名・会社名も記載しておいたほうが良い項目です。発行元に問い合わせがくる場合があるので、氏名や会社名は省略せず、住所や電話番号などの連絡先も漏らさず記載しておきましょう。

領収書を記載する際の注意点

領収書の役割は、「誰が、いつ、誰に対して、いくら支払ったか」ということを証明する点にあります。そのため、記入すべき項目はすべて省略せず正確に書かれていなければなりません。年月日や会社名などが省略されている場合、領収書として認められないケースもあるので、必ず省略せず、正しい名称や正しい年月日で記載することが大切です。また、誰が見てもわかりやすく書くことも重要です。領収書は税務署などから厳しいチェックを受けることもある書類なので、自分だけがわかるような書き方をしてしまうと相手に迷惑をかけてしまいます。正しく書くだけではなく、わかりやすく書くことも十分に心がけましょう。

特に、但し書きの項目はどこまで書くべきかわからないという人も少なくありません。「お品代」というように、広い解釈ができるように書くことも一般的ですが、それだけでは領収書として認められないという場合もあります。但し書きを書く際は、なるべく具体的に記載することを心がけ、「広告ポスター50枚」など、わかっている範囲で詳細に記載することが基本の書き方です。

また、軽減税率の導入によって、領収書に書く項目も変わってきています。軽減税率の対象品目であるかどうかと、税率ごとに区分した合計金額を領収書中に記載することが求められます。この場合、たとえば税率8%の領収書と10%の領収書を2枚発行するなど、領収書を分けて記載しても問題ありません。但し書きに「軽減対象」などと記載する方法もあるので、記載しやすい方法で書くと良いでしょう。

領収書の作成方法は?電子ベースと紙ベース

領収書を書く際は、市販の領収書を購入して作成することもありますが、ワードやエクセルなどの電子ベースから領収書を作ることも可能です。領収書を大量に作成する場合、紙の領収書を購入するより、電子ベースでシステム化してしまったほうが何かと効率的でもあります。領収書のフォーマットには特に決まりはないので、状況に応じて市販の領収書と電子ベースの領収書を使い分けるのもひとつの方法です。以下、領収書の作成方法を、電子ベースと紙ベースそれぞれで見ていくことにします。

電子ベースで作成する場合

電子ベースで領収書を作成する方法には、領収書の作成ソフトを使う方法や、エクセルなどの領収書テンプレートを用いて作成する方法などがあります。電子ベースで作成する領収書は、いわばその会社オリジナルの領収書です。領収書は基本的な必須項目が記入されていれば良いので、市販の領収書にはない装飾を施したり、テンプレートにデコレーションを入れたりしても問題ありません。エクセルなどで作成した領収書は、市販の領収書より低コストでもあるので、発行の経費としても良心的だといえます。

また、電子ベースで作成すれば、売上をそのままデータ化できるなどのメリットもあります。領収書を始めとした証憑書類は、法律の改正によって電子化して保存することができるようにもなっているので、そういった観点でも電子ベースで作成する意義は大きいです。一からオリジナルの領収書を作成しても良いですし、エクセル形式やワード形式、PDF形式などのテンプレートで領収書を無料ダウンロードすることも可能ですから、自社に合った方法で作成すると良いでしょう。

紙ベースで作る場合

紙ベースで領収書を作成する場合は、市販の領収書を購入して手書きで必要項目を書く方法が一般的です。市販の領収書は、日付や宛名といった領収書の基本的なフォーマットで販売されているので、購入して手元においておけば後は必要項目を記入して発行すればいいだけとなっています。市販の領収書は、100枚組や200枚組などの冊子になって販売されているので、一度購入してしまえばしばらくは同じフォーマットで領収書を作成することができるでしょう。

ただ、領収書にフォーマットの決まりはありませんから、白紙の紙に手書きで領収書を作成しても問題はありません。その場合は、白紙の上部に領収書とはっきり記載して、日付や会社名、金額などの必要項目を漏れなく記載する必要があります。

送付状を同封!領収書の送り方

商品やサービスの購入者から、領収書の発行依頼を受けた場合、郵送で相手方に領収書を送るのが一般的です。領収書は金銭の授受があったことを証明する重要書類ではあっても、それ自体が金券ではないため、普通郵便でも発送することが可能ではあります。しかし、一般的な商習慣やビジネスマナーとして、普通郵便ではなく簡易書留や信書郵便で発送するほうが適切です。このように、領収書の発行はビジネスの一環であるため、発送する際は儀礼上の約束事を守らなければなりません。

中身をわかるように発送

封筒に入れて領収書を発送する場合、封筒に何も書かないで送ってしまうと、受け取った側は中身が何だかわかりません。その場合、領収書を間違って封筒ごと処分してしまう恐れもあるため、封筒に入れて領収書を発送する際は必ず「領収書在中」と記載して中身をわかるようにしておくのが礼儀です。記載場所に関しては特に決まりはありませんが、一般的な商習慣として、封筒に左下に青色で「領収書在中」と書くのが一般的なので、商習慣に従って書いておけば無難でしょう。

送付状を同封する

封筒の中に領収書だけしか入れないのは、ビジネスマナーとして良くないとされています。領収書を郵送する場合、領収書のほかに「領収所送付状」を同封するのが基本のマナーです。領収書送付状とは、挨拶や名前などを記載した文書です。領収書を送付した旨をお知らせする文書で、挨拶や差出人の氏名・会社名のほか、送付日や支払いのお礼、また領収書の内訳なども書き記します。また、ほかに連絡事項がある場合なども、送付状に記載して領収書と同封するのが一般的です。送付状の同封はビジネス上のマナーであると同時に、追加の連絡事項をお知らせする役割を持つ文書として、領収書を郵送する際に重要視されています。

郵送後はメールでも連絡を

領収書を郵送した後は、メールでも連絡をしておくと何かと安心です。中身をわかるように記載していたとしても、何かの行き違いで相手方が領収書を紛失してしまう場合もあります。その際、あらかじめメールでも連絡を入れておけば、領収書を送ったことのエビデンスにもなります。領収書を送った送らないで無益な争いをしなくて済むようになるので、領収書の郵送後はメール連絡も入れておくことを忘れないようにしましょう。

領収書に関する法律を確認しておこう

領収書は民法の規定に基づいて発行される文書です。たとえば、民法486条によれば、領収書を請求された場合は発行する義務があるとされています。コンビニやスーパーで領収書を求めれば、必ず店側が応じてくれるのも、こうした民法の規定があるためです。領収書は発行する際だけではなく、保管に関しても法律上の規定にきちんと従わなければなりません。

とりわけ、領収書を電子化して保管している場合、法律の改正によって領収書の保管に関する規定も変わってきています。以前は領収書は紙の文書で保管することが義務付けられていましたが、1998年に電子帳簿保存法が施行されたことによって、電子データによる領収書の保存もできるようになりました。電子帳簿保存法が施行された当初は、電子化できる領収書は3万円以下といった制限が設けられていましたが、度々の法改正によってそうした上限も撤廃されています。2017年にはスマホで撮影した領収書やレシートの電子保存も可能となっており、領収書の電子化を大きく後押ししました。

このように、領収書の電子化に関する法律は、規制がどんどん緩和されており、領収書の保管方法などにも大きな影響を与えています。領収書の電子データ化は、ペーパーレスによる環境への貢献や、保管がしやすいといったメリットもあり、各所で導入が進められている事業のひとつです。ただ、領収書を電子データ化する場合は、あらかじめ税務署での認可が必要など、まだまだ規制も多いので、しっかり法律関係を確認しながら導入を進めていく必要があるといえます。

ビジネスパーソンの基本!領収書の正しい書き方を理解しておこう

領収書を正しく書けるかどうかは、ビジネスパーソンとしての基本的な能力でもあります。法律上の義務はないとはいえ、取引や売買をするうえでは、領収書の発行が商習慣として一般化しているだけに、正しい書き方を知っておくことがビジネス上の取引をスムーズに進めることにもつながります。電子データ化など、新しい流れにも気を配りつつ、基本の書き方をしっかり理解して、取引を円滑に進められるようにしておきましょう。

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