2022/07/13

帳票、書類の電子化

紙の削減がもたらすメリットとは?ペーパーレス化を解説

世界がめまぐるしく変化するなか、さまざまな理由から紙の削減に着目し実現へと舵を切ろうとしている企業もあるのではないでしょうか。あるいは個人事業主の中にもペーパーレス化を目指している人は多いでしょう。紙の削減は、業務や管理に関するメリットなど多くの恩恵をもたらします。本記事ではペーパーレス化の基礎知識やメリット、効率よく紙の削減を推し進めるための方法などを解説します。

紙の削減を実行する前に知っておくべき基礎知識

紙の削減とだけ聞くと、さほど難しいとは感じないのではないでしょうか。しかし、基礎知識を押さえておかなければスムーズに推し進めることができません。まずはペーパーレス化について理解しておきましょう。

ペーパーレス化について

日頃の業務などで使用する書類など紙でできたもの、その種類や量を減らすことをペーパーレス化と表現します。紙が削減された状態を指すこともあれば、紙を削減する方法を指すこともあるでしょう。何を指しているのかは前後の文脈などから判断する必要があります。社会的にも意義があるものとされており、その認識も徐々に広がりつつあるペーパーレス化。実際に税法や商法などで保管が義務付けられている文書を電子化しデータによる保存が認められている「e-文書法」や、領収書や見積書などの国税関係書類の電子保存に関する規制が緩和された「電子帳簿保存法」の改正や施行などもあり、国としても積極的にペーパーレス化の推進を図っています。

紙を削減する方法

ペーパーレス化は、狭義では紙で保存してきた書類等を電子化することを意味します。しかし紙の削減という点でみれば、そのほかの方法も考えられるでしょう。例えば、社内でコピーをとる際に用紙の両面を使用することで、単純に考えれば紙の量を半分にすることができます。また、必要な情報を1枚の紙に集約して印刷することでも紙の削減へとつながるでしょう。印刷前に画面上でプレビューの確認を徹底することで印刷ミスを減らし、消費する紙の削減へとつなげることも可能です。このように意識や方法次第で使用する紙の枚数や量を削減することはさほど難しくはありません。ただ、これらの方法では社会全体で取り組もうとしているペーパーレス化の実現には程遠く、また、後述する紙を削減するメリットを最大限得ることもできません。やはり電子化は必須となります。データとして保存する方法を選ぶことで、経費削減や業務効率化などさまざまな恩恵を享受できるでしょう。

ペーパーレス化の対象書類

日常的な業務で使用する書類は、ほぼ電子化できると考えて問題ありません。国税関係帳簿書類と呼ばれるものもペーパーレス化の対象となります。例えば、仕訳帳や売上帳、貸借対照表、損益計算書、契約書、納品書、請求書などがそうです。また、会議資料のペーパーレス化も可能でしょう。徐々にWeb会議を取り入れる企業が増えていますが、そこで使用する資料をデータとして共有することで完全ペーパーレス化の実現が可能です。オンライン営業であれば、同じ要領でペーパーレス化ができます。対面で営業活動を行う場合でも、その際に必要なパンフレットやカタログをタブレットやノートパソコンを活用し、顧客へと提示することで紙の削減へとつなげられるでしょう。その他、業務マニュアルや勤怠管理表、給与や賞与の明細もペーパーレス化の対象となります。

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紙を削減することのメリット

実際に紙を削減すると、どのような恩恵が得られるのでしょうか。具体的なメリットをみていきましょう。

経費削減

電子化によるペーパーレス化を進めると、あらゆるコストを削減できます。紙にかかる費用だけではありません。印刷機会が減ることでインクのコストも減らせるでしょう。印刷した紙をファイリングする必要がなくなることに伴い、ファイル代やホチキス代なども削減できます。特にコピーやファイリングの多くは人の手で行うため、その作業がなくなることで人件費のカットにもつながります。コピー機そのもののリース代やメンテナンス費用も不要になるでしょう。社内文書を破棄する際にはシュレッダーが使用されることがありますが、これもペーパーレス化により不要となります。企業によっては廃棄業者への依頼もなくすことができ、大幅な経費削減効果が得られるのではないでしょうか。取引先への郵送費なども削減可能です。経費削減は利益の増加へと直結しますので、企業や個人事業主にとってこれほど大きなメリットはありません。

利便性の向上

電子化することで、資料や情報の検索・共有がしやすくなるメリットがあります。回覧や承認作業の時間・手間の削減にもなりますので、利便性の大幅な向上へとつながるでしょう。紙に印刷をする場合、印刷後に間違いが発覚すると修正したうえで新たに印刷し直す必要があります。しかし、データ化してしまえば間違いを発見したその場での修正も可能です。修正したものを社内で即座に共有できる点もペーパーレス化のメリットでしょう。利便性の向上は無駄な作業や従業員の負担を軽減するなどよい影響をもたらし業務効率化へとつながります。従業員同士や部署同士のつながりもシームレスなものとなり、企業やチーム全体で業務効率化の恩恵が受けられるでしょう。

セキュリティ対策

紙の削減により、重要な書類や資料の持ち出し機会も減ります。公共交通機関に資料を置いてきてしまう、重要書類を他の資料と一緒に破棄してしまう、自宅に持ち帰った際に家族に処分されてしまうなど、さまざまなリスクをペーパーレス化により防止できるでしょう。重要なデータが含まれたタブレットなどを落としてしまっても、パスワードを設定したり閲覧やアクセスに制限をかけたりすることで情報漏洩を防ぐことが可能です。また、電子化されたデータは劣化する心配もありません。バックアップをとっておくことで、いつでも復元ができます。また、同様の理由から災害対策にもなります。このように紙の削減によるセキュリティ対策や災害対策は、特に多くの重要書類を取り扱う企業にとって大きなメリットとなるでしょう。

スペースの確保

ペーパーレス化は経費削減にもつながりますが、紙を削減することによりファイルなどの保管スペースの削減効果も得られます。紙を削減した分オフィスのスペースが新たに確保できれば、それが業務効率化や社内の環境改善効果などももたらすでしょう。ファイルの保存のために倉庫などを借りている場合は、その賃料も削減できます。あるいはオフィスそのものを移転し賃料を下げることもできるのではないでしょうか。オフィスの面積は減ったとしても、従業員はこれまでと同様の働き方ができるため特に問題は生じないでしょう。固定費の削減はむしろ企業にとって大きなプラスです。

イメージの向上

紙の削減に積極的に取り組んでいる企業に対するイメージは向上すると考えられます。世界的に環境への配慮や具体的な取り組みが積極的に進められているためです。また、ペーパーレス化によりリモートワークなども可能となるため、多様な働き方にも対応しやすくなります。このような変革は企業イメージの向上へとつながり、それは雇用にも大きな影響を与えるでしょう。環境への配慮や多様な働き方は、特にこれからの若い世代が企業を選ぶ際に重視するポイントとなる可能性があります。人材の確保がしやすくなり、さらに離職率の低下にもつながると考えられるため、労働力の確保に大きく貢献してくれるのではないでしょうか。社会的な地位が向上することで、イメージ戦略を伴った新たな事業も展開しやすくなるでしょう。

紙の削減が難しい理由

ペーパーレス化はさまざまなメリットをもたらします。しかし、実際には紙の削減が難しいと感じる企業もあるようです。その理由はどこにあるのか考えてみましょう。理由を知ることで紙の削減に必要な意識や取り組み方もみえてくるのではないでしょうか。

初期費用がかかる

紙の削減のために書類などの電子化を取り入れるのであれば、システムの導入費用など初期コストがかかることになります。サーバーやセキュリティ対策などの環境整備も含め、決して安くはない費用がかかるでしょう。また電子化された書類の確認や、各作業に必要なパソコンやタブレットなども用意しなければなりません。さらに電子化へ移行する際の作業コストもかかります。本格的なペーパーレス化にはこのように初期費用がかかるため、取り組むことに躊躇する企業も少なくないようです。しかし、前述のように紙の削減はコストの大幅な削減効果をもたらします。長い目でみれば経費削減効果が上回り、企業の利益拡大へとつながるでしょう。

ITリテラシーの格差

電子化を含めたIT化に適応できる人もいれば難しい人もいるでしょう。年齢が上がるほどITリテラシーの低い人が増える傾向がみられます。企業であればITリテラシーの低い人が決定権などの権限を握っているケースも多く、そのような企業では電子化によるペーパーレス化が進まない現状があるのではないでしょうか。また、取引先の多くが電子化に対応していないため、やむなく紙によるやりとりをしている企業もあるでしょう。このようなITリテラシーの格差も紙の削減を難しくしている理由の一つです。ペーパーレス化の理解を深める啓蒙活動もあわせて取り組む必要があるのではないでしょうか。

システム障害への懸念

システム障害などが起こると、書類の一切が閲覧・更新できなくなる可能性がペーパーレス化にはあります。この点に懸念を感じ、すべての書類の電子化に踏み切れない企業もあるでしょう。確かに否定はできませんが、障害の多くは一時的なものに過ぎません。たとえコンピュータ内のデータが消失したとしても、障害が復旧すれば基本的にはデータの復元が可能です。コンピュータに保存する前にシステム障害などが起きた場合、保存していないデータの復元は難しいものの、こまめな保存やバックアップをとるなどしていれば、大きな被害が出ることはないでしょう。更新のたびに自動で保存する機能を備えたツールもあります。そもそも災害やセキュリティ上のリスクは、紙による資料の作成や保管でも起こり得ます。電子化はむしろ復元できる点で優れており、この点もITリテラシーに関する啓蒙活動でクリアできる問題となるのではないでしょうか。

紙の削減を推し進めるための4つのステップ

ペーパーレス化を推し進めるためには、適切な手順を踏む必要があります。具体的なステップを4つに分けて解説していきましょう。

目的や課題の認識と明確化

必要性がなければ物事は進みません。特にペーパーレス化はこれまで紙ですべての資料などをまかなってきた企業にとって大きな変革となるため、強い必要性の認識が求められるでしょう。まずは紙を削減する目的を明確化します。目的が明確になれば、自然と必要性が生まれます。さらにペーパーレス化するにあたって考えられる課題を認識しましょう。同時に、課題の克服や解決に必要な要素や取り組みも社内で確認してください。この際、削減可能な経費の分類や金額、利便性やセキュリティ対策に関するメリットを具体的に明示することが重要です。ペーパーレス化に消極的な人やITリテラシーがあまり高くない人にも納得してもらいやすくなるでしょう。

電子化可能な書類の確認

社内でペーパーレス化の必要性を認識できたら、電子化が可能な書類や資料を確認します。経費削減額の算出の際にすでに確認しているとは思いますが、ここでは法律に基づく文書の保存要件や電子化していく順番の確認を丁寧に行いましょう。保存要件には明瞭に読める状態である「見読性」、文書内容の改変や消去の防止措置がなされ改変や消去の履歴確認も可能な「完全性」、不正アクセスへの対応がされていることを示す「機密性」、必要なデータの引き出しを迅速に行える「検索性」があります。資料により求められる要件は異なりますが、それも含めて確認し要件を満たせるものから電子化していきましょう。すべての資料や書類などを電子化できる状態であったとしても、同時に電子化を進めるとコストも手間もかかります。通常業務に支障をきたすケースも出かねません。特にITリテラシーのあまり高くない従業員がいる場合には、段階的な電子化がトラブルなどを回避するポイントとなるでしょう。

具体的方法の決定

電子化する際には、保存要件に沿った形でデータの解像度やファイル形式を決定していきます。保管期間やアクセス権限なども明確化し、それらに沿った運用をしていきましょう。また、導入するシステムも重要です。NTTコムオンラインの電子帳票ソリューションは、請求書や領収書、給与明細など使用頻度の高い書類などをWeb化し自動配信するサービスですが、このような利便性の高いシステムを積極的に導入することをおすすめします。システム連携やセキュリティ対策などにも対応したサービスを選ぶことで、単なる電子化ではなく安心安全も同時に手に入れられるでしょう。

社内での徹底的な周知

ペーパーレス化やそれに伴うシステムの導入などは、経営者や管理者など一部の人が決める企業が多いでしょう。しかし、紙の削減のメリットを最大限に得るためには社内全体で行う必要があります。従業員に対する徹底的な周知は本格的なペーパーレス化には欠かせません。その際には、ペーパーレス化の目的や必要性などをメリットとともに丁寧に説明します。企業にとってはもちろん従業員個人にとっても身近に感じられるメリットの提示がコンセンサスを得るには有効でしょう。規模が小さい、あるいは量の少ないところから電子化していく、しばらくの期間は併用するなど、従業員の抵抗感を徐々に薄れさせる工夫も求められます。

メリットや恩恵の多い紙の削減はシステムの選択と段階的な導入が成功のポイント

紙の削減はコストカットや利便性・業務効率などの向上に寄与します。しかし、障壁もあるでしょう。ペーパーレス化を実現するには目的を明確にしたうえでNTTコムオンラインの電子帳票ソリューションのような、扱いやすく高いセキュリティ機能も備えたシステムの導入が重要です。また、段階的に実施することで徐々に削減する紙の量を減らすなどの取り組みも、ペーパーレス化成功のポイントとなるでしょう。

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