2021/12/02

帳票、書類の電子化

請求業務の概要や課題と効率化によるメリットを解説

企業であっても個人であっても事業を行う上で欠かせない請求業務。しかし、いざ行うとなると非常に複雑で手間もかかり、ミスが頻発してしまいかねない業務でもあります。そんな請求業務は、電子化により効率化を図ることで負担を減らすことができ、正確な業務を遂行することが可能となります。請求業務の概要から流れ、そして電子化を含めた効率化の方法について解説します。

請求業務の概要と役割

請求業務とは

製品やサービスの購入者に対し、販売者が支払いを請求し代金を受け取り、それらに伴う適切な管理・処理までを行う一連の業務が「請求業務」です。通常は口約束のみでの取引は行われず、商品の販売者が請求書などを用いて記録に残る形で購入者に代金の支払いを要求します。製品やサービスを販売したり卸したりする企業にとっては非常に重要な業務であるため、役割や流れを把握した上で正確に請求業務を遂行することが求められます。請求行為には、取引のたびに行う「都度請求」と、一定期間の取引をまとめて行う「締め請求」の2つの種類があることも押さえておきましょう。

請求業務の役割と重要性

販売や購入などの取引があった場合、その一連の流れのすべてを頭に記憶しておくことは難しいでしょう。また、口約束や走り書きのようなメモ程度では販売者と購入者の間に齟齬が生じトラブルとなるケースも出てきてしまうかもしれません。請求書の発行などを行う請求業務は、このようなトラブルを回避する役割を担っています。販売者側と購入者側で取引が確かに行われたことを証明・確認するためや、取引内容を書面に残し、特に販売者側が代金の回収を正確に滞りなく遂行するために請求業務を正しく行う必要があります。

仮にトラブルが生じた際でも、請求業務を正しく行っていれば正当に代金を要求・督促等することが可能です。税務調査に対しても、お金の流れを明示することができるため、適切な会計処理がなされていることの証明にもなります。正確な請求業務を行うことは、企業や事業者としての信頼性の確保にもつながるでしょう。事業を継続する上で非常に重要な役割を担っていることの一つが請求業務なのです。

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請求業務の基本的な流れ

請求業務を正しく行うために、一連の流れを確認しておきましょう。

請求金額の算出・確定

取引が成立した際は、その内容をもとに請求金額を算出します。取り扱う商品や取引相手により金額等は異なるケースが多いため、丁寧に算出しなければいけません。内容や金額を確認し間違いがなければ請求金額とし確定します。

請求書の作成・発行

確定した請求金額を、請求書へと落とし込みます。取り扱い商品や取引先が多い場合は間違いが生じやすい作業となるため、取引企業名や取引内容、請求金額、支払期日や請求日、振込先情報などを丁寧に確認し、間違いや不備がないよう請求書を作成しましょう。ミスを防ぐため複数の担当者の確認作業を経たのち、正式な請求書として発行するのが一般的です。

請求書の送付

発行した請求書を取引先へと送付します。取引先が多い場合は、やはり誤送付してしまうリスクが生じるので注意が必要です。郵送での送付に限らず、むしろメールやチャットツールなどで送付するケースでは手軽に送ることができる反面、誤送付にはより細心の注意を図る必要があるでしょう。

入金確認・消込管理

請求書の送付後、その内容に沿った支払いが期日までに行われたことを確認します。請求金額と入金額が一致しているかを確認し、もし入金額が少なければ取引先へと連絡を入れ適切に対応してもらい、もし入金額が請求金額よりも多ければ即座に返金するなど適切に対応しましょう。取引が成立した時点で帳簿に記載した売掛金を、入金確認後に取り消す消込管理を行います。

未払い案件の督促

請求書に記載した支払期日までに入金が確認できない場合は、取引先へと連絡を入れましょう。電話で確認するケースや、督促状として文書で送付するケースなどがあります。事前契約と請求書との間に齟齬がなかったか督促前に確認し、トラブルの回避に努める必要性が生じるでしょう。

請求業務の課題やリスク

請求業務を人の手で行うと、さまざまな課題やリスクが生じます。どのような課題があるのか確認しておきましょう。

ミスが頻発するリスクが高まる

人が行う以上、ミスを避け続けることは難しいでしょう。請求業務においても、取引内容の確認や数字の計算、帳簿や請求書への記載などをすべて人の手で行うと、いずれどこかの箇所にミスが生じてしまうかもしれません。業務内容が複雑になったり取引量が増えたりすることで、よりミスが頻発するリスクが高まります。二重三重のチェックによりある程度防止はできますが、それでも100%ミスをなくすことは難しいでしょう。

請求金額の計算や請求書の作成に時間・手間がかかる

請求業務はとても時間のかかる作業です。一つ一つの取引を計算し、それを請求書へと書き起こしていく作業は、非常に手間もかかります。この時間と手間がミスを生じさせる根本的な原因といってもよいでしょう。作成した請求書を他の人に確認してもらう工程が欠かせませんが、こうした二重三重のチェックはミスを防ぐ代わりに、他の業務への支障となりかねません。属人的な請求業務は、決して効率的とは言えないでしょう。

書類の管理・保管の負担が大きい

帳簿や請求書の作成など請求業務のすべてを紙に記載する形で行った場合、それら書類の管理や保管の負担が大きくなります。間違いが生じた際に書き直す作業にも手間がかかり、取引量や取引先が増えるにつれ、書類の保管にオフィス等のスペースもさらに割く必要が出てくるでしょう。閲覧する際に探す手間も増えますし、重要書類が正しい場所に管理されているかも常にチェックし続けなければいけません。

トラブルが発生するリスクがある

すべてを人の手に頼る請求業務ではミスが生じる可能性があり、それが大きなトラブルへと発展するリスクも考えられるでしょう。請求書内容のミスの他にも、誤送付や送付が遅れることで取引先に迷惑をかけてしまう可能性もあります。そうしたことを発端として信頼を失い、取引や契約を終了させられる事態を招いてしまうかもしれません。また、経理担当者一人にすべての請求業務を任せておくと、横領などが発生し被害を被る可能性もあるでしょう。

請求書の印刷や郵送にコストがかかる

請求書を紙媒体で作成し郵送しているケースでは、それらの作業に非常に大きなコストがかかり続けます。パソコンで請求書を作成していても、最終的にそれをプリントアウトしている場合は、紙代に加えインク代などのコストもかさんでいくでしょう。やはり取引先や取引量が増えるほど費用が増していくため、従来どおりの請求業務を行っている限り、コスト面での課題を解決することはできません。

請求業務を効率化し課題を解決する方法

請求業務の課題を解決へと導く、あるいは業務の負担を軽減するための方法をいくつかご紹介します。請求業務の効率化を目指すのであれば、いずれかを積極的に取り入れる必要があるでしょう。

請求業務工程の見直しと簡略化

請求業務にかかる各作業の中で、不要なものを取り除きます。その上で、誰がどの段階でどの作業を行い、誰がどのようにダブルチェックやトリプルチェックを行うのかを細かく決定します。流れや担当・責任を明確化することで請求業務そのものを簡略化させることができ、スムーズに業務を行うことができるでしょう。ただし、この方法は属人的な請求業務である点は変わらないため、多少の効率化は図れるものの、ミスや手間を完全に取り除くことは難しく、コストの面でも完璧な改善方法とはならないケースがほとんどです。

請求業務代行サービスの利用

請求業務を代わりに行ってくれる代行サービスが存在しています。こうした代行サービスを利用することで請求業務の多くを外注することができるため、効率化を図ることが可能です。税理士や会計士などに外注してもよいでしょう。代行サービスを利用する場合は、具体的にどの作業をどこまで代行してくれるのか、あるいは任せるのかなど事前の確認が欠かせません。依頼する業務内容により料金が異なるので、効率化とコストの関係を吟味した上で利用しましょう。

請求業務を電子化する

請求業務を大幅に効率化したいのであれば、業務そのものを電子化することをおすすめします。電子化とは、請求業務にかかる各作業をメールやオンライン上で行うことを指します。請求業務の電子化にはどのようなことが必要になるのか、さらに具体的に見ていきましょう。

徹底したペーパーレス化

紙の請求書を作成し封書で取引先へ送付している、パソコンソフト等で作成した帳簿をプリントアウトして保管しているなど、未だに紙媒体を活用しているのであれば、ペーパーレス化を推し進めるだけでも効率化を実現させることが可能です。取引相手もペーパーレス化に対応している必要があるなど乗り越えるべき壁はいくつか考えられますが、もし支障がないようであればペーパーレス化を徹底してみましょう。

請求業務管理システムの導入

請求業務に関する作業を専用管理ソフトなどを導入し行うことで、さらに電子化を進めることができます。単に自社のパソコンで請求書を作成しデータとして保管するペーパーレス化にとどまらず、専用システムの中には、請求書の発行や送付、入金確認後の消込管理までをも行えるものもあります。こうしたシステムを導入することで、請求業務の大幅な効率化に成功させることができるでしょう。

請求業務を電子化するメリット

請求業務の電子化は、業務そのものを効率化し、導入した企業や事業者に大きな恩恵をもたらします。具体的にどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

請求書作成の手間や煩雑な作業からの解放

請求業務にはいくつもの工程があり、それぞれ手間がかかる上に非常に煩雑です。慣れない人にとっては大変な作業となるでしょう。電子化、特に請求業務管理システムを導入することで、請求書作成などの手間から解放されます。精神的なストレスを軽減させられるなどのメリットも得られるでしょう。

人の手によるミスの軽減

請求業務の課題やリスクの一つにミスの発生があります。計算ミスや誤送付、取引先との行き違いなどのミスは、電子化により大幅に軽減させることができるでしょう。特に計算などを電卓で行っているケースでは、電子化により計算ミスがなくなるはずです。単純なミスがなくなることで修正の手間も省け、さらに効率化を図ることができます。

印刷代や発送費用などのコスト削減

電子化により、手書きの請求書作成や郵送による送付をやめるだけでもコストの削減につながるでしょう。紙代だけではなくメンテナンス費を含むプリンタ代やインク代などランニングコストの削減も可能となります。計算の手間や請求書作成のための作業やミスなども減らせることで人的コストを削減でき、請求業務にかかる経費を大幅に減らすことができるでしょう。

請求書など書類の管理がしやすい

紙媒体の請求書や帳簿には管理の負担が大きいという課題がありますが、電子化することで書類の管理がしやすくなります。請求業務に関する内容はすべてデータとして保存・保管しておくことが可能です。そのため、物理的な保管場所を設けておく必要がありません。必要な書類があればすぐに閲覧することができ、確認や修正等もしやすくなるでしょう。オフィスの有効活用にもつながるため、こうした点でもコスト削減や省スペース化を実現させることができます。

迅速な対応が可能になる

請求書を郵送で送付する場合、発送手続きから取引先へ到着するまでに時間がかかります。電子化することで即座に請求書を送ることができ、また、請求書の内容に問題があれば時間をかけずに修正等にも応じることが可能です。すぐに請求書を送って欲しいと考える取引先にもメリットがありますし、即座に入金して欲しいケースや、短時間で取引先に確認してもらいたいケースなどにおいても大きなメリットが感じられるでしょう。請求書の再発行にも迅速に対応できるため、トラブルの回避や時間的コストの大幅な削減にもつながります。

その他業務の効率化が図れる

手間や煩雑な作業から解放され、ミスを軽減させることができ、迅速な対応が可能となることで、請求業務以外の業務にも集中して取り組むことができるようになるでしょう。事業全体の効率化が図れる点も、電子化の大きなメリットの一つです。ネット環境さえ整っていれば、請求業務の作業の大半をオフィス以外で行うことが可能です。責任者による確認や承認等もオンライン上で行うことができるため、テレワークにも対応しやすくなるでしょう。

請求業務の効率化を実現する最良の方法は電子化

請求業務は非常に手間と時間のかかる作業の連続です。コストや無駄も生じ、得られるはずの利益も減ってしまいかねません。属人的な作業ではミスも生じやすく、一つの問題が企業や事業者としての信頼性を損ねるリスクもあります。請求業務を電子化することで、こうした手間や時間、コストを削減し、ミスによるトラブルを回避することが可能です。より利益を上げるためにも、請求業務の電子化を検討してもよいのかもしれません。

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