請求書の誤送信のリスクとは？原因や対策も徹底解説

人の手を頼り業務を担っている以上、ヒューマンエラーを完全になくすことはできません。しかし十分な対策をとることで、ミスを減らすことは可能です。企業や個人事業主にとって重大な結果を招きかねない請求書の誤送信も対策により大幅に削減できるでしょう。本記事では請求書の誤送信がもたらすリスクや、ミスの防止に欠かせない知識や対策などを解説します。

請求書の誤送信のリスク

まずは、請求書の誤送信がもたらすリスクを認識しておきましょう。ミスは危機感の足りなさが招くことも少なくありません。リスクを社内で共有することがとても重要です。

情報漏洩のリスク

何よりも懸念されるべきは、情報漏洩のリスクです。これは主に個人情報の漏洩と社内情報の漏洩の2つに分けられます。メールで送信する場合、請求書の中身はもちろんメールの文面に従業員や取引相手の個人情報が記載されているケースも考えられるでしょう。それが取引先とはまったく関係のない企業や人物に届けば重大な個人情報の漏洩となりかねません。請求書の中身も含めると社内情報、例えば取引相手や取引内容などが漏洩するリスクも高まります。いずれも重大なリスクであり、場合によっては取引先企業に法的な責任を求められるケースも出てくるでしょう。企業にとって大きな損害となる可能性は否定できません。

信用力低下のリスク

請求書を誤送信すると、その誤送信をしたこと自体が少なくとも送信相手には伝わってしまいます。重要な内容を第三者に漏洩させる可能性のある企業だと捉えられて、信用力の低下は避けられないでしょう。誤送信した相手も取引先である可能性は高く、場合によってはその企業との取引が停止するリスクも生じます。企業にとって同時に2つの取引先がなくなるリスクもあり、そうなれば大きな損失を被ることは避けられません。特に、現在はSNSなどを通じ企業にかかわる情報や個別の対応すらも広く拡散されてしまう時代です。請求書の誤送信は多くの場合そこまで世間で話題を集めるものではありません。しかし、誤送信を誰がどのように捉え扱うかのコントロールは難しいため、大きな信用力低下のリスクがあると常に認識しておく必要があるでしょう。

コスト増大のリスク

請求書の誤送信では、しばしば情報漏洩や信用力低下のリスクに焦点が当てられます。しかし、コスト増大のリスクも無視はできません。主に増大が懸念されるのは時間的コストと人的コストです。請求書を誤送信した際の対応は後述しますが、この対応には時間も人手も要するため、両コストが増えてしまうことは避けられないでしょう。他の業務や取引に悪影響を及ぼすことも必至です。問題が大きくなればなるほどコストは増大するため利益を圧迫し、企業に与えるダメージも大きなものとなります。一時的なリスクとはならない可能性も十分に理解しながら対策をとる必要があるでしょう。

請求書の誤送信の原因

原因を知ることはミスの防止につながります。同じ間違いを犯す可能性も減らせるため、請求書の誤送信の原因もしっかりと認識しておきましょう。

宛先の入力ミス

本来送る相手ではなく、別の取引相手などのメールアドレスを入力・選択してしまうことが原因で誤送信が起こるケースが考えられます。多くの取引相手があり日頃からやりとりしている企業で、よく起こりがちなミスです。特にメールアドレスをすべて入力する場合や、似たような企業名や個人名の取引先が複数ある場合に起こりやすいでしょう。添付した請求書はもちろん、文面なども含めてすべてが間違っていると考えられるため、より多くの情報漏洩につながるミスといえます。ただ、添付された請求書のファイルを開く前に文面から誤送信だと相手が気づく可能性も否定はできません。その場合には請求書の内容などが漏洩してしまう最悪の事態は防げる可能性があるでしょう。当然のことですが、宛先の入力ミスを防ぐには送信前の入念な確認が求められます。

ファイルの添付ミス

メールアドレスや文面は間違ってはいないものの、添付する請求書ファイルを間違ってしまうケースも考えられるでしょう。このミスの場合、受信側は請求書のファイルを躊躇なく開くと考えられます。文面からの情報漏洩の心配はほぼありませんが、他社へと送る予定だった請求書を閲覧されてしまう事態を防ぐことは難しいでしょう。より重要な情報が漏洩する可能性のあるミスと捉えておかなければいけません。わかりやすいファイル名にしておくなどで十分な対策を講じる必要があります。

請求書の誤送信が発覚したときの対応

請求書の誤送信が発覚した際に、ただ落ち込んでいたりパニックになったりしていても何も解決はしません。即座に正しい対応をとる必要があります。立場などにより具体的な行動は異なりますが、概ね以下のような流れで対応していきましょう。

報告・連絡・相談をする

まずは、上司などに報告・連絡・相談をします。その際には、どのような誤送信をしたのかを正確に伝えます。時間や送信先、請求書の内容などを漏らさず報告しましょう。ミスの内容や誤送信した相手によっては、個人で対応できないケースも考えられます。責任のある立場や役職の人からの指示を仰ぎ動いてください。自分一人で解決しようと独断で動くと、より問題を大きくしてしまう可能性が出てきます。冷静になるためにも上司への報告や相談が欠かせません。

送信相手に連絡を入れる

送信相手に必ず電話で連絡を入れましょう。請求書をメールで送っていたとしても、誤送信の連絡をメールのみで済ませてはいけません。相手がメールをすぐに確認するとは限らず、取引先相手の誰が請求書のファイルを開くかもわからないためです。相手企業の関係者ですぐに連絡の取れる人へ電話を入れ、請求書を誤送信してしまった旨を伝えてください。その際、ファイルをまだ開いていないようであれば、そのまま破棄するようお願いしましょう。もしファイルを開いてしまっていた場合はその内容を社内で共有しないよう、また、社外へと口外しないようお願いしてください。いずれにしても丁寧で真摯な態度でお詫びを入れることが重要です。

正しい相手へ正しい請求書を発行する

誤送信の連絡を入れただけでは問題は解決しないため、正しい相手へ正しい請求書の発行を速やかに行います。送信相手に間違った請求書のファイルを添付していたのであれば、正しい請求書を送信し直しましょう。送信先をそもそも間違っていたのであれば、正しい取引先に請求書を送信します。後者の場合は、間違って他の企業に一度請求書を送ってしまったことを伝え、謝罪してください。伝えなければわからないままの可能性もありますが、あとで発覚した場合はさらに企業の信用力低下を招きかねません。お詫びをしつつ、ファイルが開かれたかどうか、誤って送信してしまった企業へどのようなお願いや対応をしたのかまで正直に伝えましょう。

詫び状の作成と送付

請求書の誤送信により迷惑をかけた企業や担当者に対し、詫び状を作成し送付します。大変迷惑をかけたという内容とともに、今後このようなことがないよう注意するという決意も記載しましょう。再び失礼がないように、詫び状の文面には注意してください。誤字脱字がないかのチェックも欠かせません。問題の程度や相手の態度などによっては、直接謝罪に訪れる必要があります。その場合は上司など責任ある立場の人と訪れることになると思いますが、その際も失礼がないように振る舞いましょう。

原因と対策を考える

謝罪して終わりではありません。請求書の誤送信は説明したように大きなリスクをもたらすことがあるので、必ず原因と対策を考える必要があります。些細な不注意によるミスであるケースが多いものの、些細であればあるほど同じことを繰り返してしまう可能性が高いでしょう。原因をみつけ、ではどうしたら防げるのかを考え、それらを社内で共有するところまで徹底して行わなければいけません。

相手へ原因と対策を伝える

原因と対策が明確になったら、誤送信をしてしまった相手企業や担当者にも伝えましょう。お詫びの時点では見出せていなかった対策などを原因とともに伝えることで、それ以上の信用力低下を防ぐことができます。報告がなければ、また同じことを繰り返すのではないかと不信感を抱かれたままになってしまいかねません。再度のお詫びとともに原因と対策を伝えることは、請求書などの誤送信に対する社内の意識をより一層高めることにもつながるでしょう。

請求書の誤送信への対策

請求書の誤送信を防ぐ方法はいくつか考えられます。すぐに取り入れられる対策も含め、いくつか紹介しましょう。

チェックリストの作成

請求書などの重要書類を取引先などに送信する際のチェックリストを作成しておきましょう。日時や送信先、内容、添付ファイル、担当者名などを記載したリストを作成し、請求書の送信時に逐一チェックをしていきます。ファイル名の確認や容量などメールに添付する際に必要な項目も細かく記載しておくことで、より防止効果を高められるでしょう。一度作成しておけばそれを社内で共有でき、請求書以外にも活用できます。原始的ではありますが、誤送信を防ぐ手段としてはコストもかからず効果も高い対策となるはずです。

複数人によるチェック

一人のみでの作業がヒューマンエラーの原因となることは珍しくありません。実際に請求書の誤送信の多くはチェックミスによるものです。請求書の作成と添付、メールの文面の作成などは一人で行っても構いませんが、誤送信を防ぐには、それらが正しいかどうかを最終的に複数人でチェックする必要があります。人的コストはかかるものの誤送信による損害を考慮すれば、かけるべきコストであると判断できるのではないでしょうか。

誤送信対策ツールの導入

メール送信時のヒューマンエラーを防ぐ機能を備えたツールの導入を検討してみるのもよいでしょう。メールの誤送信対策ツールは、送信時に送信先のチェックを改めて求められるものや、社外へのメールを送信する際には注意喚起がなされる機能を備えたものなどがあります。送信相手のアドレスなどを視覚的に目立たせることでミスに気づきやすくする機能を備えたものもあり、ツールを導入していない通常の状態と比較すると誤送信を防げる可能性が格段に高まるでしょう。

おすすめはWeb請求書の導入

請求書の誤送信を防ぐ方法をいくつか紹介しました。それ以外の方法で最もおすすめできる対策は請求書の電子化です。電子化によるWeb請求書の作成・送付とはどのようなもので、どのようなメリットがあるのでしょうか。誤送信を防ぐ以外のメリットとともにみていきましょう。

請求書の電子化とは

請求書をメールで取引先へと送付している企業は、郵送サービスを使用している企業と比べ電子化の導入が進んでいると考えられます。しかしメールでやり取りをしている以上、やはりミスを完全に防ぐことは難しいでしょう。そこでおすすめしたいのがWeb請求書の導入です。Web請求書とは、主に書類をWebブラウザなどにアップロードをし特定のツールでPDF化したものを指します。その後、取引先などにダウンロードしてもらうことで請求書の送付を完了させます。取引先と確認メールのやり取りをする場合でも請求書のファイルを直接添付しないため、重要書類の誤送信を防ぐことが可能です。企業間の連絡はチャットなどを使用しても問題ありません。

代表的な請求書の電子化サービスにはNTTコムオンラインの電子帳票ソリューションがあります。このサービスは請求書のほか、領収書や給与明細などの書類・帳票の電子化が可能です。これまで使用してきた請求書の仕様やデザインなどを変えずにWeb化できる点もメリットです。また、自動配信システムやセキュリティ対策など、企業が帳票電子化に求めるさまざまなサービスや機能も備えています。メールだけではなく公衆網を用いてFAXでも送れるため、取引先企業のIT化などが遅れていても問題なく請求書を送ることができるでしょう。

誤送信を防ぐ以外のメリット

請求書の電子化により、コストの削減効果も期待できます。NTTコムオンラインの電子帳票ソリューションは請求書の作成から送付、閲覧までWeb上で完結するため、経済的コストだけではなく労力的コストや時間的コストなど、さまざまなコストの削減効果が見込めます。電子化により業務工数が減ることで従業員の負担も軽減されるでしょう。これにより、請求書の作成や送付以外の業務のヒューマンエラーを防げる可能性も高まります。さまざまな書類や資料の電子化もあわせて行うことでペーパーレス化も進められるでしょう。

請求書の誤送信の根本的な対策は書類や資料の電子化

一度でも起こすと企業に大きなダメージを残しかねない請求書の誤送信。対策はさまざま考えられますが、メールに請求書ファイルを添付し送信している限りは、完全に防ぐことは難しいでしょう。NTTコムオンラインの電子帳票ソリューションで請求書をWeb化することで誤送信のリスクが下げられます。さまざまな書類や資料の電子化はコスト削減にもつながるので、ぜひ導入を検討してみましょう。