支払通知書とは？請求書との違いや電子化するメリット

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企業間のやり取りで交わされることも多いのが「支払通知書」です。ただ、請求書は発行したことがあるものの、支払通知書についてはよく知らないという人も多いのではないでしょうか。支払通知書の必要性を理解したうえで、活用を検討することが重要です。そこで、この記事では支払通知書の必要性や請求書との違い、電子化するメリットについて紹介します。

そもそも支払通知書とは？

支払通知書とは一体どのようなものなのか、概要や請求書との違いについて見ていきましょう。

支払通知書とは

支払通知書は企業間の取引において用いられることの多いビジネス文書のひとつです。英語だと「payment notification」と表記されます。「payment」は支払い、 「notification」は通知・お知らせという意味です。主に、支払側が「この内容で支払いをします」と相手に通知するために発行される書類を指します。支払通知書には取引が行われた日付や取引の内容、支払う金額や日付などが記載されることが一般的です。なお、支払通知書は請求書と同様に法的な効力を持ちます。したがって、請求書が発行されない場合にも円滑に取引を進めることが可能です。

支払通知書を発行するタイミング

支払通知書は支払側が実際に支払いを行う前に発行することが基本です。多くの場合は支払先からの納品書を受け取った段階、つまり請求書を受け取る前のタイミングで発行することになります。このタイミングで支払通知書を発行して支払先に送付することで、お互いに取引内容に間違いがないかチェックすることができます。

支払通知書の発行義務

通常、支払通知書には発行義務はありません。したがって、必ずしも業務に必須ではなく、任意で作成する書類となります。ただ、あらかじめ支払通知書を発行しておくことで円滑に業務が進むなどの理由から、活用する企業も多くみられます。

支払通知書と請求書の違い

支払通知書は前述したように、支払う側が支払先に対して「この金額を支払います」という意思を通知するためのものです。一方、請求書とは支払先が支払側に対し、提供した商品・サービスの代金を請求するために発行する書類をいいます。支払通知書をもとに請求書を発行することで、取引における金額や内容を間違えてしまうミスを減らせます。

支払通知書の必要項目

いざ支払通知書を作成するとなったときに、「どのような内容を盛り込むべきかわからない」と悩んでしまうケースも多くみられます。基本的に、支払通知書の作成にあたり、法的に定められた内容や書式というものはありません。そのため、企業の目的や用途に合わせた書式で作成することができます。とはいえ、記載する項目はある程度決まっています。どのような項目を盛り込むべきなのか、詳しく確認していきましょう。

書類のタイトル

支払通知書の最上段に、目立つように大きくタイトルを記載しましょう。

書類を発行した年月日

支払通知書を発行した年月日を記載します。日付を記載しておくことで、後々のトラブルを未然に防ぎやすくなります。

発行企業名および連絡先

誰が発行したのかが明確にわかるよう、書類を作成した側の企業名を記載します。あわせて、内容に不備や誤りがあったときに備えて、連絡先も記載しておきましょう。

宛名

誰に対して送付した書類なのか、宛名を記載して明確にわかるようにしておきましょう。なお、相手先の企業名や担当者名などを記載する場合は、「御中」や「様」の使い方に注意する必要があります。「御中」と「様」の両方を使用すると二重の敬称になってしまいます。記載時には注意を払いましょう。

支払通知金額

取引においていくら支払う予定なのか、金額の総合計を記載します。

取引年月日

取引の年月日を記載します。なお、複数の取引を行っている場合は1件ずつ記載します。

取引内容

取引内容や案件名をわかりやすく記載します。なお、複数の取引を行っている場合は1件ずつ記載します。

単価

商品やサービスなど、取引内容の単価を記載します。なお、複数の取引を行っている場合は1件ずつ単価を記載します。

消費税

消費税について記載します。なお、複数の取引を行っている場合は、1件ずつ消費税額を記載しましょう。

備考欄

注意事項や補足など、何か伝えたいことがある場合は備考欄に記載しましょう。

小計

金額と消費税額の小計をそれぞれ記載します。

総合計

単価と消費税額を合計した総合計を記載しましょう。

支払通知書のメリット

支払通知書の発行は義務ではなく任意です。しかし、支払通知書を発行することによって、企業はさまざまなメリットを得られます。具体的にどのようなメリットがあるのか、チェックしていきましょう。

金額の相違ミスがなくなる

企業間の取引において、避けたいのが金額の相違ミスです。あとで金額に誤りがあることが発覚した場合、トラブルに発展する可能性があります。すると、支払業務や企業間の関係性などに支障が出てしまうおそれがあるでしょう。支払通知書は、こうした相違ミスの発生を防ぐために有効な方法です。請求書が発行される取引においても、事前に支払通知書を送付しておけば、発注者側・受注者側の双方で金額を確認できます。これにより、取引金額の相違ミスをなくすことが可能です。

経理業務が円滑になる

支払通知書には通常取引金額や支払日、取引内容などが記載されます。受注側にその内容に間違いがないか、チェックしてもらったうえで請求書が発行されるため、トラブルが減ります。その結果、より円滑に経理業務が進められるようになるでしょう。特に、請求書の発行後にミスが見つかった場合は、再発行などの手間がかかってしまいます。こうした時間のロスは経理業務の大きな負担となる原因のひとつです。支払通知書の発行によってこうしたミスを未然に防ぎやすくなり、業務効率の向上を見込めます。

請求業務のやり取りがなくなる

支払通知書とは、支払う側が発行・送付するものです。したがって、請求書を作成する相手先企業の手間を削減できるというメリットがあります。支払通知書は請求書と同様の法的効力を持ちます。双方の合意のもと請求に関するやり取りを廃止すれば、請求業務そのものをカットすることが可能です。

記載・源泉徴収漏れを減らせる

支払通知書は通常支払側が納品書を受取ったあと、つまり支払金額が確定したあとのタイミングで発行されます。支払通知書にはさまざまな項目を記載しており、その内容を双方で確認することになります。企業との取引であれば請求書の記載漏れ、個人事業主との取引であれば源泉徴収漏れを防ぐことができるでしょう。

支払通知書原本の保存期間

支払通知書は証憑書類のひとつであり、発行した場合は定められた期間、原本を保管する必要が生じます。証憑書類とは、取引があったことを証明するための書類のことです。支払通知書のほかに、見積書・請求書・発注書なども証憑書類に該当します。取引が口約束ではないことを、証憑書類として残しておく必要があるのです。取引を行った双方の企業が、その内容に合意したという重要な証拠となります。なお、保存期間は法人と個人によっても変わってきます。誤って書類を処分しないよう、内容をよく確認しておくことが大切です。法人・個人における支払通知書原本の保存期間について確認していきましょう。

【法人の場合】支払通知書原本の保存期間

法人の場合、支払通知書原本の保存期間は「7年間」と定められています。起算日は書類発行日もしくは受領日から、7年後の法人税申告期限日までとなります。

【個人の場合】支払通知書原本の保存期間

個人事業主で青色申告の場合は、支払通知書原本の保存期間は「5年間」と義務づけられています。起算日は書類発行日もしくは受領日から、5年後の確定申告期限日までです。白色申告の場合も、青色申告のケースと同様です。支払通知書の保存期間は5年間と定められており、起算日は書類発行日もしくは受領日から5年後の確定申告期限日までとなります。

支払通知書における注意点

支払通知書に発行義務はないものの、一定期間保管しておく義務があります。それにともない、注意したいのが書類の保管です。取引が終了したあとに、何らかの事情で支払通知書の内容を確認しなければならないこともあるでしょう。このような場合に、ファイリングをきちんとしておかないと、目当ての書類をすぐに見つけることができません。過去の取引を参考にしたりすぐに見直したりできるように、保管の状態には気を付けましょう。また、書類は誰でも簡単に探せるように、わかりやすく保管しておくことがおすすめです。

支払通知書を電子化するメリット

支払通知書は発行によって、企業にさまざまなメリットがあります。ただ、支払通知書を紙で作成するとなると、何かと手間がかかってしまうものです。このような場合は、支払通知書を「電子化」することがおすすめです。支払通知書を紙から電子化することによって、企業に大きなメリットをもたらします。具体的にどのようなメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。

手作業によるミスを減らせる

支払通知書を作成する場合、まずデータを作成して紙で出力し、発行したものを郵送するという流れになるでしょう。こうしたなかで受注側・発注側のどちらにとっても、内容を細かく確認することは大変な作業といえます。すべてを手作業で行うとなると、どうしても不備があったり、送り先を誤って発送してしまったりする可能性もあります。特に、金額のミスはトラブルのもととなるため、ミスが発生しにくい業務体制を整える必要があるでしょう。

とはいえ、手作業によるミスはどんなに注意しているつもりでも、業務の忙しさや量によって発生しやすくなるものです。このような支払いにおける業務を電子化・システム化することによって、人的ミスを削減しやすくなります。受注側・発注側のどちらにとっても業務負担を軽減しやすくなるでしょう。

書類をやり取りする手間を省ける

支払通知書を電子化すれば、受注側はそのデータをもとにして請求書をスムーズに作成できます。Web上でデータの閲覧が可能になるため、書類をやり取りする手間を大幅に短縮することが可能です。

コストカットにつなげられる

支払通知書を紙で作成して取引先に郵送する場合、さまざまなコストが発生します。たとえば、用紙代やインク代、郵送代などの経済的コストがかかるでしょう。書類の量が少なければそれほどコストは気にならないかもしれません。しかし、取引の量が増えれば、そのぶん無視できないほどのコストが発生する可能性もあります。また、経済的なコストだけではなく、その書類を作成・発送するための時間的コストが発生します。送り状や宛名ラベルの作成、書類を封筒に入れて投函もしくは郵便局に持って行くなどの作業が発生するでしょう。

支払通知書を電子化することで、これらの業務をシステム上で行えるようになります。それにより、経済的・時間的なコストカットにつなげられるのです。

書類を保管するスペースを確保しなくて済む

支払通知書は一定期間保管する義務があります。社内に書類を保管しておくとなると、どうしてもスペースが圧迫されてしまうものです。支払通知書を電子化することで、紙の書類を保管するためのスペースを確保する必要がなくなります。その結果、社内がすっきりとし、空いたスペースをほかのことに有効活用できるようになるでしょう。

到着までのリードタイム短縮

書類は作成してから取引先に届くまで、ある程度の時間がかかります。その到着までに時間がかかる場合、取引先から問い合わせが来るケースも少なくありません。その結果、対応の手間がかかってしまう原因につながります。支払通知書を電子化した場合、このような到着までのリードタイムを短縮できます。タイムリーな配信が可能になり、問い合わせの減少効果を見込めるでしょう。

目的に合わせて支払通知書を活用しよう

支払通知書は企業間の取引における、金銭の支払いを通知する役目を持つ書類です。支払通知書に発行義務はありませんが、双方の企業において取引の内容を確認できるというメリットがあります。円滑に取引を進めるために、支払通知書は有効な書類といえるでしょう。ただ、支払通知書の作成には手間やコストがかかります。このような場合は支払通知書を電子化することで、業務負担やコストを効果的に減らせるでしょう。