請求書の原本は保存が必要？保存方法や電子帳簿保存法の要件を解説

請求書といえば、従来は紙で発行するのが普通でした。しかし、現在では、請求書を電子データで発行したり、紙の請求書をスキャナ保存して原本にしたりすることが認められています。しかし、請求書の原本をデータで保存する際は、電子帳簿保存法に定められた要件を満たさなければなりません。

この記事では、請求書原本の電子化を検討されている方に向けて、保存方法や電子帳簿保存法の要件、電子化のメリットや注意点、スムーズに電子化するためのポイントを解説します。

企業の請求書発行について詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
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請求書の原本は一定期間の保存が必要

請求書は発行する法的義務はないものの、取引の履歴を示す重要な証憑書類です。発行されれば法的効力も認められ、トラブルが起きた際には、取引の存在を証明する重要な証拠になります。発行・受領した請求書はすぐに廃棄してはならず、法人や消費税の納税対象である個人事業主は原則7年間、非課税事業者の場合は、5年間保存しなくてはなりません。また、請求書を保存する場合は、原則として原本での保管が必要です。請求書が改ざんされるリスクがあり、不正会計などにつながる恐れがあるため、コピー等での保存は認められていません。

原本をPDFで作成・受領した際は電子データのまま保存してよい

請求書は、紙だけでなく電子データでの作成・保管も可能です。電子化の可否については、電子データの請求書が法的に問題にならないかが重要です。

結論として、請求書の原本をPDFなどの電子データで作成するやり方は、以前から法律的に問題ありませんでした。原本を保管しておく義務があるものの、請求の事実を証明できるのであれば、紙と電子データのどちらで保管しても良いのです。相手方からデータで受け取った請求書も電子データとして保存できますが、法律で定められた電子化の要件を満たす必要があります。

請求書の電子化について、さらに詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
関連記事：請求書の電子化（保存）はいつ義務化される？改正電子帳簿保存法の内容を解説

電子帳簿保存法

「電子帳簿保存法」は、帳簿や請求書など、紙の文書を管理する負担を減らすため、1998年に施行された法律です。電子帳簿保存法により、請求書や領収書などの書類を電子データで保存することが認められるようになりました。しかし、法律ができた当初は、電子データで保存できるのは、はじめから電子的に作成された文書のみに限られていたため、紙で受け取った請求書の場合は、原本を紙のままで保管する必要がありました。

電子帳簿保存法について、さらに詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
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e-文書法

2005年に制定された「e-文書法」は、請求書などの書類を電子化するうえで大きな役割を果たした法律です。e-文書法によって、法律で定められている文書全般に対して、電子化したファイルによる保存が認められました。e-文書法をきっかけに電子帳簿保存法も改正されており、従来のようにはじめから電子データで作られた文書だけでなく、紙で発行された請求等についてもスキャンして電子化できるようになっています。

受領した請求書の原本を保存する方法

ここからは、受領した請求書の原本を保存する方法を説明します。請求書を保存する方法は、大きく分けて紙で保存する方法と電子データで保存する方法の2種類です。それぞれの保存方法について詳しく解説していきます。

紙で受領した請求書の保存方法

紙で受領した請求書を保存する方法には、紙でそのまま保管する方法とスキャンを行ない電子データで残す方法の2通りがあります。

郵送や手渡しなど、紙で受け取った請求書をそのまま保存する際の手順は、次の通りです。

1. 受領した請求書の会計処理を行う
2. 受け取った相手ごとに請求書のファイリングやタグ付け作業を実施
3. 請求書の原本は書庫で分類ごとに保管する

紙で受け取った請求書をスキャンして電子データで保存する場合の手順は、次の通りです。

1. 請求書の原本をスキャナで読み込む、またはスマートフォンで撮影
2. 画像データを社内システムにアップロード
3. データには、2か月以内にタイムスタンプを付与する（データを削除した際の記録が残るシステムの場合は付与しなくてもかまわない）
4. 規定の期間、システム上でデータを保管する

請求書の原本をスキャナ保存する際は、電子帳簿保存法に定められた要件を満たしていなければなりません。要件を満たさずにスキャンした請求書を保存していることが発覚すると、税務署から青色申告の承認取り消しや追徴課税などの罰則を受ける恐れがあります。

電子データで受け取った請求書の保存方法

電子データで受領した請求書は、原則として電子データのままで保存するように定められています。紙に印刷して保管する方法は認められていません。原本が電子データである請求書は、必ずデータのままで保管する必要があるのです。

また、紙の請求書をスキャンした場合と同様に、電子帳簿保存法における要件として、真実性の確保と可視性の確保が求められます。

電子帳簿保存法で決められた請求書のデータを保管する際の要件については、後述する「請求書の原本を電子化する際に遵守すべき要件」の項目をご覧ください。

電子化した請求書の原本は破棄してもよい

紙で受け取った請求書をスキャン保存した場合、原本である紙の請求書は破棄しても問題ありません。データとして保存していれば、電子化した請求書が原本として認められるようになります。紙原本の破棄を認めていないと、データにしても紙の領収書を保管するコストなどが削減できず、電子化のメリットが十分に享受できないためです。ただ、電子化した請求書を保存する場合は、電子帳簿保存法を満たす必要があるため、原本を破棄する際には要件を守るよう注意してください。

請求書の発行や原本の保存を電子化するメリット

請求書の発行や原本の保存を紙ではなく電子データで行うと、以下のように、さまざまなメリットがあります。

• リードタイムが減少する
• 事務作業の負担が減少する
• テレワークに対応できる
• セキュリティ性が向上する

ここからは、請求書を電子化するメリットについて詳しく解説します。

リードタイムが減少する

請求書を電子化すれば、請求業務に関するリードタイム（所要時間）を減らせます。紙の請求書は、発行してから送付を行い、取引先に到着するまでに時間を要していました。しかし、電子データの請求書ならメールやシステムを利用して、簡単かつ短時間で相手先に送信可能です。従来なら数日かかっていたリードタイムが数分に短縮されるため、自社と取引先双方の利便性が向上するとともに、請求書業務の効率化に大きく貢献します。

事務作業の負担が減少する

請求書の発行や送付に関する事務作業の手間を大きく減らせるのも、請求書を電子化するメリットです。紙の請求書は作成後、取引先が受領するまでに、印刷、封入、宛名書き、発送まで一連の送付作業が必要でした。さらに、受領後の入力作業や保管など、事務作業に多くの負担がかかります。電子データの請求書なら、送付や入力、保管・整理といった作業の手間が省け、大幅な業務効率化とコストの削減が可能です。

テレワークに対応できる

請求書を電子化すれば、発行・受領した請求書の確認が場所を問わずできるようになるため、テレワークへの対応にも向いています。紙の請求書を使用していると、業務がテレワークで行えても、結局は請求書のチェックや押印のために出社しなければなりませんでした。請求書が電子化されていれば、オフィスにいなくても、社内システムにアクセスできる環境があれば請求書の管理を行なえるため、テレワークへの対応を実現できます。

社内でのテレワーク導入に関して、詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
関連記事：テレワークの請求業務フローや実現に必要な要素とは？

セキュリティ性が向上する

電子化すると、紙の請求書に比べてセキュリティ性が向上するのもメリットです。請求書を紙のまま保存していると、保管の過程で紛失してしまったり、改ざんされてしまったりするリスクがあります。電子データとして保存していれば、請求書をどこへやってしまう恐れもなく、紛失リスクを軽減可能です。さらに、修正するとシステム上に記録が残る仕組みになっているため、改ざんリスクも抑えられます。

請求書の電子化について、さらに詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
関連記事：請求書のデータ化は業務効率化に有効｜メリットや注意点を解説

請求書の発行や原本の保存を電子化するデメリット

請求書の発行や原本の保存を電子化には、次のようなデメリットがあります。

• 取引先によっては電子化に対応できず、紙の請求書管理が混在する可能性がある
• 電子データを適切に取り扱えるよう、従来の業務フローを見直す必要がある
• 電子化のためにシステムを導入する場合は初期費用がかかる
• 導入後もシステムの維持管理・運用のコストが必要になる

請求書の電子化には、さまざまなメリットがある一方で、デメリットも存在しているため、導入の際は、電子化によってどれほどの効果が見込めるかを勘案したうえで検討するのが大切です。

請求書の原本を電子化する際に遵守すべき要件

請求書の原本を電子化して保存する際には、法律で定められた要件を満たしていなければなりません。最初から電子データとして受領した請求書とスキャナ保存した請求書の場合にわけて、それぞれの要件を解説します。

電子データを保存する際の要件

電子データで取引された請求書の原本をデータで保管する際には、以下のように、真実性の確保と可視性の確保に関する要件を満たす必要があります。

スキャナ保存する際の要件

紙で受領した請求書の原本をスキャンして、電子データとして保存する際の要件は、以下の通りです。

請求書の原本を送信する際の注意点

電子データで管理している請求書を取引先等に送信する場合は、相手への確認やセキュリティ対策などの注意が必要です。ここでは、請求書の原本を送信する際の注意点を解説します。

事前に取引先へ電子化の可否を確認しておく

請求書の原本をデータでやり取りする際は、事前に取引先に電子化の可否について確認をとっておきましょう。取引先によっては、電子化に必要なシステムなどが整っておらず、要件を満たせないなど、電子データの請求書に対応できない可能性があります。一方的に電子化してしまうと、トラブルに発展する恐れもあるため注意してください。請求書を電子化した後に、電子化に対応できない取引先が出てくることも想定し、従来通り紙での発行にも対応できるようにしておく必要があります。

セキュリティ性の高い方法で送信する

請求書を電子データで送付する際には、しっかりとしたセキュリティ対策が不可欠です。請求書を電子化しても、ヒューマンエラーまで無くせるわけではなく、送信時にはメールの誤送信リスクが生じます。誤った宛先に送ってしまうと、情報漏洩や取引先からの信用低下などが起こる可能性があり、対応に時間と人的コストが必要です。

メールにパスワードを設定すればリスクを軽減できるものの、絶対に安全とはいえません。従来はPPAP（パスワード付きZIPファイルとパスワードを別々のメールで送信する方法）による送信が利用されていましたが、暗号の解析やマルウェアへの感染を回避するのが難しく、近年ではセキュリティリスクが指摘されています。請求書データをメールで扱うなら、クラウドストレージやファイルの転送サービス、請求書発行システムなど、セキュリティの高い方法で送信できる環境を整えましょう。

請求書であることが分かるように送信する

送信するメールは、請求書のデータが添付されていると一目で分かるようにしましょう。紙の請求書に慣れている会社の場合、メールで送られてきた請求書に気づかない恐れがあります。メールの件名に「請求書添付」を明記するなど、確認してもらえるような工夫が必要です。請求書に気づいてもらえないと、後々トラブルになるかもしれません。見た人がはっきり分かるよう、メールの件名を明記するか、専用のシステムを導入するなどの仕組みで対策すると良いでしょう。

改ざんしやすいフォーマットで送信しない

請求書のデータは、改ざんしにくいフォーマットのデータで送信するのも大切です。ExcelやWordで作成された請求書データは後から編集しやすく、比較的簡単に改ざんされる恐れがあります。日付や数字などが書き換えられて、後からトラブルに発展するかもしれません。法律でも真実性の確保が求められているように、請求書の電子化では改ざんしづらい形式が重要です。送信する際は、PDFなど改ざんしにくいフォーマットを利用しましょう。

捺印は必ずしも必要ない

電子データの請求書を送信する場合、必ずしも捺印する必要はありません。請求書には多くの場合、印鑑が押されているため必須だと思いがちです。しかし、請求書の捺印に法的根拠はなく、紙、電子データに関わらず無くてもかまいません。印鑑が無くても請求書への支払い義務は変わらずに発生します。

請求書の捺印は、会社が発行したと証明する意味で、商習慣として行われてきました。そのため、電子化をきっかけに請求書の捺印の廃止を検討してみても良いでしょう。ただ、取引先によっては、請求書を受理するために印鑑が必要になるケースもあります。捺印を廃止しても良いか取引先に確認するとともに、必要な場合は電子印鑑の利用や、印影の画像を添付するなどの方法を検討しましょう。

請求書の原本をスムーズに電子化するためのポイント

続いて、今後、請求書の原本を電子データに移行する際、スムーズに電子化するためのポイントを解説します。

業務フローの見直しを行う

請求書を電子化すると、従来の紙でやり取りする場合と、業務フローが変化するため見直しが必要になります。受領時の確認の流れや発行時の入力作業など、社内の規則や導入するシステムによって変化する内容はさまざまです。あらかじめ自社が電子化した際の最適な業務フローについて現場の担当者も交えて議論を行い、実務がスムーズに進むルール作りを目指しましょう。また、フローの変更後は、社員への教育や周知徹底も大切です。

トラブルに対応できる体制を整える

電子化した請求書はサーバーに保存するのが一般的で、紙と違ってトラブルにより閲覧できなくなるなどの事態が想定されるため対策の検討が必要です。サーバーでシステムトラブルやセキュリティ障害、災害、停電などが起きた際の対応手順をあらかじめ策定しておくと万一の際にも業務の混乱を防げます。担当者がいない場合を考え、トラブルシューティングガイドを作成し、書面にまとめておくのも有効です。また、データは定期的にバックアップされるようにしておくことも重要な対策です。

請求書に関する業務を自動化できるツールを導入する

請求書の原本を電子化するなら、請求書業務を自動化できるツールの導入も検討しましょう。請求書業務の効率化に有効なのが、社内の帳簿や伝票に関する帳票業務を効率化できるのが「電子帳票システム」です。電子帳票システムを導入すれば、社内システムとの連携による帳票の作成から送信までの業務を自動化でき、さらに、セキュリティ対策により安全性も向上します。業務を効率化するとともに、コストカットを実現できる点がメリットです。

請求書の電子化には「ナビエクスプレス」

ナビエクスプレスは、請求書の電子化により、コスト削減や業務効率化に有効なデータ送信サービスです。請求書や領収書、納品書、支払通知書、給与明細などに対応しています。ナビエクスプレス導入のメリットは以下の通りです。

• 電子化によるコスト削減：請求書の印刷・発送費を削減し、自動配信により送付にかかる人件費もカット
• 請求書業務の効率化：各取引先への自動配信で、誤送信や封入ミスなどによる無駄を低減
• セキュリティ対策も充実：SSL接続、サーバー上の暗号化、請求書ごとのパスワード設定などで大切なデータを保護
• 豊富なシステム連携：カスタマイズにより既存の社内システムとも連携可能

続いては、実際にナビエクスプレスを導入し、業務改善に成功した企業様の事例を紹介します。

導入事例：東洋カーマックス株式会社 様

クルマ管理業務のアウトソーシングを行う東洋カーマックス株式会社では、月6回の締め日と1万件におよぶ請求書発行により業務に大きな負荷がかかっていました。高額な郵送費に加え、取引先からの急な送付の依頼に対応できず、スピード面の問題もあります。そこで、従来の社内基幹システムを変更せずに利用できる「ナビエクスプレス」を導入しました。

請求書の8割を電子化し、数時間かかっていた発送作業が数分で終わるようになりました。業務への負荷が大幅に減るとともに、発送業務にかかっていたコストを60万円削減。誤配や紛失などの心配もなく、請求書の即日配信を実現しました。

請求書の原本は電子保存できる

従来は紙によるやり取りが一般的だった請求書ですが、現在では、法律に定められた要件を満たせば、電子データによる原本の保存が認められるようになりました。請求書を電子化すれば、毎月の発行や送付業務にかかる人件費や発送コストなどが抑えられ、遅延や誤配等のリスクも減り、業務効率化にも貢献します。

請求書を電子化するうえでは、現在の社内システムに変更を加えず導入できる専用ツールの導入が有効です。請求書の原本を電子保存して、コスト削減と業務改善に役立てたいとお考えの方は、ぜひ「ナビエクスプレス」の導入をご検討ください。

「ナビエクスプレス」をご検討の方に役立つ資料を配布しています。ぜひご活用ください。