請求漏れはどう防ぐ？リスク・原因・対策方法やお詫びメールの文例を紹介

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いくつもの案件を抱えていると、うっかり請求漏れを起こしてしまうことがあります。「書き間違いをしてしまった」「期限までに送るのを忘れていた」などの単純なミスでも、業務に支障を来すケースがあるので注意が必要です。書き直す手間が必要になるだけではなく、会社に損害を与えてしまうこともあります。当記事では、請求漏れが発生したときのリスクや請求漏れを起こさないための対策、起こしたときの対処法、請求漏れを避けるために便利なツールを紹介します。

請求漏れが発覚したときのリスク

請求漏れをすると、取引相手からの印象を悪くし、自社が不利益を被るなどのさまざまなリスクがあります。どのような点で問題になるのか具体的に紹介します。

取引先からの信頼を失う

請求漏れがあると、取引先との信頼関係が損なわれかねません。

期日までに請求書を送付できなかった場合、取引先企業から「金銭や書類の管理ができていない会社だ」という印象を持たれる可能性があります。

また、請求書を送付していないと売掛金の回収ができないうえ、取引先も予定通りに資金を動かせず、迷惑をかけてしまうかもしれません。

期限を守り正確に業務を行うことで、信頼は積み重なっていきます。信頼関係はビジネスにおいて重要な資産であり、信頼を失うことは、取引の減少や長期的なパートナーシップの喪失につながる可能性があります。

業績が悪化する

請求漏れが業績に直接的な悪影響を及ぼす可能性があります。

請求書は取引先に提供した製品やサービスなどの対価（売掛金）を回収するために発行するものです。製品やサービスを提供しているにもかかわらず売掛金の回収ができないと、企業の資金がうまく回らなくなります。

とくに製造業の場合、製造して販売するために、掛取引で材料の仕入れを行います。その仕入れに対する支払いは、売掛金の入金より前になることが多く、支払いと入金の期間があくと、資金繰りの悪化を招く恐れがあります。

また、再送付によるコストの増加や、資金の循環が悪くなることによる競争力の低下も招く恐れもあるでしょう。

売掛金（債権）の債権は5年間

売掛金の回収については時効のことも忘れてはいけません。

商品を販売して後から代金を受け取る商取引で発生した売掛金も債権の一種です。債権の回収については民法により時効が定められています。時効を過ぎると回収できなくなる可能性があるため注意が必要です。

売掛金の時効は、以前は2年でしたが、2020年4月の民法改正により以下のように定められました。

• 取引先が支払期日を知った日から5年
• 権利を行使できる日から10年

以上の期日のうち、早いほうが時効として適用されますが、取引先が支払期日を知らないということはほぼないので、一般的には5年が時効です。5年の間に請求書を送り売掛金を回収する必要があります。

また、製品やサービスを提供してから請求時期が大きくずれると、支払い拒否などのトラブルに発展するケースがあります。無用なトラブルを避けるためにも、予定通りに請求書を送ることは大切です。

業務効率が悪化する

請求漏れが発見されれば、取引先に謝罪するなどの対応が必要となり、他の業務を中断してでも急いで請求書の作成・発送をしなければなりません。

また、請求漏れ分の対応だけではなく、他にも同様の漏れがないか、確認作業に追われることになるでしょう。本来の業務からリソースを奪い全体の生産性を低下させる恐れがあります。

請求書の誤送信をした場合のリスクはこちらでも詳しく解説しています。
請求書の誤送信のリスクとは？原因や対策も徹底解説

請求漏れが起こる原因

なぜ、請求漏れが起こるのか、起こりうるパターンについて見ていきましょう。

請求書の作成を忘れていた

業務の忙しさや管理の不十分さから請求書の作成自体を忘れてしまうケースはよくあります。他の作業に追われ、つい忘れてしまうというものです。

請求書の作成と発送は多くの場合、取引に関する一連の作業の最後に行われるため、取引が完了したことでほっとしてしまい、請求書まで気が回らなくなることもあります

また、社内の連携不足も請求漏れを引き起こします。請求書の作成を担当する総務や経理の社員に、営業担当者などが伝え忘れるというのもよくあるケースです。

請求書を作成したが投函しなかった

請求書を作成したものの、投函し忘れることもあります。経理担当が作成後、デスクに置いたまま忘れてしまったり、営業担当が経理や発送担当スタッフが作成した請求書を渡すのを忘れてしまったりということもあります。デスクの上に書類が散らかっていると、起こりやすいミスです。

また、請求書の作成から発送までの社内チェックの機能がなく、個人に頼って業務を行っている場合にも起こりやすいでしょう。

投函したが内容や宛先が間違っていた

正しく請求書を送付したつもりでも、宛先の間違いや料金不足により郵便が返ってきてしまい、取引先に請求書が届かない場合があります。

宛先を間違え、郵便局から戻ってくるまでには1週間程度かかることもあり、その間、請求書が届いていないことに誰も気づかない状態が続きます、

戻ってきたことに気づいてから、日付を修正して再度送付するには1週間以上かかることになり、本来、送ると約束した日から大幅に遅れてしまうかもしれません。

メールに請求書を添付し忘れていた

最近は郵送ではなく、メールに添付して請求書を送ることも多くあります。ところが、メール本文は書いたものの、請求書のファイルを添付し忘れるケースがあります。本文に気を取られすぎると起こりやすいミスです。

多くの場合は相手が気づいてくれますが、そのままになってしまう可能性もあります。

さらに、相手のアドレスを一文字間違えてしまっていたために、メール自体を送れていなかったということもあるので注意が必要です。

請求漏れを防ぐ対策方法

では、どのようにすると請求漏れを防げるのでしょうか。ここからは対策方法について紹介します。少しの工夫で避けられるので、ぜひ実行してみてください。

請求書にナンバリングを行う

請求書にナンバリングをするのは有効な手段です。ナンバリングは請求書の追跡と管理を容易にしてくれるため、請求忘れを防いでくれます。

すべての請求書に通し番号を振って、そのナンバーを発行日や金額とともに、パソコン上のファイルに記入しておけば、どの請求書を発送したか、していないかが一目で分かります。

また、関連する見積書や納品書などに同じ番号を付与すれば管理の効率を高められ、収支の管理や、取引先から問い合わせが入った際の確認にも便利です。

作業のチェックリストを作る

請求プロセスを効率化し、漏れを防ぐためのチェックリストを作成しましょう。チェックリストの項目としては以下が考えられます。

• 請求書の作成
• 請求書の捺印
• 請求書の送付方法
• 請求書送付の完了
• 受領書の受取

このリストには上述した通し番号を振っておくことで、確認が容易になります。

封入前に請求書の内容を再確認する

請求書の誤字、書き間違い、記入漏れは封入前に見直すことで防げます。

期日までに発送したとしても、請求書の内容の間違いや記入漏れがあると、請求漏れということになります。改めて請求書を作り直して送るのは手間がかかるものです。

請求書の作成時だけではなく、封入前に落ち着いて目を通し、書き間違い、記入漏れがないか確認しましょう。

担当者を決めスケジュール管理を行う

請求書の作成や送付スケジュールを管理することで、請求漏れを防止できます。

受領書を受取後、何日以内に請求書を発行し送付するかなど、規定を定め業務フローを明確にすることで、自然と「〇〇までにやらなければ」と習慣づくようになっていきます。

また、担当者を決めてスケジュールの進捗確認を行うことも大切です。明確にしておかないと「〇〇さんがやってくれるはず」とお互いに思ったまま、請求漏れを起こしかねません。

なお、月末にまとめて作成するなどのやり方は、いつ、どのような取引があったかが混乱し、人的ミスが起きやすいため極力避けるようにしましょう。

発行済みの請求書を確認する

発行済みの請求書の写しを確認し、取扱案件と照らし合わせると請求漏れを防止できます。
毎月、確認する日を決めて定期的に実施しましょう。

チェックする際は、送付したか否かだけではなく、内容についても記入漏れや誤りがないか確認してください。

売掛金・買掛金帳簿を管理・確認する

Excelなどで取引先ごとの売掛金・買掛金の帳簿を作って管理することで請求漏れを早期発見できます。

日付、請求書番号、売掛金の額、入金日などの項目を作っておくと、請求書の発送だけではなく未収金分の取引を把握できます。

また、納品時点で売上を計上しておけば、後々、請求漏れや未収金などで数字が合わないことに気づきやすくなるでしょう。

複数人でチェックを行う

複数人で請求書の内容や進捗をチェックすることで請求漏れを防止できます。たとえば、作成する人とは別の人が封入の際に内容を確認するという方法もあります。

また、上述のようなExcelの帳簿をクラウド上で誰でも確認できるようにし、フローごとに「未」「作業中」「済み」などのステータスを表示するのもおすすめです。管理職の社員が定期的に帳簿を確認するようにすれば、請求漏れに素早く気づけます。

請求書の管理システムを導入する

さらに電子帳票システムを活用すれば、請求漏れを防げるだけではなく、業務効率化、コスト削減、リモートワークの促進ができるようになります。

電子帳票システムは、請求書の作成から発送までがパソコン上で手軽にできます。紙にプリントアウトして郵送するという行程を省略できるので、紙代などのコストがカットでき、発送までにかかる業務の手間を短縮できます。

また、発送済みかどうかを一目でチェックできるので、送信忘れを防げます。

電子帳票システムについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
電子帳票システムの機能やメリット・注意点を徹底解説

請求漏れが起きたときの対応方法

気を付けているつもりでも請求漏れが起きる場合があります。請求漏れに気づいたら、どのような対応をすれば良いのでしょうか。

速やかに上司と先方に報告・お詫びをする

請求漏れを起こしたら、取引先からの信用を失わないため、会社のお金の流れをストップさせないためにも、素早い対応が重要です。

まずは上司に報告し、対応についての指示を仰ぐようにしましょう。取引先との関係性によって、誰が対応するのが適しているのかが変わってきます。上司が対応したほうが良い場合や、いつも取引先に顔を出している営業担当者から連絡したほうが良い場合もあります。謝罪をするにも総合的な判断が必要となるため、ミスをした本人だけで勝手に判断しないようにすることが肝心です。

請求漏れをお詫びするメールに記載するべき項目

自分が対応するようにと指示されたら、取引先には取り急ぎ電話やメールで報告とお詫びの連絡をし、場合によっては直接謝罪に伺うことも検討してください。

メールを送る場合には、以下のような点を盛り込むようにしましょう。

気を付けたいのは、日頃やり取りしているメールへのレスポンスという形で送るのは避けてください。件名に「Re：」が付いていたり、メール本文に過去のメールが引用という形で付いていたりすると、真剣に謝罪をしているという印象が薄れてしまいます。

お詫びメールの文例

以下、請求漏れに対するお詫びメールの文例を紹介します。請求漏れを起こした状況や、取引先との関係などを考慮に入れて、アレンジしてください。

早急に請求書を作成・送付する

取引先へ謝罪した後は、請求書を早急に作成・送付することが重要です。

ただし、スピードに気を取られるあまり、内容に誤りがないように注意してください。請求漏れがあったうえに、送った請求書に誤りがあれば余計に信用を失います。

紙で送付する場合はお詫び状も同封し、速達で発送するようにしましょう。

失礼のない請求書の送り方について知りたい方はこちらもご覧ください。
請求書の郵送マナー！送付状の書き方と郵便法改正について

再発防止策を策定する

請求書を再送した後には、再発防止について対策を練ることも重要です。反省するだけでは同じことを繰り返すかもしれません。

請求漏れの原因を洗い出し、再発防止策を策定しましょう。対策のポイントとしては以下をふまえてください。

• 個人の能力に頼らず仕組みで解決できる方法を検討する
• 経理担当者だけでなく、営業担当者などとも連携した改善策を検討する
• 全社で共有して再発防止に取り組む

誰か一人の問題とはせず、社内システムのなかで再発防止を考えるのをおすすめします。

請求漏れの防止に有効な「ナビエクスプレス」

請求書を電子化し、専用のシステムを導入することで、人的ミスが避けられるようになります。

「ナビエクスプレス」は帳票を電子化し、発送や管理ができる帳票管理システムです。請求書のほかに、納品書や領収書、支払通知書、給与明細などに活用できます。紙や郵送料などのコストが削減できるほか、自動配信により業務効率化も可能です。

相手先に届くまでのリードタイムも郵送に比べて大幅に短縮できるため、数字などの修正が必要になった場合にも素早く対応ができます。

また、セキュリティの堅牢性も特徴です。「パッケージパスワード」または「アカウントパスワード」が設定できるほか、送信ファイルの暗号化がなされるなど複数のセキュリティ機能を備え、安全に取引先へと送信ができます。各種インターフェースを取り揃え、システム連携も容易です。

導入事例｜株式会社ジェイ･エム･エス 様

医療機器メーカーの株式会社ジェイ･エム･エス様では、毎月、約1,000件の請求書発行業務に追われていました。請求書の発送業務はすべて手作業で行っていたため、時間と人員が取られるほか、ミスも発生しやすくなっていたと言います。

そこで、受発注業務を行うスタッフの負担を軽減するため、2018年にナビエクスプレスを導入。4人で1時間ほどかかっていた発送業務も、導入後は2人で半分以下の時間になりました。

請求漏れを防ぐ仕組みを構築しよう

請求漏れは取引先の信頼を失うだけではなく、自社の資金繰りを悪化させる可能性があります。社内でチェックシステムを構築するなどし、うっかりミスを防ぐようにしてください。また、請求漏れに気づいたら上司に報告のうえ、早急に取引先へ謝罪の連絡を入れて再送をしましょう。

帳票管理システムの導入で、ミスを防ぐ方法もあります。帳票類の電子化をサポートする「ナビエクスプレス」は、複数のセキュリティ機能を備え、各種データを安全に保護します。請求書はもちろんのこと、納品書、領収書、給与明細などに対応し、業務の大幅な効率化を実現します。帳票類の業務効率、コストカット、ミスの防止をお考えの方は、ぜひ一度資料をご覧ください。

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