電子化の費用対効果を高めるためのポイントと電子化の事例を紹介

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書類の電子化により、コスト削減や業務の効率化などが期待できます。ただし、要点を押さえずに始めると、初期投資や運用コストがかさんで費用対効果が低下する可能性があるため注意が必要です。

本記事では、電子化にかかるコストの計算方法や導入メリット、費用対効果を高めるコツ、外注時の注意点などを解説します。電子化によってコスト削減を実現した企業の事例も紹介しますので、自社における電子化を検討する際にお役立てください。

電子化にかかるコストとは？

電子化では、紙の文書をスキャンし、PDFやJPEGなどのデータ形式に変換する方法が主流です。電子化を進めるにあたって、これらの作業を行うためのツールの導入や電子化作業による人件費などさまざまなコストが発生します。

ここでは、電子化に必要なコストの種類を具体的に説明します。

書類のスキャンにかかる人件費や外注費

自社で電子化を行う際には、書類をスキャンする担当者の人件費がかかります。また、外部の専門業者にスキャン作業を依頼する場合、外注費用が発生します。書類のサイズやカラー、用紙などの条件によって外注単価は異なりますが、目安としてA4サイズ、モノクロで1枚あたり4円〜6円 程度です。

例えば、1,000枚の書類を外注すると、40,000円〜60,000円ほどかかります。スキャンする枚数が増えるほどコストが上がるため、事前に電子化する書類の枚数を把握することで、費用を抑えられます。

システムの導入費用

電子化された書類の管理や活用のために、システムを導入する場合は費用が発生します。システムの種類や機能によって価格は異なりますが、初期費用だけでなく、運用・保守にかかる費用も考慮することが大切です。

企業向けの電子化対応システムには、主にオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。オンプレミス型は、構築から運用保守まで自社で行うため初期投資が大きくなりますが、ランニングコストを抑えられます。

一方、クラウド型は、自社でのシステム構築は不要ですが、年額または月額の利用料金を支払う必要があります。予算や利用頻度などの条件を考慮して、適したタイプを選ぶことで、費用対効果の向上につながります。

電子化を行うメリット

書類を電子化することで、コスト削減だけでなく、多岐にわたるメリットが期待できます。ここでは、電子化による主な4つのメリットを詳しく見ていきましょう。

郵送コストや保管コストの削減

契約書や請求書などを紙で扱う場合、印刷代、封筒代、郵送費などのコストがかかります。

1通あたりの費用は少額でも、大量の書類を定期的に発送するとなると、負担が大きくなります。また、紙の書類を保管するための物理的なスペースが必要です。時間の経過とともに、書類の量が増えるため、より広いスペースを確保するための賃料や備品代が発生します。

電子化すると、メール添付だけで関係者に共有できるため、郵送コストを大幅に削減できます。また、書類の郵送に伴う必要事項の記入やポスト投函などの手間も省けます。

さらに電子化により保管スペースが不要になり、保管や管理にかかるコストを削減できます。

業務の効率化

電子化によって、書類を探す時間や手間が削減されるため、業務効率化につながります。紙の書類の場合、保管場所に足を運び、膨大なファイルから必要な書類を見つける必要があります。日々の業務が忙しく、書類の整理が追いついていない場合は、目的の書類を探し出すだけで多くの時間がかかることもあるでしょう。

電子化された書類は、パソコンのキーワード検索や全文検索を活用することで、必要な情報に素早くアクセスできます。また、リモートでもアクセス可能な共有サーバーにデータを保管すれば、テレワークや離れた場所にある支店の社員との情報共有も迅速に行えます。

紙の書類は、複数人で同じページを見ることは難しいですが、電子データなら同時に複数人が閲覧できるため、業務に支障をきたす心配もないでしょう。日常業務の細かな作業を省略できれば、本来注力すべきコア業務により多くの時間を費やすことができ、生産性の向上にもつながります。

情報管理の適正化

書類を電子化すると、管理がしやすくなる点もメリットです。紙の書類は、適切に保管するために整理やファイリングが必要です。また、不要になった書類はシュレッダーにかけて処分しなければならず、手間や時間がかかります。

電子データの場合、フォルダの作成や件名の変更といった作業だけで、誰が見てもわかりやすい状態で保管できます。また、データの抽出や破棄も簡単なため、情報管理の適正化につながります。

さらに、バックアップを取ることで、自然災害や火災などの事故が発生しても、データを保護できます。紙の書類のような破損や汚損、消失といったリスクを回避できるため、BCP対策としても有用です。

セキュリティ強化

電子化された書類は、アクセス権限やパスワード設定などを行うことで、セキュリティを強化できます。文書保管システムなどの機能を利用して、書類ごとに閲覧権限を管理することで、情報漏えいのリスクを低減できます。

また、紙の書類のように、棚やキャビネットから出し入れする必要がなくなるため、紛失のリスクを軽減できる点もメリットです。変更履歴を自動で記録する機能があれば、誰がいつどのような操作を行ったかをチェックしやすくなり、内部統制の強化としても有用です。

電子化の費用対効果を高めるポイント

電子化によって、さまざまな効果が期待できますが、実際の費用対効果を最大化するためにはどのようなことを意識すべきなのでしょうか。ここでは、電子化による費用対効果を高めるためのポイントを紹介します。

電子化にかかる費用と効果を試算する

電子化の費用対効果を高めるためには、費用と効果をできるだけ正確に試算することが重要です。先述したように、電子化に伴いスキャン費用とシステム導入費用が発生します。

スキャン費用は、自社で行う場合と外注する場合で変わります。また、電子化システムは、オンプレミス型とクラウド型で、初期費用やランニングコストが大きく異なります。

さらに、電子化による効果と言っても、測定しやすいものと測定しにくいものがあります。具体的には、業務効率化によって削減できる人件費は数値化しやすいですが、業務プロセスの最適化による効果や情報管理の適正化の効果などは数値化が難しいでしょう。

数値化できる費用や効果だけを見ても、電子化のメリットが確実に得られる領域が限られてしまいます。長期的な企業成長への有効性という観点も踏まえ、可視化しにくい効果も考慮した上で、費用と効果のバランスを考慮するのが望ましいでしょう。

電子化する書類を選定する

オフィス内のすべての書類を電子化する場合、費用が高額になります。また、すでに情報が古くなっていて、電子化しても活用されない場合、電子化にかかった費用が丸ごと無駄になってしまうでしょう。

保有している書類をすべて電子化するのではなく、活用が見込まれる書類を選定して電子化することで、単価を抑えられます。利用頻度の高い文書や電子化した後に破棄できる書類、検索スピードが求められる書類、などを優先的に電子化することで、コストパフォーマンスを高めることが可能です。

電子化を外注する場合の注意点

膨大な量の書類を電子化するにあたって、専門業者に外注することで、スキャンからデータ保存まで一貫して任せることが可能です。ただし、業者に丸投げするとコストがかさみやすい上、セキュリティ面や実用性のリスクが出てくる可能性もあるため、適切なステップを踏む必要があります。

ここでは、外注に向けた準備や依頼タイミングなど、電子化を外注するにあたって注意したいポイントを詳しく解説します。

電子化する書類の詳細について伝える

外注業者に相談する段階で、電子化する書類の詳細を正確に伝えましょう。契約書や請求書などの機密情報が記載された書類や、特殊な紙の図面などがある場合は、一般的な書類と単価が異なる場合があります。

予算内で電子化を行うためにも、枚数や用紙サイズだけでなく、書類の特徴を把握した上で依頼することが重要です。また、書類の枚数では、「枚」と「ページ」を混同しないように注意が必要です。両面に印字されている書類をデータ化する場合、1枚につき2ページとして扱われるため、費用が変わる可能性があります。

さらに、業者によってはファイルの設定も指定できます。利用頻度の少ない書類は、月ごとや年単位で1つのファイルにまとめることで、単価を抑えることが可能です。

費用の内訳の詳細を確認する

業者から見積もりを取る際には、費用の内訳を確認することが重要です。見積もりには、合計金額だけでなく、スキャン費用やデータ入力、システム利用料などの詳細が記載されています。

単価や1つの項目に含まれる費用は、書類のサイズや種類、カラーなどの条件に加え、業者によっても変わります。複数の業者に見積もりを依頼し、内訳や詳細を含めて比較検討することで、最適な委託先を選ぶことが大切です。

繁忙期や短納期での発注は避ける

電子化を依頼するタイミングも、コストを左右します。例えば、年度末や年末年始などは、予算消化のために多くの企業が発注する時期です。繁忙期は外注業者に依頼が集中するため、費用が上がりやすい傾向にあります。

また、業者が受けられる業務量に対して、納期が短い場合にも高額になりがちです。電子化コストを削減するためには、繁忙期を避けるとともに、納期に余裕を持って依頼することが大切です。

電子化によってコスト削減を実現した事例

ここからは、NTTコム オンラインが提供する「ナビエクスプレス」を導入し、電子化を実現した企業の事例を紹介します。自社における業務効率化や電子化で得られる費用対効果の向上を目指すために、ぜひ参考にしてください。

Pasco / 敷島製パン株式会社

株式会社Pascoでは、毎月約5,000枚もの請求書を印刷・封入・郵送しており、手間やコストがかかるという課題を抱えていました。また、郵便法の改正で配達の遅延が発生していたことや、SDGsの観点からペーパーレス化の対応が求められていたという事情もありました。

そういった状況の中、コロナ禍によるテレワークの増加も導入の後押しとなり、実績が豊富で信頼性の高いナビエクスプレスを導入し、請求書の電子化を進めました。導入後、現場からは封入作業時間が短縮されたことを実感する声が上がっています。

将来的にはすべての取引先への請求業務を電子化することで、時間と手間、コストの大幅な削減を期待しています。中部や関西、東京など他の拠点も含めて、追加で約4,500枚の請求書についても電子化を進める予定です。

また、PDF以外の形式での請求書発行や既存システムとのAPI連携による自動アップロードなど、さらなる効率化も視野に入れていると言います。

戸田建設株式会社

戸田建設株式会社は、建設業界のDX化を推進する一環として、発注先への支払通知書の電子化を目的にナビエクスプレスを導入しました。

従来は、毎月4,000社の協力会社に支払通知書を郵送しており、年間650万円のコストがかかる上、常に締め切りに追われる状況でした。導入後は、大幅なコスト削減と帳票作成業務のリードタイム短縮を実現しています。

電子化による費用対効果を高めよう

書類の電子化には、スキャン作業やシステム導入のコストがかかりますが、長期的に見ると電子化によってさまざまなメリットが期待できます。

電子化による費用対効果を最大化するためには、費用と効果を具体的に試算するとともに、電子化する書類を厳選することが重要です。また、外注業者を利用する際には、費用を明確に把握するために書類の詳細や見積もりの内訳を確認し、繁忙期や納期の短い依頼は避ける必要があります。

自社にとって最適な電子化の方法を確立し、費用対効果の向上を目指すために有効なシステムを選定しましょう。

NTTコム オンラインが提供する「ナビエクスプレス」は、請求書や明細書の電子化が可能です。紙媒体の請求書や領収書、給与明細などを、高いセキュリティ環境でデータ化するため、郵送のコストや手間を削減できます。電子化をご検討の方はお気軽にお問い合わせください。